La dematerializzazione e la digitalizzazione dei processi, soprattutto quelli che riguardano la Pubblica Amministrazione, stanno portando al definitivo abbandono dell’utilizzo dei documenti analogici e dell’archiviazione fisica, in favore dei documenti digitali e di tutti i processi che li riguardano.
I documenti digitali, infatti, dovranno essere conservati seguendo delle norme e delle procedure che differiscono dal tipico metodo di archiviazione che riguarda i documenti analogici.
Tramite la conservazione digitale, i documenti cartacei vengono sostituiti dai documenti digitali, “bloccati” per non essere alterati nella forma, nei contenuti e nel tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale.
Considerando il pacchetto di versamento un vero e proprio processo di conservazione digitale, scopriamo insieme di cosa si tratta nello specifico.
A cosa serve il pacchetto di versamento?
Bisogna da subito specificare che il pacchetto di versamento (PdV) permette la gestione e la conservazione digitale dei documenti, in sostituzione a un archivio cartaceo e fisico. Viene elencato come strumento di gestione documentale e conservazione sostitutiva dalla DigitPA, nell’ambito dei processi di dematerializzazione della Pubblica Amministrazione.
Il pacchetto di versamento è quindi un vero e proprio metodo di conservazione sostitutiva, ovvero quel processo normativo/digitale atto a dar luogo alla formazione di documenti informatici che abbiano lo stesso valore legale di quelli cartacei.
Tale conservazione digitale costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, perché dà la garanzia che documenti, atti e informazioni siano conservati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile.
L’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) riguardo al PdV e il suo significato, specifica che: con la conservazione sostitutiva si sviluppa “una struttura organizzata di persone e sistemi, che accetta la responsabilità di conservare l’informazione e di renderla disponibile per una comunità di riferimento”.
Riguardo a ciò sarà, dunque, possibile individuare sia le diverse tipologie di PdV che le figure professionale coinvolte in questo processo.
Tipologie di PdV
Alla domanda “il PdV cos’è” bisognerà quindi rispondere includendo le definizioni delle figure professionali coinvolte ed elencando le diverse tipologie di PdV.
Le figure professionali coinvolte sono:
- il responsabile della gestione documentale (produttore): ruolo svolto da una persona, o da un sistem client, che fornisce i documenti da conservare in un pacchetto di versamento (SIP – Submission Information Package) ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto al sistema di conservazione, garantendo l’autenticità del PdV; questa figura ha inoltre il compito di verificare l’esito della presa in carica da parte del servizio di conservazione, attraverso l’utilizzo di appositi sistemi di rendicontazione, e di controllo e lettura del Rapporto di Versamento (RdV).
- il responsabile del servizio di conservazione: ruolo svolto esclusivamente da una persona fisica, dipendente del soggetto produttore dei documenti da conservare; nella Pubblica Amministrazione questo ruolo può essere ricoperto esclusivamente da un dipendente interno alla PA, invece, per i soggetti privati il ruolo del responsabile del servizio di conservazione può essere svolto da un soggetto esterno che abbia le competenze giuridiche, archivistiche e informatiche stabilite dalla legge.
Secondo le direttive di legge, i documenti del PdV sono raggruppati per tipologia. Le diverse tipologie di PdV sono:
- Fatture Elettroniche
- Atti Amministrativi
- Scritture Contabili
- Fascicoli
- Pratiche attività produttive/edilizie
- Registro Giornaliero di Protocollo
Viste le figure professionali e le tipologie di PdV, possiamo affermare che: un pacchetto di versamento (PdV) equivale a un deposito di dati digitali nel sistema, da parte dell’addetto alla conservazione, insieme alla documentazione e ai metadati necessari all’archivio per facilitare la conservazione e la consultazione.
Cos’è il rapporto di versamento?
Il rapporto di versamento (RdV) è un file XML generato in modo automatico alla chiusura della fase di controllo dell’avvenuta ricezione di uno, o più pacchetti di versamento.
L’RdV attesta, dunque, l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal Produttore.
Il rapporto di versamento contiene: il riferimento temporale, le chiavi di accettazione o gli errori/rifiuto dei documenti dopo la verifica dei PdV.
Si può dire che grazie all’RdV ogni pacchetto di versamento sia riconoscibile e identificabile grazie al suo storico, una sorta di codice PdV che rende unico ogni pacchetto.
Infatti, con l’RdV, per ogni documento accettato verrà i indicato:
- id univoco, come indicato nell’indice del Pacchetto di versamento
- id univoco fornito dal sistema di conservazione
- data di ricezione
- funzione hash
- esito della ricezione: accettato o rifiutato (warning)
- motivo dell’eventuale rifiuto o errore di trasmissione
Il rapporto di versamento, insieme al rapporto di conservazione, attestano l’esito positivo del processo di conservazione.
Dal concetto di evidenza a quello di pacchetto
Compresa la funzione e la definizione di pacchetto di versamento, è opportuno adesso comprendere il fatto che non ci sia più il concetto di evidenza, ma solo il concetto di pacchetto, anzi di vari pacchetti.
Esistono, infatti, il pacchetto di versamento, il pacchetto di archiviazione e quello di distribuzione.
Le nuove regole tecniche, impartite dall’AgID, sono state anche criticate. Ad esempio la ex delibera cnipa 11 2004. Questa, per l’appunto, trattava le evidenze informatiche, ovvero le impronte dei documenti, in maniera abbastanza generica, non dando risalto alle specifiche che, invece, oggi sono essenziali per gestire i pacchetti di versamento.
Le specifiche e gli standard essenziali, utilizzati oggi per la conservazione dei documenti digitali, vengono regolate da varie norme tra cui l’UNI SInCRO 11386 del 2010, dove SInCRO sta per “Supporto dell’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali”.
Tale norma cerca di standardizzare i criteri di identificazione dei documenti digitali (le sue specifiche, le loro impronte digitali), garantendo sempre la conservazione, l’autenticità, la legalità e l’opponibilità a terzi dei documenti digitali.
Il pacchetto di versamento come processo
Il pacchetto di versamento deve, quindi, essere inteso come un qualunque sistema informativo che applica e segue tutte le nuove regole tecniche per la conservazione digitale.
Intendere il PdV come processo significa seguire una metodologia sostanzialmente diversa dal vecchio metodo di archiviazione fisica.
Il processo del pacchetto di versamento segue, quindi, delle norme e degli step che partono dal produttore che comunica la lista specifica dei documenti al responsabile della conservazione che, a sua volta, firma un report digitale di accettazione o meno dei documenti, per poi procedere alla formalizzazione delle pratiche.
Il PdV, realizzato attraverso un processo, garantisce quelle che sono le caratteristiche oggettive del documento digitale, rendendo così normativizzati, legali e sicuri anche gli scambi di documenti elettronici.
Ed è proprio questo lo scopo ultimo della digitalizzazione delle PA: rendere legali e sicuri tutti i documenti digitali e le pratiche ad essi orbitanti, abbandonando la carta stampata e i sistemi analogici.
Cos’è il rapporto di versamento RdV
Il rapporto di versamento (RdV) è un file XML generato in modo automatico alla chiusura della fase di controllo dell’avvenuta ricezione di uno, o più pacchetti di versamento.
Attesta dunque l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal Produttore, contiene il riferimento temporale, le chiavi di accettazione o gli errori /rifiuto dei documenti dopo la verifica dei PdV.
Per ogni documento accettato verrà i indicato:
- id univoco, come indicato nell’indice del Pacchetto di versamento
- id univoco fornito dal sistema di conservazione
- data di ricezione
- funzione hash
- esito della ricezione, accettato o rifiutato (warning)
- motivo dell’eventuale rifiuto o errore di trasmissione
Il rapporto di versamento, insieme al rapporto di conservazione, attestano l’esito positivo del processo di conservazione.
