Sommario Esecutivo: Obblighi RENTRI e Conservazione Digitale da Febbraio 2025
Dal 13 febbraio 2025 è operativo l’obbligo di utilizzo del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) con conseguente obbligo di conservazione digitale a norma dei documenti prodotti. Dal 13 febbraio 2026 diventa obbligatorio il Formulario di Identificazione Rifiuti digitale (FIR digitale/xFIR).
La conservazione digitale RENTRI non è facoltativa ma costituisce un obbligo normativo cogente secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AGID sulla conservazione dei documenti informatici.
Parole chiave: RENTRI, conservazione digitale obbligatoria, FIR digitale, xFIR, tracciabilità rifiuti, Linee Guida AGID, CAD articolo 44, D.Lgs 152/2006, DM 59/2023, conservazione a norma, registro carico scarico digitale.
1. Normativa RENTRI e Conservazione Digitale: Quadro Legislativo Completo 2025
1.1 Legislazione Ambientale: Il Sistema RENTRI
Il Registro Elettronico Nazionale Tracciabilità Rifiuti (RENTRI) si basa su un preciso framework normativo:
a) D.Lgs. 152/2006 Articolo 188-bis: Fondamento Giuridico RENTRI
L’articolo 188-bis del Testo Unico Ambientale (modificato dal D.Lgs. 116/2020) istituisce il RENTRI e definisce i principi della tracciabilità digitale rifiuti. Questa norma primaria impone la digitalizzazione della gestione documentale ambientale.
b) D.Lgs. 116/2020: Recepimento Direttive UE 2018/851 e 2018/852
Il Decreto Legislativo 116/2020 ha introdotto modifiche sostanziali al TUA, tra cui la riduzione del periodo di conservazione da 5 a 3 anni per registri carico scarico e formulari identificazione rifiuti.
c) Decreto Ministeriale 59 del 4 Aprile 2023: Regolamento Attuativo RENTRI
Il DM 59/2023 è il regolamento tecnico-operativo che disciplina:
- Organizzazione e funzionamento del sistema tracciabilità RENTRI
- Soggetti obbligati iscrizione RENTRI
- Modalità compilazione Registro Cronologico Carico e Scarico digitale
- Caratteristiche tecniche del FIR digitale (xFIR)
- Obblighi conservazione digitale a norma RENTRI
d) Decreto Direttoriale 21 Settembre 2023 e D.Lgs. 213/2022
Disposizioni integrative che definiscono tempistiche iscrizione RENTRI e scadenze operative.
1.2 Normativa Conservazione Digitale: CAD e Linee Guida AGID
a) Codice Amministrazione Digitale – D.Lgs. 82/2005 Articolo 44
L’articolo 44 CAD è la norma cardine sulla conservazione documenti informatici. Il sistema deve garantire:
- Autenticità: certezza identità del soggetto formatore
- Integrità: garanzia non modificabilità del documento
- Affidabilità: il documento prova ciò che intende dimostrare
- Leggibilità: accessibilità e interpretabilità nel tempo
- Reperibilità: possibilità di ricerca e recupero
b) Linee Guida AGID Conservazione Documenti Informatici 2022
Le Linee Guida AGID gennaio 2022 (che sostituiscono la Circolare 65/2014) costituiscono la disciplina tecnica di riferimento per implementare la conservazione digitale a norma.
Le Linee Guida AGID definiscono:
- Modelli organizzativi per la conservazione
- Ruoli e responsabilità (Responsabile Conservazione, Responsabile Servizio Conservazione)
- Caratteristiche tecniche del sistema di conservazione digitale
- Profili professionali richiesti
- Modalità di versamento, archiviazione ed esibizione documenti digitali
c) Regolamento AGID Conservatori Accreditati
Determinazione AGID n. 455/2021 (modificata con n. 629/2021) stabilisce requisiti per conservatori accreditati AGIDe fornitori servizi conservazione.
d) Codice Civile Articolo 2215-bis: Conservazione Annuale
L’articolo 2215-bis Codice Civile (richiamato dal Decreto 143/2023) prescrive che libri e scritture digitali siano messi in conservazione almeno una volta all’anno dalla data del primo documento informatico.
2. Perché la Conservazione RENTRI/FIR è Obbligatoria: Vincoli Normativi e Sanzioni
2.1 Obbligo Legale di Conservazione Digitale RENTRI
La conservazione digitale RENTRI e FIR costituisce obbligo di legge per questi motivi:
a) Obbligo Registro Digitale RENTRI
- Dal 13 febbraio 2025: utilizzo obbligatorio nuovi modelli Registro Cronologico Carico Scarico vidimati digitalmente
- Dal 13 febbraio 2026: tenuta registro in modalità digitale obbligatoria per tutti, eliminazione cartaceo
b) Obbligo Conservazione ex CAD Articolo 44
L’articolo 44 CAD impone che ogni documento informatico formato da PA e privati nell’ambito di obblighi di legge sia avviato a conservazione digitale per garantirne il valore probatorio nel tempo.
c) Vincolo Temporale Triennale Conservazione Rifiuti
L’articolo 190 comma 1 D.Lgs. 152/2006 (modificato da D.Lgs. 116/2020) stabilisce che registri carico scarico e formulari rifiuti devono essere conservati per 3 anni dall’ultima registrazione.
d) Obbligo Fiscale Conservazione Digitale
RENTRI e FIR hanno rilevanza fiscale e contabile. L’Agenzia delle Entrate richiede conservazione digitale documenti tributari secondo DMEF 17 giugno 2014 e Linee Guida AGID.
2.2 Soggetti Obbligati alla Conservazione Digitale RENTRI
Sono obbligati alla conservazione digitale documenti RENTRI:
- Produttori iniziali rifiuti pericolosi
- Produttori rifiuti non pericolosi con oltre 10 dipendenti (soglia modificata da Legge 199/2025)
- Impianti trattamento, recupero e smaltimento rifiuti
- Trasportatori professionali iscritti Albo Gestori Ambientali (categorie 1, 4, 5)
- Intermediari e commercianti rifiuti
- Tutti i soggetti iscritti RENTRI che producono documenti digitali
2.3 Sanzioni per Mancata Conservazione RENTRI
La violazione degli obblighi conservazione RENTRI comporta:
- Sanzioni amministrative articolo 258 D.Lgs. 152/2006: da €2.600 a €15.500 per mancata tenuta o conservazione registro rifiuti
- Sanzioni fiscali per omessa conservazione documenti tributari
- Impossibilità dimostrare corretta gestione rifiuti in caso di accertamenti ispettivi
- Perdita valore probatorio dei documenti non correttamente conservati
- Responsabilità Responsabile Conservazione per inadempimento obblighi
3. Come Conservare RENTRI e FIR Secondo Linee Guida AGID: Processo Step-by-Step
3.1 Il Processo di Conservazione Digitale RENTRI: Fasi Operative Conformi AGID
La conservazione digitale a norma RENTRI è un processo strutturato secondo le Linee Guida AGID.
FASE 1: Formazione Documento Digitale RENTRI
Il documento informatico (Registro Carico Scarico o FIR digitale) viene formato tramite piattaforma RENTRI con:
- Vidimazione digitale (dal 13 febbraio 2025)
- Firma digitale dei soggetti abilitati
- Metadati obbligatori completi (identificativi rifiuto, soggetti, date, quantità)
FASE 2: Trasferimento al Sistema Conservazione Digitale
Tempistica obbligatoria: Secondo articolo 2215-bis Codice Civile e Decreto 143/2023, i documenti devono essere trasferiti al sistema conservazione almeno una volta all’anno dalla data del primo documento informatico.
Best Practice: Trasferimento con cadenza trimestrale o mensile per ridurre rischi perdita dati.
Modalità operative trasferimento:
- Esportazione documenti da piattaforma RENTRI in formato conforme
- Apposizione marca temporale per certificare data e ora
- Generazione Pacchetto di Versamento (PdV) secondo standard AGID
FASE 3: Versamento in Conservazione Digitale
Il Responsabile Conservazione riceve il PdV e:
- Verifica conformità tecnica: completezza, leggibilità, validità firme digitali
- Verifica conformità normativa: rispetto requisiti Linee Guida AGID
- Genera Indice Pacchetto Archiviazione (IPdA): documento descrittivo del contenuto conservato
- Appone firma digitale e marca temporale al pacchetto per garantire autenticità, integrità e riferimento temporale opponibile
Formati documenti conservati:
- PDF/A (ISO 19005) preferibile per leggibilità lungo periodo
- XML per dati strutturati
- Altri formati conformi specifiche AGID
FASE 4: Conservazione e Custodia Digitale
Il sistema conservazione digitale deve garantire:
a) Requisiti sicurezza:
- Ridondanza storage (backup geograficamente distribuiti)
- Protezione accessi non autorizzati (autenticazione forte, logging operazioni)
- Disaster recovery e continuità operativa
b) Requisiti gestione:
- Mantenimento leggibilità nel tempo tramite migrazione tecnologica
- Tracciabilità operazioni (audit trail completo)
- Classificazione e indicizzazione per recupero rapido
c) Conformità normativa conservazione:
- Rispetto periodo minimo 3 anni dalla data ultima registrazione
- Possibilità conservazione più lunga per esigenze aziendali
FASE 5: Esibizione e Accesso Documenti Conservati
Il sistema conservazione deve garantire:
- Accesso rapido ai documenti per esigenze operative
- Generazione Pacchetto Distribuzione (PdD) per esibizione ad autorità competenti
- Verifica autenticità tramite validazione firme digitali e marche temporali
3.2 Ruoli nella Conservazione Digitale RENTRI
a) Responsabile della Conservazione
Requisiti: Persona fisica con competenze giuridiche, informatiche e archivistiche (Linee Guida AGID).
Compiti principali:
- Definire caratteristiche e requisiti del sistema conservazione
- Gestire processo conservazione e garantirne conformità normativa
- Verificare periodicamente integrità e leggibilità documenti conservati
- Predisporre Manuale di Conservazione
- Interfacciarsi con organi vigilanza
b) Responsabile del Servizio di Conservazione
In caso di outsourcing conservazione a conservatore accreditato AGID, gestisce operativamente il sistema per conto del Responsabile Conservazione.
c) Produttore dei Documenti RENTRI
I soggetti iscritti RENTRI sono responsabili della corretta compilazione e trasferimento al sistema conservazione.
3.3 Manuale di Conservazione: Requisiti AGID
Le Linee Guida AGID prevedono obbligo di redigere il Manuale di Conservazione che deve descrivere:
- Modello organizzativo adottato
- Ruoli e responsabilità
- Architettura del sistema conservazione
- Modalità operative versamento, conservazione ed esibizione
- Procedure sicurezza e disaster recovery
- Formati utilizzati e strategie preservazione lungo periodo
- Tempi conservazione per tipologia documentale
4. Scadenze RENTRI 2025-2026: Calendario Obblighi Conservazione Digitale
Timeline Obblighi RENTRI e Conservazione
| Data | Obbligo RENTRI |
| 13 febbraio 2025 | Obbligo utilizzo nuovi modelli Registro e FIR vidimati digitalmente per soggetti già iscritti |
| 31 gennaio 2026 | Scadenza conservazione digitale documenti RENTRI 2025 (applicazione articolo 2215-bis c.c.) |
| 13 febbraio 2026 | Obbligo FIR digitale (xFIR) per tutti. Eliminazione modalità cartacea |
| Annuale | Obbligo trasferimento al sistema conservazione almeno una volta all’anno |
Conservazione Documenti Rifiuti Pregressi
I registri cartacei e formulari emessi prima degli obblighi digitali:
- Restano validi come documentazione storica
- Devono essere conservati per 3 anni dall’ultima registrazione
- Non è obbligatorio convertirli in formato digitale, salvo esigenze aziendali
5. Soluzioni per Conformità Conservazione Digitale RENTRI: In House vs Outsourcing
5.1 Alternative Tecnologiche Conservazione RENTRI
a) Conservazione Outsourcing presso Conservatori Accreditati AGID
- Vantaggio: massima conformità normativa garantita da soggetti certificati AGID
- Costo: canone annuale variabile per volumi documentali
- Consigliato per: PMI senza competenze interne gestione documentale
b) Conservazione In House
- Vantaggio: controllo diretto su processi e dati
- Requisiti: investimento infrastrutture per almeno 500.000 euro tra server, sistema di conservazione a norma Agid e Data Center, competenze specialistiche, nomina Responsabile Conservazione
- Consigliato per: grandi imprese con volumi documentali elevati
c) Soluzioni Ibride
Combinazione conservazione in house per alcune tipologie e outsourcing per altre.
5.2 Checklist Conformità Conservazione Digitale RENTRI
Per garantire conformità normativa:
- Nomina formale Responsabile Conservazione
- Redazione Manuale Conservazione
- Implementazione sistema conservazione conforme Linee Guida AGID
- Definizione procedure trasferimento documenti RENTRI
- Pianificazione calendario annuale conservazione
- Formazione personale coinvolto
- Contratto conservatore accreditato (se outsourcing) o qualificazione sistema interno
- Sistema audit e monitoraggio conformità
- Procedure disaster recovery e business continuity
- Registro operazioni conservazione (audit trail)
6. Conclusioni: Conservazione Digitale RENTRI come Opportunità di Trasformazione
La conservazione digitale RENTRI e FIR rappresenta un obbligo cogente derivante dalla convergenza tra:
- Disciplina ambientale sulla tracciabilità rifiuti
- Disciplina del Codice Amministrazione Digitale sulla conservazione documenti informatici
Raccomandazioni Operative per Adempiere agli Obblighi RENTRI
- Agire tempestivamente: le scadenze sono ravvicinate e l’implementazione richiede tempo
- Investire in formazione: competenze interne fondamentali per gestire correttamente il processo
- Valutare in house vs outsourcing in base a dimensioni aziendali e competenze disponibili
- Non sottovalutare aspetto organizzativo: non è solo tecnologia ma riorganizzazione processi
- Documentare tutto: manuale conservazione e procedure fondamentali per ispezioni
- Verificare periodicamente integrità documenti e aggiornamento normativo
La conformità conservazione digitale RENTRI non è solo obbligo legale ma opportunità per:
- Modernizzare processi aziendali
- Ridurre costi gestione documentale
- Migliorare efficienza operativa tracciabilità rifiuti
Riferimenti Normativi Principali Conservazione RENTRI
- D.Lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambientale), articoli 188-bis, 190, 258
- D.Lgs. 116/2020 (riduzione tempi conservazione a 3 anni)
- D.M. 59 del 4 aprile 2023 (regolamento attuativo RENTRI)
- D.Lgs. 82/2005 (Codice Amministrazione Digitale), articolo 44
- Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione documenti informatici (gennaio 2022)
- Regolamento AGID – Determinazione n. 455/2021 e n. 629/2021
- Codice Civile, articolo 2215-bis
- Decreto 143/2023
- Legge 199/2025 (modifica soglie obblighi produttori)
FAQ: Domande Frequenti su Conservazione Digitale RENTRI
D: La conservazione digitale RENTRI è obbligatoria?
R: Sì, è un obbligo normativo cogente previsto dal CAD articolo 44 e dalle Linee Guida AGID per tutti i soggetti iscritti al RENTRI.
D: Quanto tempo devono essere conservati i documenti RENTRI?
R: Almeno 3 anni dall’ultima registrazione, secondo l’articolo 190 D.Lgs. 152/2006 modificato dal D.Lgs. 116/2020.
D: Con quale frequenza devo trasferire i documenti in conservazione?
R: Almeno una volta all’anno (obbligo legale), ma si consiglia cadenza trimestrale o mensile.
D: Posso conservare i documenti RENTRI senza un conservatore accreditato AGID?
R: Sì, puoi implementare un sistema in house, ma devi rispettare tutti i requisiti delle Linee Guida AGID e nominare un Responsabile della Conservazione.
D: Quali sono le sanzioni per mancata conservazione RENTRI?
R: Da €2.600 a €15.500 secondo l’articolo 258 D.Lgs. 152/2006, più sanzioni fiscali e perdita del valore probatorio dei documenti.
Ultimo aggiornamento: Febbraio 2025
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