Come funziona l’archiviazione delle fatture elettroniche?

La galoppante digitalizzazione del mondo del lavoro ha reso indispensabile, ormai da qualche anno, la conservazione delle fatture elettroniche per i titolari di partita iva, che addirittura sono sottoposti ad un obbligo sancito dalla legge.

Tuttavia, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, non è sufficiente il semplice salvataggio del documento nel proprio computer.

Il processo di archiviazione informatizzata delle fatture deve avvenire secondo una procedura precisa per poter essere a norma di legge.

Si tratta di un argomento complesso e articolato, tanto che alcune aziende oggi offrono appositamente un servizio di digitalizzazione alle aziende che effettuano la fatturazione elettronica.

Di seguito, vedremo nel dettaglio come deve essere svolta una corretta archiviazione delle fatture elettroniche, secondo i criteri stabiliti dalla legislazione vigente.

Quali fatture elettroniche vanno conservate?

Parlando di conservazione delle fatture elettroniche, la prima cosa che è necessario sapere è che vanno conservate sia quelle attive (ovvero quelle emesse) sia quelle passive (cioè quelle ricevute).

Trattandosi di documenti che, per loro stessa natura, sono esclusivamente digitali, non possono essere conservati come se fossero dei cartacei, ma richiedono, al contrario, che venga seguita una procedura specifica, che prende il nome di Conservazione Digitale a Norma. In tal modo, questo materiale rimane sempre ricercabile, consultabile e accessibile.

Per certi tipi di documenti, quindi, questo processo è obbligatorio. In questa categoria rientrano, oltre alle fatture elettroniche, anche i contratti sottoscritti con firma digitale e la PEC. Tutti gli altri documenti, di qualsiasi tipologia essi siano, non devono necessariamente essere sottoposti a questo metodo di archiviazione, e possono normalmente essere eliminati una volta trascorsi dieci anni.

Per approfondire leggi pure il nostro articolo sulla conservazione dei documenti fiscali e contabili.

Qual è la differenza tra archiviazione elettronica delle fatture e conservazione digitale?

Molto spesso questi due termini vengono usati indistintamente ed intesi come sinonimi, tuttavia esiste una differenza che è importante conoscere al fine di gestire nel migliore dei modi la propria documentazione relativa alla fatturazione.

L’archiviazione elettronica infatti è rappresentata da tutti quei processi che garantiscono la corretta memorizzazione della documentazione su di un supporto digitale. Quindi si può affermare che si sta parlando di una procedura simile alla classica archiviazione di materiale cartaceo, l’unica differenza è rappresentata infatti dal tipo di supporto, in questo caso di tipo tecnologico/informatico.

Diversamente dalla classica conservazione di materiale cartaceo, quando ci si trova in un ambiente digitale, un processo di corretta conservazione documentale deve rispondere a determinate richieste. Questi processi si basano tutti su apposite soluzioni di tipo informatico, così da permettere una corretta conservazione a lungo termine dei documenti.

La cosiddetta conservazione digitale racchiude infatti tutti quei processi che danno la possibilità di conservare, a norma di legge, una documentazione digitalizzata.

Cos’è e come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture attive?

Si sente spesso parlare di quanto sia importante la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, spieghiamo quindi di cosa si sta parlando in modo più approfondito e dettagliato.

La cosiddetta conservazione sostitutiva è di fatto una procedura di carattere informatico che offre la possibilità di dare un vero e proprio valore legale ad una documentazione informatica equiparandola in tutto e per tutto a quella cartacea.

Ciò significa che non sarà più possibile limitarsi a stampare ed archiviare le fatture cartacee in un comune faldone. Infatti per un’archiviazione corretta e da ritenersi valida delle fatture elettroniche si dovrà affrontare e percorrere una procedura molto specifica regolamentata dalla legge.

Vediamo dunque come funziona la conservazione sostitutiva.

Secondo l’attuale normativa esistono due elementi fondamentali che non possono assolutamente mancare sulle fatture elettroniche al fine di una conservazione corretta:

marca temporale
firma digitale

Solo in questo modo è, infatti, possibile garantire l’orario e la data precisi relativi alla creazione del file in questione. Stessa cosa vale anche per l’identità del creatore del suddetto file.

Quando si ha la certezza che le fatture elettroniche posseggano questi requisiti disposti dalla legge, queste andranno conservate per un periodo pari a 10 anni.

Come si fa quindi a conservare questa tipologia di fatture?
Per la corretta conservazione delle fatture elettroniche la soluzione migliore è quella di affidarsi ad un gestionale, quindi ad un software per la gestione documentale appositamente programmato, come one\dms

Il software permette, tra le altre funzionalità, di:

apporre la marca temporale
apporre la firma
procedere autonomamente alla verifica dei requisiti richiesti dalla legge
dell’archiviazione per il tempo richiesto dalle normative in vigore.

Infine, è bene ricordare, che la conservazione sostitutiva è da ritenersi obbligatoria sia per quanto riguarda le fatture emesse che per quelle ricevute.

La conservazione sostituiva presenta alcuni vantaggi che è utile conoscere.

I primi vantaggi sono per lo più di tipo pratico, questi sono tuttavia molteplici e vanno a ripercuotersi sulle procedure relative alla stampa, al relativo stoccaggio fino ad arrivare all’archiviazione finale.

Infatti, la conservazione sostitutiva permette di eliminare alcune spese di tipo diretto, ad esempio abbatte totalmente i costi relativi a carta, inchiostro (toner) e quelli relativi a luoghi fisici atti alla conservazione. Inoltre questo tipo di “archiviazione” va quasi ad azzerare il rischio di perdita, distruzione o corruzione delle classiche fatture in formato cartaceo. Infine, riduce notevolmente i tempi di consultazione e ricerca dei documenti che servono in un dato momento.

Quali sono i migliori software per l’archiviazione digitale delle fatture?

Con l’avvento della fatturazione di tipo elettronico, le modalità in cui le fatture vanno compilate, inviate e conservate sono cambiate notevolmente ed in modo drastico.

Dal primo mese del 2019, infatti, tutti i documenti di tipo digitale devono essere inviati usufruendo del sistema di interscambio Sdi. Queste documentazioni devono essere inoltre in formato XML e vanno conservate in modo digitale per un periodo di tempo pari a 10 anni.

Per avere accesso a questo sistema di interscambio è fondamentale utilizzare un apposito software. Ad oggi sono disponibili diversi programmi, alcuni gratuiti, altri a pagamento. Ciò anche in base alle singole richieste e necessità di utenti privati o vere e proprie realtà imprenditoriali come nel caso delle aziende.

Il processo che ne permette il corretto funzionamento in sostanza è identico al di là del singolo software. Infatti, sarà necessario semplicemente procedere alla registrazione ad attenersi alle istruzioni. Dopodiché il sistema automatizzato recapiterà le fatture ai rispettivi destinatari.

Vediamo dunque quali sono i migliori programmi dedicati alla fatturazione elettronica, così da effettuare una scelta consapevole in base alla reale esigenza del cliente.

- Aruba – Fatturazione Elettronica: Si tratta fondamentalmente di un software per a fatturazione elettronica che vanta un vantaggioso rapporto tra la qualità offerta ed il relativo costo. Inoltre risulterà decisamente di facile utilizzo per mezzo di un’interfaccia grafica semplice ed assolutamente intuitiva, accompagnata da una serie di spiegazioni che possono ritenersi esaustive per l’utilizzatore. È adatta per tutti i lavoratori privati in possesso di una partita IVA.

- Fatture in cloud: Questo software dedicato alla fatturazione di tipo elettronico è disponibile online, offre inoltre una comoda applicazione, che sarà in grado di aiutare nella gestione di un’attività imprenditoriale. Spaziando dalle semplice fatture, fino ai preventivi passando per tutta una serie di servizi accessori. Si tratta di un servizio a pagamento che prevede due piani personalizzati, ovvero lo standard ed il premium. Quest’ultimo permetterà, ad un costo maggiorato, l’eventuale gestione di un magazzino.

- SDiPEC: Si tratta di un software per la fatturazione elettronica progettato appositamente per i sistemi operativi Windows. Questo da la possibilità di gestire le proprie fatture utilizzando la posta elettronica certificata (PEC), quindi in una modalità espressamente consentita dalle normative. Il programma da modo di creare le fatture elettroniche e di inviarle oppure di riceverle attraverso la posta elettronica certificata. In più sarà possibile controllare la propria rubrica di fornitori e di clienti, ma anche di procedere con la gestione di un eventuale catalogo dedicato ai prodotti. Oltretutto è disponibile una funzione che consente di condividere le fatture elettroniche direttamente con il proprio commercialista.

Conservazione AdE

La conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata attraverso appositi software, tuttavia la stessa agenzia delle entrate ci offre gratuitamente un suo sistema di conservazione.

Sarà sufficiente selezionare il link riportante la dicitura ‘Fatturazione Elettronica’ dalla home page dell’apposito portale denominato ‘Fatture e Corrispettivi’. In questo semplice modo sarà infatti possibile procedere con l’attivazione del servizio, a costo 0, di conservazione elettronica delle fatture.

Una volta fatto ciò, cliccando il link che riporta la dicitura ‘Accedi alla sezione conservazione’ si verrà automaticamente reindirizzati ad una pagina che permette di visionare il manuale dedicato al servizio di conservazione. In quest’ultimo sono descritte in maniera approfondita ed accurata tutte quelle caratteristiche di natura tecnica relative al processo di conservazione che verrà riservato alle fatture. Inoltre si potrà visionare anche l’accordo di servizio. Procedendo poi con la selezione delle due caselle visualizzate sulla pagina dedicata, il servizio verrà attivato. Da questo momento, tutte le fatture di tipo elettronico ricevute o emesse dal Sdi (sistema di interscambio) verranno portate, in maniera automatica, alla conservazione elettronica.

Per saperne di più sul servizio di conservazione delle fatture elettroniche di Agenzia delle entrate è possibile consultare questo link: https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/aree-tematiche/fatturazione-elettronica/guida-fatturazione-elettronica/i-servizi-dell-agenzia-fe/servizio-conservazione-elettronica

Archiviazione elettronica delle fatture tramite il software E-invoice-7

Il programma dedicato alla fatturazione elettronica one\dms sviluppato da Digitalhub è capace di effettuare l’importazione, firmare, creare, conservare, ricevere ed inviare dal SdI tutte le fatture elettroniche indirizzate da o verso aziende private e Pubbliche Amministrazioni.

In più è un sistema in grado offrire un sistema documentale in grado di permettere la corretta gestione di processi documentali ‘collaterali’ a quello della fatturazione elettronica. Caratteristica che lo rende assolutamente unico nel suo genere.

one\dms offre molteplici potenzialità e caratteristiche al suo utilizzatore. Infatti questo software innovativo darà modo di importare tutte quelle fatture attive che provengono da sistemi di terze parti. Inoltre si potrà procedere all’importazione di file con firma XAdES oppiure CadES, cosi come le relative notifiche XML che provengono dal SdI.

Un’altra soluzione offerta da questo programma è relativa alla creazione, alla conseguente compilazione ed invio di fatture di tipo elettronico direttamente da questo sistema.

Oltretutto si potranno importare tutte quelle fatture definite ‘passive’ direttamente dal proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Tutto ciò è accompagnato da un’accurata gestione dell’esito delle fatture ancora attive e del rifiuto o accettazione di quelle passive, questo direttamente dall’apposita interfaccia offerta dall’App.

Sarà possibile associare documenti ed allegati alle fatture e scaricare o visionare questi ultimi qualora ve ne sia il bosogno.

Il software offre anche la possibilità di integrazioni con gestionali diversi.

Si tratta di un software per la fatturazione elettronica davvero unico nel suo genere e completo in ogni sua parte e funzionalità.