Una domanda sempre più frequente, nel campo della gestione delle fatture elettroniche, è: “è meglio usare il Codice destinatario o la PEC?”.
Partendo dal presupposto che la fatturazione elettronica debba essere gestita con strumenti digitali, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI) ne mette e disposizione due: la PEC e il Codice destinatario. Quale conviene usare? La PEC o il Codice destinatario?
In questo post vedremo e analizzeremo il perchè sia meglio usare il Codice destinatario piuttosto che la PEC per gestire le nostre fatture elettroniche.
Come funziona l’SDI (Sistema di Interscambio)
A differenza della PEC, il Codice destinatario utilizza un sistema direttamente collegato con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, ovvero l’SDI.
Per SDI si intende il sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, in grado di ricevere le fatture elettroniche (in formato XML), effettuare i controlli sui dati inseriti e inoltrare, infine, le fatture ai destinatari.
Nello specifico l’SDI, effettuando controlli mirati sulle dimensioni, il formato e l’autenticità della firma digitale, controlla il contenuto delle fatture elettroniche e ne garantisce autenticità e integrità. Nel caso di errori nella fattura elettronica, l’SDI rispedisce al mittente il documento che non ha superato i controlli.
Per inviare una fattura elettronica è necessario, innanzitutto, inserire il Codice Destinatario e i dati anagrafici del ricevente, e poi spedirla al Sistema di Interscambio tramite uno dei canali, che sono:
- il servizio gratuito “Fatture e Corrispettivi” dall’Agenzia delle Entrate, che consente il caricamento di un file XML salvato sul proprio dispositivo;
- un canale FTP o Web Service (ad esempio TeamSystem), preventivamente attivato con il SdI.
Codice destinatario e pec, si differenziano in funzionalità, rapidità e sicurezza.
Essendo il Codice destinatario direttamente collegato all’SDI, attraverso l’utilizzo di web services online, cifrati e protetti, non c’è il coinvolgimento di terze parti. Questo sistema di diretta comunicazione tra Codice destinatario e SDI, non solo è efficiente ed efficace ma, soprattutto, evita quelli che sono i 3 clamorosi problemi della PEC.
3 clamorosi problemi della PEC
Ricordando che la PEC (Posta Elettronica Certificata) è il sistema che consente inviare e-mail con valore legale, come una raccomandata con ricevuta di ritorno, andiamo ora ad analizzare i 3 clamorosi problemi che la PEC potrebbe portare nei tuoi processi di fatturazione elettronica.
1. La Pec può essere piena
La PEC può essere piena. Cosa significa? Significa che si dovrà acquistare dello spazio aggiuntivo e ricordarsi sempre di prestare attenzione che non sia finito lo spazio. Se la PEC sarà piena, infatti, il fornitore avrà una notifica di mancata consegna.
Questo comporta che si dovrà gestire in maniera costante lo spazio della PEC e assicurarsi di avere sempre spazio libero a disposizione, dal momento che sulla PEC, oltre le fatture elettroniche, si ricevono anche altri tipi di comunicazioni e documenti.
Non basta, quindi, usare un codice PEC se poi non si ha lo spazio necessario per ricevere una mail.
2. La Pec prevede una gestione manuale
La PEC, in realtà, non è efficiente ed efficace come il codice destinatario, perché prevede una gestione manuale.
La gestione manuale prevede che si entri quotidianamente nella PEC, per controllare che sia o meno arrivata la fattura elettronica che si attende, scartando la posta indesiderata.
Questa gestione comporta un impiego di tempo che cozza con il pensiero di velocità, efficacia, efficienza e sicurezza che i processi digitali dovrebbero garantire.
A differenza del codice SDI, PEC prevede la gestione manuale, e questo, ribadiamo, non assicura la velocità e la sicurezza che ci si aspetta da un processo digitale.
3. Il job può andare in errore
L’ultimo clamoroso problema che potrebbe provocare la PEC è che il job possa andare in errore. Perchè?
Perchè, se si vuole evitare di gestire manualmente la PEC, tramite l’uso di un sistema software che si colleghi all’account PEC per mostrare direttamente le fatture elettroniche, il job del caricamento automatico (dalla PEC al software) potrebbe andare in errore.
È molto probabile, ad esempio, che il job vada in errore perché potrebbe non riuscire a fare il parser (analisi) della mail della PEC, aspettandosi che arrivino delle PEC in un determinato lasso di tempo, per poi scoprire però di aver ricevuto uno SPAM.
Gli errori potrebbero anche essere concentrati soprattutto durante il passaggio dal download automatico della fattura elettronica PEC al trasferimento verso il software di controllo, proprio perché il sistema dovrà interrogare costantemente la PEC.
Tutto ciò, non solo allunga i tempi di azione che, come già detto, si presuppone siano brevi e rapidi, ma non garantisce alcuna sicurezza alle nostre operazioni.
SDI o PEC? Per noi è assolutamente meglio usare, per una fattura elettronica, SDI e non PEC.
Quando si può utilizzare la Pec
Anche se preferiamo, per una fattura elettronica, SDI piuttosto che PEC, anche la Posta Elettronica Certificata si può utilizzare. Quando?
La verità è che la PEC si può utilizzare quando si hanno poche fatture elettroniche da gestire. Avendo poche fatture elettroniche, infatti, si avrà anche tempo di gestire la propria PEC manualmente e, si spera, che anche il tempo impiegato per la gestione non sia troppo lungo.
PEC o SDI?
Per noi è assolutamente consigliato usare il Codice destinatario direttamente collegato a SDI, per rendere veloci e sicure le pratiche che coinvolgono le fatture elettroniche.