Con l’introduzione della fatturazione elettronica, abbiamo abbandonato il cartaceo sia per la parte attiva sia per la parte passiva.
Il File XML ha sostituito il file PDF e abbiamo imparato a lavorare sulle copie, usando gli stili del Ministero dell’Economia e Finanze e dell’Agenzia delle Entrate, per permetterci di vedere in formato PDF i dati delle fatture elettroniche.
Tralasciando i vantaggi della fatturazione elettronica, già ampiamente discussi in questo Blog, parliamo della problematica della timbratura delle fatture elettroniche.
Come Timbrare e apporre il Bollo Virtuale ad una Fattura Elettronica ?
Una fattura elettronica in XML, è un documento fiscale e contabile, come tutti sappiamo.
Ma oltre ad essere quel tipo di documento, è anche un documento informatico che ha delle caratteristiche oggettive di integrità, immodificabilità ed autenticità.
Caratteristiche che possiede la fattura, grazie all’apposizione di una firma digitale.
Infatti tipicamente, le fatture elettroniche che inviamo e riceviamo attraverso lo SDI, vengono precedentemente firmate digitalmente.
Essendo firmate digitalmente non possono essere modificate.
Quindi se dovessi apporre un timbro virtuale, un bollo virtuale o qualunque altre informazione al file XML, NON POSSO farlo.
E non posso farlo, perchè appunto quel file XML è un documento informatico nativo e firmato digitalmente e quindi reso immodificabile.
Lo stesso, varrebbe anche se il file XML non fosse firmato digitalmente, in quanto il file XML inviato o ricevuto da SDI, NON DEVE ESSERE SOGGETTO A MODIFICHE. Questo per Norma.
Ecco perchè consiglio sempre di firmare digitalmente le fatture elettroniche.
Quindi come risolvo il problema di dover apporre un timbro alla fattura ?
Prendiamo come esempio le fatture inerenti i progetti di ricerca e sviluppo, che giustamente, devono essere rendicontate e sulle quali vanno apposte diverse informazioni.
Senza queste informazioni, avremmo un enorme problema : ovvero quel costo di quel fornitore, non potrà essere legato a quel progetto di ricerca e sviluppo e quindi si perderebbero tanti soldini.
Ecco come timbrare una fattura elettronica
Prendiamo come esempio la timbratura delle fatture elettroniche di alcuni fornitori che sono coinvolte nei progetti di Ricerca&Sviluppo.
Il timbro digitale consiste nell’inserimento sulla fattura di alcuni dati distintivi del progetto che dovranno essere mostrati al Ministero e alla banca istruttrice in sede di verifica documentale.
Ovviamente tutto questo processo serve per la rendicontazione delle fatture per determinati anni.
In questo caso specifico, il processo dovrà prevedere :
- Realizzazione del PDF della fattura elettronica in XML corrispondente, però come copia conforme e legando automaticamente nel PDF il riferimento al file XML d’origine (qui c’è bisogno di un applicativo dedicato)
- Applicazione del timbro secondo il DPCM del 3 Dicembre 2013 e secondo Circolare AGID sul Contrassegno elettronico
- Contestuale firma digitale da parte del responsabile del servizio di timbratura
- Applicazione informazioni come da ex timbro cartaceo direttamente nel timbro embeddato nel documento PDF di cui al punto 1
- Conservazione immediata dei documenti e del processo di timbratura o del bollo virtuale
- Redazione documento di responsabilità di fine lavori. Questo documento è molto importante, perchè vi mette al riparto da eventuali errori da parte di chi vi fornisce il servizio di timbratura delle fatture elettroniche.
Ovviamente il processo sopra descritto è solo uno dei tanti disponibili.
La cosa importante è che si segua un processo normativamente inattaccabile, per evitare problematiche normative e tecniche con gli organi di controllo, che porterebbero poi a non avere quel costo (che può essere anche grande) nel progetto di ricerca e sviluppo.
Quindi attenzione, molta attenzione.
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