Come conservare a norma la PEC

Uno degli argomenti digitali tornati alla ribalta nell’ultimo periodo è la PEC (Posta Elettronica Certificata).

Il motivo principale del ritorno del “discorso PEC” è direttamente collegato al “discorso SPID” (Sistema Pubblico di Identità Digitale). Alcuni credono che l’utilizzo della PEC andrà svanendo, rimpiazzata dallo SPID; altri, invece, sono convinti che la PEC verrà ancor di più sfruttata e inglobata nel processo di SPID.

Ma sappiamo veramente tutto quello che c’è da sapere sulla PEC? Sapevi che esiste un obbligo conservazione PEC? Sai come conservare le PEC? Conosci la differenza tra la conservazione digitale PEC e archiviazione PEC?

In questo post approfondiremo il mondo della PEC, soffermandoci su come conservare PEC e i segreti da conoscere per rispettare tutte le norme.

Obbligo di conservazione della PEC

Come accennato prima: esiste un obbligo di conservazione PEC. Questa però non è una novità, infatti, l’obbligo di conservazione PEC c’è sempre stato.

Può sembrare che questo obbligo sia stato introdotto recentemente dalle nuove regole eiDAS e del Codice Civile. In realtà già nell’articolo 2220 del Codice Civile si parla di obbligo di conservazione, inteso come:

“(Conservazione delle scritture contabili). Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”

Per quanto tempo deve essere conservata la PEC?

Assodato l’obbligo conservazione sostitutiva pec è lecito domandarsi per quanto tempo debba essere conservata la PEC.

Sempre l’articolo 2220 del Codice Civile ci indica come tempo di conservazione PEC quello di 10 anni. Infatti, il citato articolo spiega che è obbligatorio conservare per 10 anni la corrispondenza in ingresso e in uscita (di qualsiasi ente privato o pubblico).

La PEC non è nient’altro che una corrispondenza, guidata da norme digitali atte a darne valenza legale, come per le vecchie raccomandate cartacee.

Conservazione digitale PEC

Come per le vecchie raccomandate cartacee, quindi, anche in questo caso è obbligatoria la conservazione pec a norma.

È sempre bene ricordare e specificare che: la conservazione sostitutiva pec è profondamente diversa dall’archiviazione sostitutiva pec. Se l’archiviazione è un mero salvataggio di documenti la conservazione digitale è soggetta a norme e leggi.

Essendo la PEC un documento informatico dovrà sottostare,quindi, alle norme di conservazione digitale.

Per conservazione digitale documenti e, in questo caso anche della PEC, si intende il processo grazie alla quale i documenti informatici possono diventare accessibili, leggibili, autentici e legali.

Come per qualsiasi documento, la conservazione digitale della PEC, viene normativizzata da:

• Il regolamento eiDAS, atto a fornire la base normativa per interazioni elettroniche sicure tra i membri, quali che siano cittadini, pubbliche amministrazioni e imprese, dell’Unione Europea.
• Linee guida AgID, che indicano le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
• Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), un testo unico che organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

La PEC è un documento informatico

Cosa significa che la PEC è un documento informatico? Molto semplicemente: la PEC è considerata un documento informatico perché ha tutte le caratteristiche tipiche di un documento informatico per l’appunto.

Le caratteristiche di un documento informatico sono:

• Formazione
• Immodificabilità
• Memorizzazione
• Riferimento temporale
• Metadati

La caratteristica dell’immodificabilità, ad esempio, è data dalla presenza della firma digitale. Come già si sa, la firma digitale è fondamentale ai fini della legalità del documento informatico e, di conseguenza della PEC.

Cosa viene conservato della PEC?

Definita l’utilità e l’utilizzo della PEC, bisogna capire cosa viene conservato della PEC.

Quando si invia una PEC si hanno 3 elementi:

l’oggetto delle PEC (il testo della e-mail);

la PEC come e-mail inviata;

la ricevuta di avvenuta consegna.

Considerando di attuare una conservazione pec gratis, quello che è necessario e obbligatorio conservare è la ricevuta di avvenuta consegna. Nella ricevuta di consegna, infatti, troviamo sia il documento inviato che la stessa ricevuta di avvenuta consegna.

Nello spazio conservazione pec verrà, quindi, conservata la ricevuta di effettiva consegna che certifica in maniera oggettiva l’avvenuta consegna del messaggio PEC . L’importanza della ricevuta di avvenuta consegna viene riferita anche nel Dpcm del 13 novembre 2014.

Sistema di conservazione o software di conservazione della PEC?

Si è già detto che la conservazione sostitutiva pec deve sottostare alle leggi di conservazione digitale, come per qualsiasi documento informatico.

Riguardo la procedura di conservazione digitale, prenderemo adesso in considerazione sia il sistema di conservazione che il software di conservazione della PEC.

Qual’è la differenza tra i due?

Il sistema di conservazione è il classico sistema che si esplica nelle fasi di:

• creazione e firma del documento;
• realizzazione del pacchetto di versamento in cui si versa il documento;
• gestione del documento dal sistema di conservazione  che mette a disposizione dei fruitori interessati il cosiddetto pacchetto di distribuzione, che contiene tutte le informazioni (metadati) che servono alla consultazione dei documenti contenuti nel pacchetto.

Quando si parla, invece, del software di conservazione della PEC si intende un sistema automatizzato che rende tutte le fasi della conservazione digitale, per l’appunto, automatiche, rendendo superflue quelle che sono le figure del responsabile di firme e marche temporali.

L’importante, in entrambi i casi, è che le procedure rispettino le norme del digitale, assicurando i criteri di efficacia, efficienza e sicurezza.

Quando la PEC perde valore legale?

Seguendo le giuste procedure e le norme di conservazione digitale, è fondamentale, ai fini della corretta conservazione digitale PEC, tenere in considerazione quella che chiameremo “busta della firma”. Per “busta della firma” si intende proprio quel logo, a forma di busta con tanto di ceralacca, che certifica sia la presenza, insieme al contenuto, della PEC, che la valenza legale, dovuta appunto alla presenza della firma digitale, della PEC presa in esame.

Per intenderci:

se abbiamo un sistema outlook, thunderbird o una webmail della PEC, indipendentemente da quale certification authority sia stata impiegata, aprendo il messaggio e scaricandolo sul nostro computer, quando apriremo il file scaricato troveremo il logo della “busta della firma”.

Detto ciò, è importante rendersi conto che questa busta deve essere integrata nel tempo, ovvero deve avvalorare la sua valenza legale.

Come si assicura la valenza legale della pec?

Assicurandosi che non manchi la firma digitale che, come ben si sa, serve a dare valenza legale a qualsiasi documento informatico. In mancanza, infatti, della firma digitale, la PEC non sarà più considerata Posta Elettronica Certificata, ma solo una mail contenente un messaggio effimero (senza valore legale).

Procedura per conservare la PEC correttamente

Alla luce di quanto detto fino ad adesso, possiamo affermare che per conservare la PEC in maniera corretta si dovrà:

• eccedere al server principale della PEC;
• scaricare il messaggio della PEC come file;
• scaricare ogni singolo documento facente parte del messaggio della PEC;
• impacchettare i documenti scaricati così da avere un vero e proprio pacchetto di dati.

Una cosa molto importante per svolgere correttamente questa procedura è “scaricare” i documenti e non inoltrarli.

Perchè? Perché inoltrando i documenti è facile perdere la firma digitale.

Questa situazione, che si rileva soprattutto con outlook, ha come conseguenza quella di far perdere la valenza legale al messaggio della PEC.

Ribadiamo, quindi, il fatto che: è fondamentale scaricare gli allegati del messaggio della PEC direttamente dal server principale, in modo tale da non perdere la firma digitale e, di conseguenza, la valenza legale dei documenti contenuti nella PEC.

Devo conservare la PEC?

ASSOLUTAMENTE SÌ!  Devi sempre conservare la PEC.

Non solo è obbligatorio ma è anche necessario per poter lavorare in sicurezza ed efficienza.

Quando si gestisce la PEC conservazione sostitutiva, è fondamentale seguire tutte le procedure del caso. Infatti, non conservando adeguatamente la pec, non sia crea solo un problema giuridico, ma anche un vero e proprio problema tecnico.

Facciamo un esempio concreto:

Immaginiamo di procedere alla firma digitale di un contratto, e poi di non conservarlo. Sappiamo già che il contratto sarebbe semplicemente archiviato e che il percorso legale e la vita del contratto verrebbe messo in pericolo.

Non conservare la PEC, quindi, crea un serio problema, perché è come se la vita di quel documento venisse spezzata: si firma, si gestisce e poi non lo si conserva. Magari si procede con la PEC archiviazione sostitutiva, che però, come già sappiamo, è diversa dalla conservazione, ed è un mero salvataggio su cloud.

Come tutti i documenti informatici con valenza legale, la PEC deve essere sempre conservata a norma.