La conservazione dei documenti è diventata ormai obbligatoria per qualsiasi tipologia di istituzione, infatti le pubbliche amministrazioni, gli enti pubblici e privati, le piccole e grandi aziende devono custodire i propri atti per un periodo relativamente lungo. A tutte queste si vanno ad aggiungere anche le banche, impegnate ogni giorno in numerose operazioni da svolgere.
Di seguito approfondiremo nello specifico come avviene la conservazione dei documenti bancari, inquadrando gli obblighi e le tempistiche previste dalla legge.
Cos’è la conservazione dei documenti bancari?
Il processo di conservazione dei documenti bancari non è affatto semplice, in quanto i servizi offerti ai clienti sono molteplici e differenti.
In particolare, il documento che si va a creare varia in base alla tipologia di attività che è stata svolta; in tutto ciò rientrano anche le operazione effettuate sia dagli istituti di credito sia da quelli finanziari. Da ciò si deduce facilmente che la conservazione dei documenti bancari è abbastanza complessa, per tale motivo è importante adottare delle misure rigide e precise, volte a evitare qualsiasi errore di inserimento.
Inoltre, visto che la legge prevede che il cliente possa richiedere in qualsiasi momento tutte le informazioni riguardanti lo storico dei suoi movimenti economici, è opportuno che la banca sia fornita di un sistema che permetta di avere accesso a tali informazioni nella maniera più rapida e funzionale possibile.
Obbligo di conservazione dei documenti bancari: la normativa
L’obbligo di conservazione dei documenti bancari è regolamentato da un testo legislativo, conosciuto con l’acrononimo di TUB. Il Testo Unico Bancario è entrato in vigore nel 1994, andando a sostituire la vecchia legge bancaria risalente al 1936. Tale testo ha il principale compito di regolamentare i rapporti che si vanno a creare tra il cliente e l’istituzione bancaria di riferimento, andando a vigilare tutte le attività svolte dalla banca.
Una delle differenze più importanti, rispetto alla legge utilizzata in passato, è che la banca non viene più vista come una semplice istituzione pubblica, utile per la sola intermediazione finanziaria, ma piuttosto come una banca universale, capace di ricoprire un ruolo da protagonista, essendo presente in qualsiasi ambito riguardante l’attività finanziaria.
Inoltre, il TUB introduce anche un altro concetto di fondamentale importanza nella conservazione dei documenti bancari, vale a dire il supporto durevole con la clientela.
In particolare, il testo prevede che le comunicazioni tra il cliente e la banca devono avvenire attraverso un supporto durevole. D’altro canto però, la norma non obbliga a utilizzare una determinata tipologia di comunicazione, infatti le istituzioni bancarie hanno la possibilità di utilizzare più mezzi come: lettere cartacee, e-mail, nonché qualsiasi strumento digitale in grado di inviare file. L’unica vincolo da rispettare è che il cliente possa ricevere le dovute informazioni in maniera duratura nel tempo, in modo tale da poterle conservare e archiviare nel modo che ritiene più opportuno.
Per avere tutte le informazioni nel dettaglio, è possibile scaricare il Testo Unico Bancario dal sito del Ministero. In questo modo si può avere un riferimento a portata di mano per capire quali sono gli adempiti che le banche e gli istituti di credito in generale devono compiere.
Quali documenti deve conservare la banca?
Le tipologie di documenti che la banca è obbligata a conservare sono principalmente due: i contratti e i rendiconti periodici.
Il primo è il tipo di documento necessario per avviare un rapporto con un cliente, infatti con la stipula di un contratto bancario si ha l’obiettivo di informare la clientela sulle condizioni e sui termini previsti dall’istituto di credito di riferimento.
Naturalmente, qualsiasi tipologia di contratto deve essere firmato e posseduto da entrambe le parti; quindi nel caso specifico la banca è obbligata a dare una copia al cliente.
Inoltre, questo documento per essere valido non può essere stipulato sotto forma di contratto verbale, ma è necessario redarlo per iscritto attraverso degli strumenti digitali o tramite il più classico formato cartaceo.
Praticamente non è possibile aprire un nuovo conto corrente o richiedere un mutuo con una semplice dichiarazione verbale.
È doveroso specificare che nel caso in cui il contratto cartaceo risultasse essere smarrito e una delle due parti voglia in qualche modo far valere i propri diritti non potrà farlo, in quanto non è possibile provare l’esistenza di tale documento.
Per tale motivo è di fondamentale importanza che sia il cliente sia la banca conservino il contratto per tutto il tempo richiesto dalla legge.
In aggiunta a ciò, la giurisprudenza della Cassazione afferma che la copia del contratto del cliente non deve obbligatoriamente avere la firma del direttore della banca, visto che il consenso dell’istituto di credito è dato dall’apertura del conto corrente o dall’erogazione del mutuo.
L’altra tipica documentazione redatta dalla banca riguarda i rendiconti bancari. Si tratta di documenti periodici che riportano tutte le operazioni eseguite dal cliente in un determinato periodo. Il più classico dei rendiconti periodici è l’estratto conto.
Conservazione estratti conto bancari: per quanto tempo vengono conservati?
Innanzitutto, è bene specificare che la conservazione dei documenti bancari varia in base alla tipologia; in particolare la custodia del contratto è regolata dall’articolo 117 comma 1 del TUB, mentre la conservazione dei documenti dell’estratto conto bancario dipende dall’articolo 119 comma 4.
Per la conservazione dei documenti bancari si può affermare che il contratto deve essere conservato per sempre per avere la prova del servizio offerto dalla banca nei confronti del cliente.
Per quanto riguarda l’estratto conto e quindi il rendiconto periodo la conservazione ha una durata limitata.
In particolare, il titolare del conto corrente ha la facoltà di richiedere tutto lo storico inerente alle operazioni economiche effettuate negli ultimi dieci anni. Per entrare in possesso di questi dati il cliente è dovuto a pagare dei costi relativi alla produzione di questa documentazione. La risposta della banca deve avvenire in tempi relativamente brevi e ad ogni modo non oltre i novanta giorni dalla richiesta.
In definitiva, si può affermare che la banca è tenuta a conservare tutti i documenti prodotti per un cliente per un tempo di dieci anni; inoltre, tale limite ha validità anche per la documentazione fiscale e contabile. Ad ogni modo, nonostante la banca non sia obbligata a conservare gli estratti conto per un tempo che superi i dieci anni, è consigliabile allungare questa tempistica visto che si potrebbe incappare in alcune spiacevoli situazioni in cui una diversa interpretazione delle norme potrebbe richiedere questa tipologia di documentazione.
Come conservare i documenti bancari?
Da come si evince facilmente dalle righe precedenti la conservazione dei documenti per qualsiasi attività e per una banca in particolare è estremamente importante sia per offrire un servizio eccellente ai clienti sia per rispettare la normativa di riferimento.
Essendo un’operazione delicata richiede la massima accortezza e precisione, visto anche che in caso di richiesta da parte del titolare di un conto la banca deve procurare il tutto velocemente.
Per svolgere tale operazione nel migliore dei modi gli istituiti bancari attuano tre diverse tipologie di conservazione: archivio cartaceo, conservazione digitale, archivio ibrido.
Di seguito si ha la possibilità di conoscere tutte le caratteristiche inerti questi tipi di custodia.
Archivio cartaceo
Attraverso questa modalità le banche decidono di conservare i documenti su un apposito supporto cartaceo. Tale soluzione, anche se efficace e sicura, richiede uno spazio molto grande visto il gran numero di fascicoli da sistemare.
Infatti, questa metodologia veniva usata principalmente in passato, quando non tutte le persone possedevano un conto corrente e il mondo digitale non era ancora così radicato nelle nostre vite. Ad ogni modo, per effettuare il lavoro nel migliore dei modi attraverso questo sistema è necessario creare tre diversi archivi: corrente, di deposito e storico. In base all’anzianità della documentazione i fascicoli saranno alloggiati nell’archivio di appartenenza.
Conservazione Digitale
In questo caso la banca sceglie di conservare i dati attraverso un supporto digitale.
Tale sistema, risultante essere al momento uno dei più utilizzati, richiede la massima cura e le dovute competenze, visto che è doveroso attuare delle procedure tecnologiche volte a garantire un’archivazione corretta, senza la possibilità di falsificare i documenti da conservare.
Tramite questa modalità, oltre a inserire i nuovi dati, molte banche stanno effettuando un lavoro di dematerializzazione; vale a dire la trasformazione di alcuni documenti cartacei in copie digitali.
In realtà, tale procedura è diventata ormai obbligatoria per la maggior parte degli istituti bancari, in quanto attraverso tale metodologia risulta più facile effettuare la conservazione e di conseguenza meno impegnativo ricercare i documenti in caso di necessità.
Archivio ibrido
In questo momento storico ci sono ancora molte banche che hanno un archivio ibrido, ovvero una parte dei documenti viene conservata secondo la modalità cartacea, mentre un’altra attraverso i sistemi digitali.
Tale situazione può essere dovuta da più motivi, ma nella maggior parte dei casi è ancora in atto la dematerializzazione di alcuni documenti cartacei.
In alcune occasioni, invece, possono essere presenti dei documenti che non possono subire la digitalizzazione e devono restare per forza di cose in maniera cartacea. Naturalmente la gestione di un archivio ibrido può risultare abbastanza fastidioso, in quanto si devono attuare tutte le procedure inerenti sia la modalità cartacea sia quella digitale.
