Qualunque tipologia di soggetto sia esso pubblico o privato provvede alla produzione di documenti durante l’esecuzione di una determinata attività professionale.
La documentazione in questione assume un rilievo fondamentale in quanto quest’ultima costituisce una testimonianza ed una certificazione rispetto ad una determinata attività che è stata posta in essere.
Cos’è la conservazione sostitutiva?
In considerazione dell’incredibile rilievo della suddetta documentazione nel corso del tempo sono state elaborate numerose regole in merito alla sua conservazione, in passato quest’ultima avveniva grazie al supporto cartaceo, attualmente grazie al costante progresso tecnologica la conservazione avviene attraverso i supporti digitali.
Occorre immediatamente precisare che seppur talvolta le espressioni conservazione sostitutiva o archiviazione sostitutiva e conservazione digitale vengano impiegate come sinomimi tali termini in realtà non presentano il medesimo significato.
Un documento informatico può sorgere digitalmente oppure può essere il risultato di una dematerializzazione di un determinato documento cartaceo. Proprio con riferimento a quest’ultima ipotesi si deve impiegare l’espressione conservazione sostitutiva. All’interno della conservazione digitale sono invece ricomprese tutte le procedure finalizzate alla conservazione e all’archiviazione di un determinato documento informatico a prescindere dal fatto che quest’ultimo sia sorto in formato digitale oppure abbia subito una trasformazione dal formato cartaceo a quello digitale.
L’archiviazione elettronica documenti è dunque estremamente vantaggiosa al fine di avere una maggiore sicurezza dei propri documenti.
Come va fatta la conservazione sostitutiva
Come anticipato in precedenza nel corso del tempo sono state elaborate numerose regole in ordine alla conservazione sostitutiva obbligatoria dei documenti prodotti da diversi soggetti fra i quali si possono citare ad esempio i cittadini o anche la Pubblica Amministrazione. Le suddette regole si sono rese necessarie al fine di garantire taluni principi fondamentali fra i quali si possono citare l’integrità, la leggibilità, l’autenticità ed infine la reperibilità del documento che si deve conservare.
In merito al come si fa la conservazione sostitutiva quest’ultima al fine di essere eseguita nel rispetto delle normative vigenti deve attraversare tre differenti fasi consistenti nel versamento, nell’archiviazione ed infine nella distribuzione del documento.
Prima di esaminare le differenti fasi del processo di conservazione di un documento occorre meglio precisare la nozione di pacchetto il cui termine in ambito informatico viene impiegato al fine di indicare una sequenza di dati che viene appropriatamente trasmessa mediante appositi canali riconosciuti dalla legge.
- La prima fase della conservazione sostitutiva è rappresentata dal versamento, ovvero dalla consegna dei documenti dematerializzati all’apposito funzionario che si occupa della conservazione del pacchetto ricevuto in consegna. Il suddetto funzionario una volta preso in carico il pacchetto provvede ad eseguire una azione di controllo al fine di verificare che quest’ultimo presenti tutti i requisiti necessari sia da un punto di vista tecnico che normativo al fine di poter essere conservato. Nel caso in cui dal suddetto controllo non emergano delle anomalie il funzionario provvede all’invio di un apposito documento al suo produttore nel quale viene attestata la ricezione del pacchetto all’interno del sistema.
- Terminata tale fase ha inizio il vero e proprio processo di conservazione sostitutiva il quale viene avviato mediante la creazione di un apposito pacchetto di archiviazione al quale vengono abbinate un apposita firma ed una marca temporale.
- L’ultima fase della conservazione legale sostitutiva è infine rappresentata dalla distribuzione la quale consiste nella creazione di un apposito pacchetto in risposta ad una richiesta che viene avanzata. La creazione di tale pacchetto può ad esempio scaturire a seguito di una domanda relativa alla consultazione di un determinato documento in precedenza conservato all’interno del sistema.
Chi deve fare la conservazione sostituiva
In merito al chi deve fare la conservazione sostitutiva dei documenti quest’ultimo si può individuare con il soggetto del contribuente. Quest’ultimo tuttavia ha la possibilità di delegare tale attività ad un soggetto terzo che provveda alla conservazione documentale ed in generale alla tenuta di tutti gli archivi. Nell’ipotesi in cui il contribuente sia una persona giuridica e dunque ad esempio una società è possibile provvedere alla nomina di un soggetto responsabile di tutte le procedure concernenti la conservazione sostitutiva documenti.
Tale soggetto responsabile può essere sia un soggetto interno all’impresa e dunque un amministratore oppure può essere un individuo totalmente estraneo e dunque terzo rispetto all’azienda. Occorre infine precisare che il soggetto che si occupa della conservazione sostitutiva può inoltre essere non solo una persona fisica ma anche una persona giuridica. Vi sono infatti molteplici enti e società che si occupano in modo professionale delle procedure concernenti la conservazione elettronica e l’archiviazione elettronica documenti.
Conservazione sostitutiva: la normativa
Nel corso del tempo ci si è trovati più volte a dibattere in merito alla conservazione sostitutiva normativa e alla archiviazione sostitutiva normativa.
I frequenti dibattiti e i numerosi interventi in materia di conservazione sostitutiva sono stati resi necessari dall’ esigenza di prevedere delle regole che garantissero taluni principi fondamentali fra i quali come detto in precedenza si possono citare la leggibilità, la reperibilità o anche l’integrità del documento conservato.
All’interno del Codice dell’amministrazione digitale ed in particolare attraverso il decreto legislativo numero 82 del 2005 così come modificato dal decreto legislativo 217 del 2017 viene previsto che la conservazione sostitutiva debba necessariamente ed obbligatoriamente essere eseguita nel rispetto delle linee guida indicate all’interno dei decreti appena richiamati. Sempre in merito alla normativa conservazione sostitutiva e alla conservazione sostitutiva a norma nel corso degli ultimi anni vi sono stati degli interventi significativi anche in merito alle regole concernenti la conservazione dei documenti fiscali ed in particolare delle fatture.
Grazie ai suddetti interventi si è provveduto a tal proposito a semplificare laddove possibile tutte le procedure burocratiche prevedendo la conservazione dei documenti fiscali per almeno dieci anni.
Quali documenti devono essere conservati a norma
Una delle problematiche principali che si configura in merito concerne gli specifici documenti che devono essere necessariamente conservati rispetto a quelli che invece non devono esserlo.
A tal proposito molto spesso ci si confonde rispetto alla conservazione digitale sostitutiva dei documenti e alla semplice conservazione delle fatture.
Occorre precisare che in merito alla conservazione legale è necessario provvedere non solo alla conservazione digitale sostitutiva di tutte le fatture ma altre sì è necessario provvedere alla archiviazione sostitutiva documenti inerenti tutta l’attività d’impresa. Vi sono infatti molteplici tipologie di documenti i quali secondo quanto previsto dalle attuali e vigenti normative devono essere conservati in modo appropriato e seguendo le linee guida indicate dalla legge per un determinato periodo di tempo. Fra i suddetti documenti vi sono in primo luogo come anticipato precedentemente le fatture elettroniche. Vi sono inoltre ulteriori documenti i quali in considerazione della loro natura si prestano alla archiviazione elettronica documenti e alla conservazione digitale, alcuni esempi si possono porre con rifermento ai contratti nei quali è stata apposta una firma digitale o anche in merito alla posta certificata.
L’archiviazione elettronica dei documenti e la conservazione digitale costituiscono una soluzione ottimale che permette di eliminare o comunque limitare notevolmente gli archivi cartacei. Attualmente infatti l’archiviazione elettronica sostitutiva costituisce uno strumento funzionale al fine di provvedere alla conservazione di molteplici documenti fondamentali inerenti l’attività d’impresa fra i quali si possono citare i bilanci d’esercizio, il lul, i ddt, le dichiarazioni fiscali o anche i vari pagamenti effettuati mediante gli appositi moduli F23 o F24.
I vantaggi della conservazione sostitutiva
L’archiviazione documentale sostitutiva e la conservazione sostitutiva offrono molteplici tipologie di vantaggi.
Uno dei principali benefici si riscontra nella rapidità con la quale è possibile trovare e reperire tutti i documenti e le informazioni presenti all’interno del sistema in modo pratico e funzionale.
La conservazione sostitutiva costituisce infatti un mezzo ottimale ed efficiente organizzato in modo funzionale grazie al quale è possibile reperire quanto si ricerca in modo celere. Naturalmente la celerità nei processi di ricerca dei documenti necessari comporta conseguentemente un ulteriore vantaggio relativo alla semplificazione delle procedure di controllo rispetto a qualunque documento presente all’interno del sistema. Un efficiente organizzazione dei documenti grazie alla conservazione sostitutiva consente infatti di conseguire una notevole riduzione non solo rispetto alle tempistiche concernenti le visite ispettive ma anche con riferimento ai costi che vengono sostenuti in merito alla gestione degli archivi cartacei.
Come anticipato in precedenza la conservazione ottica sostitutiva può inoltre essere delegata ad una figura professionale e competente. Ciò naturalmente offre diversi vantaggi legati alla sicurezza che tutti gli adempimenti in merito alla conservazione dei propri documenti verranno operati nel totale rispetto delle normative vigenti.
Grazie alla loro competenza tali figure professionali sono infatti in grado di procedere alla conservazione sostitutiva di tutta la documentazione d’impresa preservando in modo ottimale l’integrità e la leggibilità della suddetta per tutto il periodo di tempo necessario secondo quanto previsto dalla attuale normativa vigente in materia.
Decidere di affidarsi inoltre ad una figura terza che si occupi delle procedure relative alla conservazione sostitutiva della documentazione permette inoltre di ridurre sensibilmente i costi che si dovrebbero sostenere al fine di prevedere un apposita area all’interno della propria impresa che si occupi di tali adempimenti.
