Di per sé, la digitalizzazione dei documenti permette di risparmiare spazio in termini di archiviazione. E non solo: un documento in digitale può essere gestito in modo snello, rapido, oltre che non prevedere costi relativi al mantenimento di un archivio. Tuttavia, vi è un aspetto da non trascurare: è fondamentale che le copie digitali, una volta prodotte, abbiano lo stesso valore dei cartacei originali.
L’intera operazione richiede una conoscenza della procedura, sia sul piano tecnico che sul piano normativo. A tal proposito, al fine di fare chiarezza sulla questione, vale la pena esaminare più a fondo le caratteristiche di una copia digitale, per poi soffermarci sulle procedure relative all’ottenimento di un’attestazione di conformità.
Cos’è la copia digitale?
Quando si parla di una “copia digitale“, si fa riferimento alla copia esatta di un determinato documento cartaceo. La copia può avere la medesima validità dell’originale, purché risulti conforme e a norma di legge.
In questo frangente, dunque, è necessario fare una precisazione ulteriore. Cosa si intende quando si parla di “copia conforme all’originale“?
Se la digitale non è altro che una copia di un documento, semplice e facilmente ottenibile, la copia conforme all’originale assume una effettiva validità giuridica, utile per fini probatori.
Entrando nel dettaglio, il concetto di copia conforme all’originale è approfondito dagli articoli 2714 e 2715 del Codice civile. Il sunto degli articoli è il seguente:
- le copie di atti pubblici spedite in forme prescritte da parte di depositari autorizzati, anch’essi pubblici, fanno fede alla pari dell’originale;
- le copie delle scritture private, depositate presso i pubblici uffici e spedite dai depositari autorizzati, hanno la medesima efficacia del testo originale dalla quale sono state estratte.
I due articoli, dunque, trattano l’argomento sia sul piano degli atti pubblici che su quello dei documenti privati. In entrambi i casi, si afferma che la copia di un documento ha la stessa validità dell’originale, purché conforme allo stesso.
Vanno fatte altre precisazioni. Quand’è che un documento digitale può essere considerato “conforme” al cartaceo originale? Approfondiamo la questione, per poi passare in rassegna le procedure per richiedere l’attestazione di conformità per una copia in digitale.
Come fare la copia conforme all’originale di un documento digitale?
Ottenere la copia conforme all’originale di un documento digitale è un procedimento relativamente semplice, purché si conoscano le norme e gli obblighi in vigore.
No, non vi è alcuna necessità di tornare sui libri. Ciò che conta è avere un po’ di delucidazioni in merito al tema citato, in modo tale da non farsi trovare impreparati nel caso in cui si debbano produrre copie di documenti personali.
Entrando nel dettaglio, è utile soffermarsi sul concetto di “copia conforme“. Si è visto come il documento, copia del suo originale, detenga a tutti gli effetti validità giuridica. Ma in quale frangente una copia può essere definita “conforme”?
Il tema qui riportato è affrontato da due articoli del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), numeri 20 e 22. Si tratta di norme obbligatorie per il settore della pubblica amministrazione, ma detengono grande importanza, tra le altre cose, per il settore privato.
Nello specifico, l’articolo 22 (comma 1) riporta che i documenti informatici contenenti la copia di atti pubblici, testi privati e documenti in genere sono dotati di piena efficacia nel caso in cui “rispettino” l’articolo 20 (comma 1-bis).
A sua volta, l’articolo 20 riporta che il documento informatico soddisfa i medesimi requisiti della forma scritta – e dunque possedendo la stessa efficacia – nel caso in cui disponga di firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata, o anche attraverso l’identificazione informatica dell’autore.
Il comma 1-bis e il comma 2 dell’articolo 22 approfondiscono le tematiche relative alla copia di un’immagine. Tuttavia, è sufficiente soffermarsi su quanto già esposto.
Affinché una copia risulti conforme all’originale, è essenziale che la stessa disponga di un’attestazione e una firma digitale (o di una delle tipologie citate in precedenza).
Approfondiamo ulteriormente le questioni.
Come ottenere l’attestazione di conformità di una copia digitalizzata
L’ottenimento dell’attestazione di conformità, riferita alla copia in digitale di un originale cartaceo, prevede una procedura relativamente articolata. Essa rientra nelle operazioni per la realizzazione della copia stessa, come vedremo qui di seguito.
Per produrre una copia in digitale, a partire da un originale su carta, i diretti interessati devono seguire un iter composto da tre fasi, l’ultima delle quali comportante la giustapposizione della firma digitale da parte di un soggetto autorizzato.
La prima e la seconda fase, oggetto dell’articolo in questione, prevedono rispettivamente la certificazione di processo e l’ottenimento dell’attestazione di conformità – a cui seguirà, come detto, la firma in digitale.
La firma verrà applicata da un soggetto preposto, in questo caso un pubblico ufficiale o un notaio. Entrambe le figure hanno anche la facoltà di verificare che il processo di produzione della copia sia avvenuto a norma di legge (i controlli possono anche avvenire a campione, come vedremo in una fase successiva).
Detto ciò, passiamo alla delineazione delle singole fasi della procedura, partendo dalle caratteristiche della certificazione di processo.
Certificazione di processo
La certificazione di processo è la prima delle tre fasi per ottenere l’attestazione di conformità di una copia in digitale. Ma cosa comporta la fase in questione?
In sostanza, la certificazione ha a che vedere con la verifica del procedimento relativo alla realizzazione di una copia digitale. Fine ultimo della prima fase, dunque, è quello di verificare che i procedimenti e le tecnologie, essenziali per la realizzazione della copia, siano utili per produrre la stessa a norma di legge.
Sia le procedure che i mezzi impiegati dovranno essere in grado di garantire la concezione di copie che possiedano la massima corrispondenza possibile con i documenti originali. Se così non fosse – ossia nel caso in cui la corrispondenza non risultasse appropriata – la copia non potrebbe vantare la medesima validità probatoria dell’originale.
Dal punto di vista legale, la fase di certificazione di processo è un passaggio fondamentale e obbligatorio. Ciò è indicato negli articoli 22 e 22-ter del CAD, al comma 1-bis.
Per procedere con la certificazione di processo, dunque, i diretti interessati potranno optare per lo standard che ritengono più opportuno. Tra i più comuni vi è l’UNI EN ISO 9001, facente riferimento alla gestione della qualità di un’organizzazione.
Terminata la prima fase, si entra successivamente nella seconda: l’ottenimento dell’attestazione di conformità.
Attestazione di conformità
Una volta ottenuta la certificazione di processo, ed effettuata la digitalizzazione dei propri documenti, il titolare degli stessi può procedere con la richiesta di attestazione di conformità.
La procedura consiste in un controllo, da parte di un pubblico ufficiale preposto o di un notaio, dei documenti digitalizzati. Il fine è facilmente intuibile: verificare che la copia – o le copie, in caso di più documenti in gioco – siano state realizzate a norma di legge.
A tal proposito, è interessante denotare che le figure preposte alla verifica, nel caso in cui si trovino
di fronte a un numero ingente di documenti, hanno la facoltà di effettuare dei controlli a campione. Non potrebbe essere altrimenti: si pensi, ad esempio, all’eventualità di dover verificare centinaia e centinaia di documenti.
Per evitare tutto ciò, dunque, spazio alle modalità di controllo suddette. Discorso differente nel caso in cui il numero di copie da valutare risulti limitato: in questo frangente, il pubblico ufficiale o il notaio possono controllare i documenti uno per uno.
Cosa accade al termine del controllo?
Qualora i documenti risultino in regola, il titolare degli stessi otterrà la tanto desiderata attestazione di conformità; in caso contrario, ossia nell’eventualità in cui le copie siano state prodotte in maniera inesatta (per i motivi più svariati), verrà richiesta una ulteriore produzione delle copie, al fine di garantire loro una piena conformità.
Tornando al caso in cui le copie siano state prodotte in maniera regolare, il soggetto autorizzato potrà rilasciare la suddetta attestazione di conformità. Quest’ultima potrà essere ottenuta su un file a sé stante o, in alternativa, aggiunta direttamente alla copia digitale del documento.
L’intera procedura per l’ottenimento dell’attestazione giungerà al termine con la giustapposizione della firma digitale. Quest’ultima si rende essenziale per garantire piena conformità alle copie prese in considerazione: se la firma risultasse mancante, la copia non avrebbe efficacia probatoria al pari del documento originale.
Da ciò ne deriva la necessità, per i proprietari del documento – o dei documenti, in caso di un numero maggiore di copie – di ottenere la firma effettiva da parte dei soggetti autorizzati al suo rilascio.
Una volta che la firma digitale verrà applicata, la copia risulterà a tutti gli effetti conforme all’originale, e pertanto vanterà il medesimo status probatorio.
A fini di completezza, è interessante notare come il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri datato 21 marzo 2013 preveda che alcuni documenti debbano essere conservati obbligatoriamente in formato analogico, senza poter essere dematerializzati.
Le esigenze sono di natura pubblicistica. Tra i documenti oggetto del Decreto, in particolare, vi sono gli atti pubblici di rilevanza generale, tra i quali rientrano i decreti ministeriali, interministeriali, i decreti del Presidente del Consiglio e gli atti amministrativi.
Alla luce di quanto riportato, si evince che la materia possa riservare non poche insidie, specie per coloro che non hanno dimestichezza con le questioni burocratiche. Questo comporta l’esigenza, qualora ve ne sia la necessità, di affidarsi a studi o professionisti del settore per raggiungere gli obiettivi in materia di svolgimento di pratiche varie.
Ciò vale, logicamente, anche per chi debba ottenere un’attestazione di conformità.
Il discorso diviene ancor più rilevante in questa fase di “transizione”, con i documenti cartacei che iniziano a convivere con le loro versioni digitalizzate. Il processo diverrà sempre più profondo, con la dematerializzazione che, poco a poco, investirà un numero più ampio di documenti, in modo tale da garantire una perfetta conservazione digitale degli stessi.
Inoltre, il processo assume importanza nell’ottica dell’alleggerimento della pressione degli archivi: il mantenimento di questi ultimi comporta un costo non indifferente, e la digitalizzazione, in questo senso, ne permette un parziale abbattimento.
Come si trasforma un documento analogico in documento digitale conforme alla normativa
Con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 e le Linee Guida di Agid sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti, sono state emanate le Regole tecniche, che hanno sostituito in toto le precedenti regole di cui alla Deliberazione CNIPA n. 11 del 2004.
Quando nei propri processi aziendali sono presenti documenti analogici e questi devono essere dematerializzati, il processo da applicare si chiama : conservazione sostitutiva e differisce in maniera sostanziale dalla conservazione digitale dei documenti, sia in termini normativi sia in termini di processo.
La prima infatti si applica appunto ai documenti nativamente analogici e quindi con questi due elementi :
- Sono documenti cartacei
- Sono documenti informatici ma privi delle caratteristiche di autenticità, integrità ed immodificabilità così come definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale, che, ricordiamo, vale anche per il mondo privato e quindi delle aziende.
La seconda invece si applica ai documenti nativamente digitali, che soddisfano già i requisiti del punto 2.
Nel decreto del 2013 la conservazione viene definita come “l’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione”.
Il ricorso alla conservazione sostitutiva e quindi alla dematerializzazione richiede una attenta analisi alla normativa di riferimento.
In particolar modo, il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 21 marzo 2013 individua particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenza di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico. Quindi non potranno mai essere dematerializzti. Il riferimento é agli atti pubblici di rilevanza generale, come i decreti Ministeriali e Interministeriali, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri e gli atti amministrativi.
Questo vuol dire che tutti gli altri documenti, invece, possono essere tranquillamente dematerializzati.
Anche quando il documento analogico è ad esempio unico. Unico vuol dire che non esiste in nessuna parte del mondo, la stessa informazione contenuto nel documento d’origine. Cioè non è mai possibile recuperare quella informazioni in un altro documento, anche se questo ha forma diversa.
Un esempio di documento unico è l’assegno bancario. Un esempio di documento non unico, è ad esempio una fattura.
Tuttavia, anche in presenza di documento analogico unico, il legislatore all’art. 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale d.lgs. 82/2005 s.m.i. rubricato “Copie informatiche di documenti analogici” ha disposto al comma 1 che “I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, ((se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo.)). La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.” Ciò significa che anche un documento analogico originale unico può essere conservato e tenuto in un archivio informatico se la conformità al documento viene apposta da un pubblico ufficiale autorizzato.
La ragione di tale orientamento trova risposta nel vantaggio della dematerializzazione dei documenti analogici.
Per qualunuqe impresa, infatti, è semplicissimo comprendere che mantenere le informazioni su un supporto informatico, piuttosto che analogico, è un’agevolazione in termini di tempo e produttività oltre che sicurezza. Archiviare documenti informaticamente, permette di ricercarli velocemente, di renderli più sicuri e di avere processi aziendali digitalizzati.
Ad esempio tramite una apposita piattaforma di gestione documentale si possono ricercare più informazioni correlate tra loro soltanto con un click ed avviare conseguentemente un workflow
documentale e di processo per essere più efficienti ed efficaci. Inoltre, i documenti informatici, sono più sicuri di quelli cartacei, permettendo dunquel al patrimonio documentale aziende, di avere quella necessaria valenza probatorio nel tempo, in modo sicuro, semplice e certo.
