Cosa significa “dematerializzare un documento”
La dematerializzazione è un procedimento oggi molto importante, che rientra in un piano strategico globale per la salvaguardia ambientale, volto a ridurre la quantità di rifiuti prodotti nel mondo, soprattutto da grandi aziende e pubbliche amministrazioni, eliminando lo spreco di carta e preservando così le foreste.
È considerata una strategia cruciale per far progredire l’ecologia industriale a livello sociale.
Tutti, dalle piccole start-up innovative alle grandi aziende di ogni settore, dagli Enti alle Pubbliche Amministrazioni si stanno muovendo in questa direzione, compiendo passi decisivi per diventare sempre più digitali.
Con dematerializzazione dei documenti si intende la trasformazione in digitale di tutti i documenti prodotti su carta. Questo procedimento avviene utilizzando appositi strumenti in grado di catturare immagini, quali scanner, fotocamere, smartphone.
Si è stabilito che tutti i documenti dematerializzati derivati dal cartaceo, come quelli realizzati già in digitale, conservano validità giuridica se conservati a norma di legge.
Per essere valide legalmente, le copie in digitale di documenti dematerializzati, devono avere apposta la firma elettronica o la marcatura temporale.
Il fine della dematerializzazione è quello di creare archivi digitali in cui conservare i file, che permettano una veloce e funzionale condivisione delle informazioni.
Differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione
Digitalizzazione e dematerializzazione, spesso termini confusi o ritenuti simili, mentre si tratta di due processi molto differenti, anche a livello giuridico e operativo.
Con “digitalizzati” si intendono tutti quei documenti creati già in formato digitale, la cui validità, come nel caso dei documenti dematerializzati, è attestata da firma digitale o marcatura temporale.
Tramite il processo di “dematerializzazione” si trasformano documenti cartacei già esistenti in digitali, ovvero in immagini, normalmente file PDF che non sono elaborabili, il che a volte può essere un limite.
Dopo la trasformazione in digitale i documenti vengono associati a dei dati grazie ai quali possono essere ricercati e consultati facilmente in un archivio digitale. Quest’ultimo permette la conservazione a norma e dev’essere tale da garantire alti standard di sicurezza.
La conservazione digitale è il processo conclusivo grazie al quale i documenti, sia dematerializzati, sia digitalizzati, sono resi reperibili, accessibili, utilizzabili e autentici.
Quali sono i vantaggi della dematerializzazione dei documenti?
Passare dalla carta al digitale ha enormi vantaggi in termini di:
- Risparmio di costi, sia diretti che indiretti
- Efficienza e condivisione delle procedure amministrative e del flusso di lavoro.
Secondo alcuni studi, il risparmio che la dematerializzazione porta alle aziende, può essere anche di oltre l’80% rispetto ai costi relativi al mantenimento dei documenti cartacei.
La dematerializzazione, con il suo archivio digitale, facilita il lavoro aziendale in vari modi:
- Risparmio di tempo per creare documenti cartacei
- Risparmio di tempo per trovare, classificare, condividere, inviare i documenti
- Abbattimenti dei costi per stampa, archivi fisici e personale addetto all’archivio
- Sicurezza nell’elaborazione dati e nella trasmissione dei documenti
- Elimina il rischio di smarrimento degli originali
Dematerializzazione documenti: come migliorare i processi aziendali
I software di gestione documentale, dotati di archivio digitale a norma, sono in grado di elaborare, indicizzare, condividere e rendere consultabili i file dematerializzati.
Snelliscono e velocizzano così tutti quei processi aziendali irrigiditi dal flusso continuo di documenti cartacei.
Ciò che ne deriva dal passaggio al digitale è che il tempo risparmiato può essere investito in produttività e, i soldi risparmiati per carta, archivi fisici e personale addetto, investiti per generare più profitti.
Come si migliorano i processi aziendali? Per prima cosa devi riorganizzare in modo intelligente i processi che generano carta reingegnerizzandoli, in modo che non producano più carta ma documenti direttamente in digitale che puoi gestire e condividere nella tua organizzazione in modo facile e veloce.
Per poter affrontare tutti gli aspetti del passaggio al digitale nella massima sicurezza, sfruttando al meglio le potenzialità che questa opportunità offre, è importante sottolineare quanto sia fondamentale affidarsi a società specializzate in servizi di dematerializzazione.
Per fare tutto questo puoi affidarti al software one\dms di Digitalhub, il sistema che digitalizza i processi documentali a norma di legge, rendendoli agili, veloci, efficienti e sicuri.
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