La dematerializzazione dei documenti è un processo che permette il passaggio irreversibile di elementi cartacei in file digitali. Si tratta di una soluzione che solo negli ultimi anni ha avuto una maggiore attenzione da parte di aziende, Pubbliche Amministrazioni e studi privati, trovando sempre maggiore consenso soprattutto tra le realtà più giovani e dinamiche.
Ma cosa si intende per digitalizzazione dei documenti? Quali sono gli aspetti a favore e quali gli svantaggi di questa moderna procedura informatica? Vediamolo di seguito.
Il significato di dematerializzare
Dematerializzare è un concetto relativamente semplice da comprendere anche se alla sua base vi sono una serie di competenze informatiche avanzate. Si parla di dematerializzazione quando si effettua la trasformazione di un documento cartaceo in un file digitale. Tuttavia esiste una grossa differenza tra dematerializzare un documento e digitalizzare un file.
Se ad esempio si effettua la scansione di un documento salvandolo in pdf si sta effettuando una digitalizzazione ma non necessariamente una dematerializzazione. La differenza tra i due termini è infatti data dalla qualità, dalla sicurezza e dall’integrità che devono essere garantite a un file dematerializzato.
Per procedere con la dematerializzazione di documenti legali, fiscali o tributari, quindi, è necessario disporre di strutture specifiche, ossia di software in grado di garantire la gestione dei documenti informatici, nonché la loro sicurezza e inviolabilità.
Dematerializzazione e digitalizzazione: quali sono le differenze
Per comprendere meglio l’importanza il significato di dematerializzazione e la necessità di affidarsi ad esperti del settore per poter dematerializzare il proprio archivio documentale, è necessario chiarire meglio le differenze principali tra la dematerializzazione e la digitalizzazione.
Quasi tutti, nella vita quotidiana, avranno digitalizzato un documento, effettuando una scansione o una foto di un foglio e salvandolo sul proprio computer. Questo processo semplice di digitalizzazione può essere comodo per snellire gli archivi, eliminando atti cartacei di poco conto, conservandoli tutti in una cartella all’interno del computer o salvandoli su una memoria esterna.
Tuttavia i documenti digitalizzati possono essere modificati: questo aspetto li rende poco adatti ad essere conservati in formato digitale soprattutto quando si tratta di atti ufficiali, a meno che non si proceda con la dematerializzazione. Dematerializzare un documento, infatti, non significa solo trasformarlo in un file digitale, ma soprattutto farlo attraverso specifici software in grado di preservarne le caratteristiche originali garantendo in tal modo il loro valore legale e giuridico.
Contratti di lavoro, libri contabili e societari, fatture e molto altro potranno così essere conservati in ambienti informatici sicuri, eliminando il problema dello spazio fisico senza rischiare la manipolazione, ossia l’elaborazione e modifica dei file digitali.
Utilità della dematerializzazione: perché è così importante?
Una volta compreso il significato di “dematerializzare”, vediamo quali sono i vantaggi di questa pratica.
In molti pensano che l’utilità della dematerializzazione sia soprattutto legata al risparmio di spazio fisico. Si tratta sicuramente del primo aspetto che viene percepito: scaffali interi di documenti possono essere contenuti in una semplice penna USB, in un hard disk esterno o in un file all’interno di un computer. In alcuni casi, le aziende hanno la possibilità di adibire a nuove funzioni le stanze precedentemente utilizzate come archivi, risparmiando sull’affitto di nuovi spazi.
Un aspetto altrettanto immediato dell’avere i file in formato digitale riguarda sicuramente la loro accessibilità. Le aziende che operano in smart working per prime hanno potuto verificare la convenienza di avere documenti dematerializzati: i dipendenti autorizzati possono infatti accedervi e lavorare a distanza, previo inserimento di password oppure utilizzando specifiche chiavi di sicurezza.
Anche la velocità con cui possono essere reperiti i documenti è importante: niente lunghe ricerche in archivio a cercare un documento che per errore è stato inserito in un’altra cartellina. Con i documenti dematerializzati basterà infatti inserire una parola chiave o un numero di protocollo per poter richiamare immediatamente il file. Va inoltre sottolineato che tutti i file dematerializzati sono tracciabili: si potrà quindi verificare quando sono stati aperti e da quale terminale per avere in tal modo una cronologia sempre precisa e dettagliata dell’utilizzo dei file che permetterà di verificarne il corretto utilizzo.
La principale utilità della dematerializzazione – e qui diventa evidente la sua differenza con la digitalizzazione – è che i documenti dematerializzati hanno valore legale e giuridico. Per garantire il riconoscimento legale è tuttavia necessario fare uso di specifici software che permettano di effettuare la dematerializzazione seguendo un protocollo ben preciso. In particolare tali documenti dovranno essere verificati tramite la firma elettronica e conservati in archivi sicuri, realizzati con software autorizzati e in grado di preservare il valore legale.
Quanto costa dematerializzare i documenti?
Ora che abbiamo ben chiaro il significato di dematerializzare passiamo alla questione dei prezzi.
Per dematerializzare la documentazione dei propri archivi sono necessarie infrastrutture specifiche, che garantiscano non solo la trasformazione del cartaceo in file digitali ma anche la sicurezza e qualità. Si può facilmente comprendere che le spese connesse alla dematerializzazione non sono facilmente quantificabili in quanto dipendono da numerosi fattori.
Per prima cosa, ad esempio, bisogna tenere conto delle dimensioni dell’archivio da dematerializzare, del personale che viene coinvolto in questa operazione e delle strutture informatiche di cui si dispone o che si dovranno acquistare per tale procedimento. L’investimento da effettuare per l’acquisto di sistemi intelligenti necessari per la corretta conservazione digitale degli archivi può variare, e di molto, a seconda del tipo e del numero di software e supporti che si utilizzeranno.
Non bisogna dimenticare, inoltre, che la dematerializzazione è strettamente connessa alla possibilità di gestire correttamente i file per cui sarà necessario poter disporre di sistemi smart per la gestione dell’archivio digitale, ossia di programmi che permettano di richiamare facilmente i documenti conservati per visionarli o inviarli a clienti e fornitori in piena sicurezza.
Per selezionare i programmi giusti e le infrastrutture più adatte alle differenti situazioni e caratteristiche aziendali è necessario rivolgersi a professionisti del settore. Un tecnico esperto potrà infatti effettuare un’indagine iniziale per verificare la tipologia e la quantità di documenti da dematerializzare nonché le caratteristiche dei supporti informatici e delle tecnologie presenti in azienda. Solo in seguito sarà possibile definire tempi e costi necessari per una dematerializzazione completa, corretta e in grado di conservare i documenti secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
