In un mondo sempre più tecnologico, dove si auspica il graduale declino dell’utilizzo della carta stampata, si sta imponendo l’abitudine di stipulare il cosiddetto contratto digitale. Per contratto digitale si intende un accordo stipulato e concluso, tra due o più parti, grazie all’utilizzo di strumenti telematici. I contratti firmati digitalmente dovranno necessariamente avere un valore legale e, soprattutto, l’opponibilità a terzi nel tempo.

Per firmare un contratto digitale non si deve fare l’errore di pensare che stampare il nostro documento, apporre la firma a mano, scansionarlo e inviarlo via e-mail, sia la procedura esatta. La procedura appena esposta è, infatti, un semplice scambio di un documento analogico, o per meglio dire, di una “fotocopia di un documento originale”, che crea un insicurezza importante ai fini del processo di sottoscrizione del documento.

Il documento originale è, infatti,  proprio il documento che abbiamo stampato inizialmente e non quella “fotocopia” inviata tramite e-mail.

Per apporre la firma digitale su un contratto, sarà necessario, come prima cosa, assicurarsi che la firma sia valida e inoppugnabile da tutti i punti di vista.

Quando è valida la firma su un contratto digitale?

Per assicurare la validità della firma digitale sui contratti è fondamentale che il processo di sottoscrizione sia ai sensi della legge 2207 del Codice Civile. Tale legge assicura che la nostra firma digitale abbia l’efficacia legale della scrittura privata.

Questa condizione di imprescindibile validità della firma digitale, ci impone, per firmare un contratto digitalmente, il giusto utilizzo delle varie tipologie di firme elettroniche.

Come abbiamo già visto, analizzando le differenze tra la firma elettronica e la firma digitale, le firme elettroniche per i contratti, che avranno valenza legale, sono la firma digitale e la firma elettronica avanzata (FEA)

Perchè non conviene firmare i contratti con la Firma elettronica semplice

Se vogliamo apporre una firma elettronica sui contratti, che abbia valenza legale e sia inoppugnabile, sarà meglio evitare di utilizzare la firma elettronica semplice (FES). 

I contratti firmati digitalmente, infatti, richiedono una firma elettronica che abbia l’efficacia della scrittura privata, assicurata dalla legge 2207 del Codice Civile. Questa efficacia, nonché valore legale, non viene assicurata dalla firma elettronica semplice.

Le firme elettroniche che assicurano valenza legale, efficacia della scrittura privata e il massimo livello di sicurezza sono la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma digitale.

Non conviene, quindi, firmare un contratto digitale con la firma elettronica semplice, proprio perché questo tipo di firma ha un bassissimo livello di sicurezza, facilmente soggetto a rischi e pericoli e, non ha l’efficacia della scrittura privata.

Come firmare un documento digitale

Per firmare un documento digitale è, dunque, necessario utilizzare la firma digitale o la firma elettronica avanzata (FEA).

La firma digitale, al giorno d’oggi, può essere realizzata in diversi modi.  Con una chiavetta USB, ad esempio, semplicemente aprendo il documento da firmare (con un programma che solitamente viene fornito da chi gestisce la sottoscrizione delle firme digitali) e, dopo averlo sottoscritto, il documento verrà firmato digitalmente.

Per firmare un contratto digitale esistono anche altri metodi, come: la firma remota e l’HSM.

Firma remota

La cosiddetta “firma remota”,  è un tipo di firma digitale da utilizzare in modo semplice e immediato. 

Questo genere di firma digitale rappresenta la soluzione  migliore per chi ha bisogno di una  continuità operativa e non vuole negarsi la possibilità di sottoscrivere documenti digitali in modo rapido, legale e sicuro. 

La firma remota altro non è che firma fatta attraverso un’app sul telefono o sul un altro dispositivo. 

Per firmare digitalmente dei documenti, infatti, è necessario avere un dispositivo connesso a internet (smartphone,tablet o un PC) che, grazie ad un username e alla password, o ad un OTP (One Time Password), ci permetterà di apporre facilmente la nostra firma digitale da remoto in maniera rapida e sicura.

HSM

L’HSM (Hardware Security Module) è, invece, un dispositivo fisico che sfrutta un hardware abbastanza particolare che si basa su delle procedure di sicurezza molto importanti.

Attraverso l’utilizzo dell’HSM è possibile produrre e gestire delle firme digitali che assicurano sia il valore legale necessario per la compilazione di qualsiasi contratto, che l’inoppugnabilità.

Grazie soprattutto alla grande velocità nello svolgere tutte le operazioni del caso, gli  HSM vengono, quindi, utilizzati per la gestione dell’apposizione di firme digitali in remoto anche in forma automatizzata su un ampio numero di documenti. 

Come viene fatta la firma elettronica avanzata su un contratto

La firma elettronica avanzata (FEA) viene solitamente fatta tramite tablet, per la precisione tablet grafometrici.

L’utilizzo di tablet grafometrici permette di rilevare, per l’appunto, i dati biometrici (l’accelerazione, la velocità, la pressione con cui si appone la firma), permettendo al sistema di registrare la nostra “firma grafometrica”. Questo genere di firma garantisce valenza legale e l’efficacia della scrittura privata. 

Un altro metodo per sottoscrivere una firma elettronica avanzata vede l’uso del web, attraverso una procedura che può essere full web online. Utilizzando, ad esempio, una webcam (del pc o del cellulare), o un codice OTP da inserire nell’applicazione dedicata alla firma (esclusivamente in cloud), si potrà sottoscrivere la nostra firma elettronica avanzata.

La firma elettronica avanzata, grazie al suo alto livello di sicurezza e alla sua valenza legale, assicura la legittimità dell’apposizione della nostra firma su qualsiasi genere di contratto digitale.

Come conservare un contratto digitale

Dopo aver apposto la nostra firma digitale sul contratto, sarà fondamentale che questo contratto digitale venga conservato secondo i dettami del linguaggio digitale.

Specificando che “conservare un documento digitale non significa archiviarlo”, la giusta conservazione di un contratto digitale deve garantire che questo, una volta sottoscritto, abbia valenza legale nel tempo.

Avere valenza legale nel tempo significa che quel documento non deve e non può essere semplicemente archiviato, anche nel cloud più sicuro del mondo, ma bensì, deve seguire una procedura legale informatica e tecnica, definita dall’ AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) e dalle regole tecniche sulla “Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, in vigore dall’ 1 gennaio del 2022.

Qual è la data certa della firma digitale

Un aspetto importante dei contratti firmati digitalmente è la loro data certa. 

Per data certa non si intende la data corrispondente al giorno in cui si è sottoscritta la firma digitale. La data certa della firma digitale è, bensì, una vera e propria marcatura temporale.

Tale marcatura temporale è rappresentabile come una “marca da bollo digitale” che si appone sul documento e garantisce una data certa opponibile a terzi.

Facendo un esempio pratico: in un determinato giorno (1 maggio) si sottoscrive un contratto e, firmando quel contratto con firma digitale, vi si sta apponendo una marca temporale. Al contratto firmato digitalmente, quindi, si aggiunge questa marca temporale che crea un altro file (o un’estensione del file stesso) che, visualizzato con programmi ad hoc in grado di garantire così l’opponibilità a terzi.

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