L’evoluzione tecnologica si manifesta in varie forme, dall’implementazione di sistemi digitali avanzati, a software utili per la quotidianità. Negli ultimi anni, tra le tecnologie in grande crescita figura la firma elettronica avanzata (FEA), ma di cosa si tratta e quali funzionalità mette a disposizione di chi la utilizza?
A cosa serve la firma elettronica avanzata
Quando si utilizza il termine FEA (Firma Elettronica Avanzata) si identifica quella tipologia di firma elettronica capace di garantire delle caratteristiche volte al valore probatorio. Tale sistema è, quindi, la soluzione più indicata per aziende e privati che hanno la necessità di rendere legale una firma, sia questa in acquisizione oppure in emissione.
Affinché si possa capire nel migliore dei modi quali siano le funzioni e a cosa serva la FEA è opportuno analizzarne le caratteristiche.
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- Integrità
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- Immodificabilità
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- Sicurezza
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- Valore legale
Integrità
Quando si utilizza uno strumento atto alla firma elettronica avanzata si garantisce l’integrità del documento su cui è posta l’identità dell’autore.
Immodificabilità
Tale condizione si estende anche all’modificabilità della firma stessa, che una volta apposta sul documento digitale assume un valore di immodificabilità. Vi è, quindi, una condizione di univocità che si traduce in un documento capace di garantire informazioni utili per gli organi preposti, siano questi pubblici oppure privati.
Sicurezza
A tali caratteristiche è opportuno aggiungere anche la sicurezza, infatti, la firma elettronica avanzata serve a rendere sicura la firma digitale, grazie alla validazione di una Cetification Autority, usualmente basata sull’impronta informatica.
Ed è proprio l’utilizzo di un sistema basato sull’impronta che permette di ottenere la massima sicurezza, accertando la firma tramite un sistema biometrico dedicato, appratente all’azienda che sta implementando la FEA.
Valore legale
Ultima caratteristica, ma non meno importante, è la capacità della firma elettronica avanzata di avere un valore legale. Proprio come la firma trascritta su un documento cartaceo, quella digitale permette di avere il medesimo effetto. Non è un caso che venga utilizzata nei contratti non troppo complessi sottoscrivibili online.
Chi usufruisce di un servizio FEA, nella gran parte dei casi lo applica per le attività contrattuali semplici online.
Tra gli esempi più evidenti figura l’apertura di un conto bancario o di uno specifico contratto finanziario, sia questo online o all’interno dell’azienda stessa.
Oltre agli aspetti legati alle banche e a quel settore, la FEA è particolarmente utilizzata anche per i contratti assicurativi, soprattutto con agenzie non situate nei pressi della propria città.
Negli ultimi anni anche le aziende che si occupato di referti, consensi informatici e documentazione sanitaria utilizzano la firma elettronica avanzata, soprattutto se sottoscritta preventivamente una forma informatica con impronta digitale da parte dei direttori.
Non bisogna nemmeno trascurare quelli che sono i contratti dei beni mobili, come il noleggio di una vettura oppure l’acquisto di un oggetto sulle piattaforme online.
Ma quali sono i vantaggi che la firma elettronica avanzata può garantire a privati e aziende? Le potenzialità di tale strumento digitale sono numerose, ma si possono identificare quattro vantaggi principali.
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- Archiviazione
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- Spazio fisico
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- Ricerca
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- Costo
Archiviazione
Non è difficile trovare un’azienda che utilizzi le firme elettroniche avanzate per gestire al meglio gli strumenti e le strutture di archiviazione, come faldoni, scaffali e cartelle. Condizione che velocizza le operazioni e ne facilità la reperibilità nel caso ci fosse bisogno.
Spazio fisico
A tale vantaggio si aggiunge anche la possibilità di sfruttare lo spazio digitale, infatti, non vi sarà la necessità di creare un archivio fisico dove collocare la documentazione e i contratti. Tale condizione migliora anche quella che è la velocità di archiviazione, sicuramente più efficace di un archivio fisico.
Ricerca
Come è facile dedurre, svincolarsi da un archivio fisico consente anche di ottenere un altro vantaggio: la riduzione del tempo di ricerca dei documenti. Grazie ai software dedicati si potranno effettuare le ricerche in pochissimi secondi, velocizzando le operazioni di riscontro delle firme elettroniche.
Costo
Completano il quadro dei vantaggi, il costo dei supporti dei propri documenti, come i fogli per redigere i documenti e il conseguente inchiostro. Tali spese possono influire in modo significativo nel corso del tempo, soprattutto per le PMI (Piccole e Medie Imprese).
Come funziona la FEA
La firma elettronica avanzata ha un funzionamento estremamente lineare, i soggetti che implementano tale tecnologia sono vincolati all’articolo 57 del Decreto, in cui viene definito il processo di adozione.
Prima di tutto vi è la verifica tecnico-normativa di quelle che sono le soluzioni acquisiti per erogare la FEA. Vi è, quindi, un controllo dell’interazione tra firma digitale e Enti preposti al controllo.
Si stabilisce una specifica procedura in cui viene definito il consenso, oppure l’eventuale revoca. Non vi è la sicurezza di poter accedere a tali strumenti se non si vengono a presentare le condizioni ottimali per implementarli.
Nel caso in cui la FEA venisse approvata si potrà utilizzare la conservazione dei documenti di identità, con una tempistica di almeno venti anni. In questo caso la FEA garantisce integrità, disponibilità e autenticità della firma stessa.
Una volta utilizzata la firma elettronica avanzata, i software dedicati prevedono la conservazione dei documenti in digitale, già sottoscritti e utili per ottenere dei riscontri legali in futuro.
L’ultima fase del funzionamento della firma elettronica avanzata risiede nell’implementazione nel sito web aziendale, in cui vengono definiti i termini e le condizioni di consenso del servizio.
Come è facile dedurre, non tutti i sistemi hanno la stessa difficoltà di utilizzo, alcuni software garantiscono un’installazione rapida e già collaudata altri sicuramente meno. Non vi è alcun dubbio che le PMI possano utilizzare dei sistemi molto più semplici, in cui vi è l’accesso alla firma elettronica avanzata tramite un circuito ben definito.
Come si fa a firmare con la firma elettronica avanzata
La FEA ha lo stesso processo di utilizzo di una firma digitale standard. Vi è, infatti, la necessità di utilizzare un terminale e un software con cui iniziare il procedimento di firma. L’utente dovrà inserire la firma attraverso una penna touch o semplicemente accertando l’autenticazione con strumenti di doppia verifica, come SMS o link diretto. Negli ultimi anni è soprattutto la verifica tramite codice SMS che riscuote maggiore successo, sia nell’abito bancario che nei contratti digitali per i servizi online.
