Digitalhub ha sviluppato e brevettato un innovativo Metodo per accompagnare le imprese nel futuro grazie a un processo di digitalizzazione all’avanguardia: si tratta di uno strumento predittivo unico per digitalizzare un’azienda con la certezza garantita di produrre documenti digitali a norma di legge, senza incappare nelle difficoltà del complicato passaggio dalla burocrazia analogica e cartacea alla burocrazia digitale.
Il Metodo che Digitalhub offre ai suoi clienti è un vero e proprio sistema di analisi predittiva, e di programmazione digitale, che aiuta l’utente a vedere chiaramente l’evoluzione aziendale in chiave innovativa, fissando – passo dopo passo – obiettivi e ROI precisi e misurabili. È un Metodo che non ha il semplice ruolo di bussola per orientare il progetto, ma che diventa un vero e proprio processo in cui l’implementazione di ogni punto del piano deve produrre un risultato.
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Digitalhub – Your Digital Innovation Partner
Il Metodo di Digitalhub si basa su sette regole, che a loro volta vengono esplose in vari sotto capitoli di progetto, che consentono di digitalizzare la struttura aziendale in modo agile ed efficace:
Il Metodo di Digitalhub prevede innanzitutto un’azione preliminare che consiste in un’accurata analisi della situazione aziendale “as is”, per arrivare alla situazione futura desiderata “to be”. Si tratta di uno step essenziale per definire lo stato dell’arte di partenza dell’azienda e per andare a costruire al meglio il processo di digitalizzazione che più si adatta alle esigenze dell’attività.
È necessario rivoluzionare tutto ciò che è già in azienda senza, tuttavia, eliminare l’operato fatto fino a quel momento. Le parole chiave di questa seconda fase sono progettazione e programmazione: è necessario iniziare a gestire tutti i processi che producono carta in maniera intelligente reingegnerizzandoli in chiave digitale e a norma; i documenti digitali, infatti, sono più facili e veloci da gestire all’interno dell’azienda, grazie anche alla semplicità di condivisione, e ciò porterà a processi più efficienti ed efficaci.
Il terzo step del Metodo di Digitalhub consiste nel miglioramento dell’organigramma aziendale in funzione dei processi. È essenziale valutare le responsabilità e le competenze delle risorse per capire quanto queste siano in linea con il percorso di digitalizzazione dell’azienda. Questo non significa rischiare di svalutare alcune risorse, ma avere la possibilità di formare e allocare le risorse in modo efficace per migliorare i processi aziendali e la loro stessa qualità di lavoro grazie alle agevolazioni della digitalizzazione.
È necessario definire un piano su misura per digitalizzare e migliorare i processi aziendali step by step tramite monitoraggio e feedback costanti dei processi stessi; ciò consente di verificare e misurare in maniera precisa e puntuale i risultati per rendere il piano di digitalizzazione sempre più efficace in base al proprio modello di business. Per farlo è essenziale rendere protagonisti tutti gli attori che rientrano all’interno dei processi aziendali in base alle loro competenze ed esperienze, facendoli partecipare attivamente. Inoltre, è essenziale comprendere che è la tecnologia che deve adattarsi all’organizzazione per portare innovazione e migliorare la qualità del lavoro.
Nel quinto step del Metodo di Digitalhub è essenziale concentrarsi sui documenti e sulle informazioni precedentemente reingegnerizzati e comprendere quali sono le funzioni aziendali che interessano i processi e che dovranno essere oggetto di digitalizzazione. In tale fase il sistema di gestione documentale aziendale, oltre a gestire i workflow, dovrà gestire uno storico di record e informazioni sulle transazioni dei processi documentali. Inoltre, si potranno prevenire eventuali anomalie nei processi grazie ad appositi alert. Una volta settato tutto ciò, si potranno impostare le regole di condivisione e di gestione dei documenti rispetto alle tipologie e alle funzioni aziendali per avere tutto sotto controllo e poter gestire il tutto in modo sicuro, efficace e a norma.
L’obiettivo di questo step del Metodo di Digitalhub è rendere le informazioni digitalizzate certamente integre, sicure, ricercabili e soprattutto opponibili a terzi. I documenti infatti, per essere validi ed efficaci, devono avere valore legale non solo per l’azienda e per il cliente, ma anche per un soggetto terzo in modo da evitare sanzioni che possono essere anche penali. È essenziale avere un piano blindato che garantisca sicurezza e valore giuridico ai documenti digitali nel rispetto della privacy e per essere a prova di legge.
L’azienda è chiamata ad essere in regola rispetto alle normative e quindi anche tutte le risorse e le azioni devono seguire tale percorso. La normativa in Italia è in continua evoluzione, soprattutto in tema di codice dell’amministrazione digitale, per questo è essenziale monitorare sempre i propri sistemi e i processi per verificare che siano in regola e che adempiano a tutte le più recenti leggi.
Il Metodo di Digitalhub è stato progettato e brevettato nei minimi dettagli per digitalizzare le aziende a norma di legge, garantendo efficacia operativa, semplificazione dei processi e riduzione dei tempi di lavoro. Lasciati guidare anche tu dall’innovazione e scopri tutti i prodotti di Digitalhub per diventare un’azienda digitale al passo con le evoluzioni di mercato!
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