La digitalizzazione, sia essa volta al mondo lavorativo oppure all’intrattenimento, negli ultimi anni è una fonte di grande opportunità. Sebbene ancora tante aziende siano legate alla pianificazione e all’archiviazione degli elementi di lavoro aziendali in formato cartaceo, l’implementazione di software e sistemi digitali comportano diversi benefici.
Non esiste un solo vantaggio dei dati digitali, ma come esamineremo nelle prossime righe, le potenzialità di tale metodologia sono particolarmente utili a chi ha esigenze specifiche.
Perché digitalizzare i dati
Prima di esaminare quelli che sono i vantaggi dei dati digitali e le compagini che possono usufruirne, è opportuno dare una definizione di tale termine.
Quando si parla di dati digitali si identificano tutti quei documenti, immagini e componenti cartacei che vengono convertiti nel formato digitale, non perdendone né le proprietà qualitative né la risoluzione.
La lettura di un quotidiano può avvenire sia in formato cartaceo che digitale, ma nel primo caso porta con sé una componente fisica che induce gli utenti a diverse precauzioni, come lo smaltimento e la carta necessaria per la realizzazione delle pagine stesse.
I dati digitali riproducono le medesime caratteristiche eliminando del tutto le problematiche appena elencate e riducendo notevolmente anche i costi.
Oltre all’importanza che si può ricavare dalla definizione, è interessante comprendere quali siano le attività e le persone fisiche che possono beneficiare di una trasformazione dei dati digitali.
- Dirigenti aziendali;
- Piccoli imprenditori;
- Liberi professionisti;
- Investitori;
- Nuovi business;
- Start up.
Dirigenti aziendali: la necessità, dei manager aziendali, di avere tutto sotto controllo, soprattutto per quanto concerne l’aggiornamento delle informazioni, induce tali figure professionali a investire in dati digitali per pianificare le migliori strategie di business.
Oltre all’aspetto puramente pratico, i manager trovano grande vantaggio anche dalla gestione dei servizi digitali con l’analisi dei dati accumulati. Il monitoraggio di dati digitali permette di allontanare i sistemi obsoleti cartacei.
Imprenditori: i piccoli imprenditori sono tra le figure professionali che più hanno necessità di avvalersi di mezzi digitali di questa tipologia. La realizzazione di un’area dedicata all’archiviazione e alla conservazione dei documenti cartacei necessita di un costo, quest’ultimo eliminato quasi del tutto con un sistema digitalizzato.
Liberi professionisti: una delle categorie più in crescita per l’utilizzo di dati digitali è sicuramente quella dei liberi professionisti. Nella gran parte dei casi questi sono già muniti di un work flow di rilievo e hanno il bisogno di perfezionare il proprio servizio analizzando in modo oggettivo le informazioni.
La gestione in formato digitale è molto più veloce e semplice da identificare nel corso del tempo.
Investitori: tra le professioni che traggono maggiori vantaggi dall’utilizzo di dati digitali figura quella degli investitori. La loro attività lavorativa necessita di un numero di dati e informazioni estremamente rilevante, che nel formato cartaceo sarebbe impossibile da gestire.
I big data garantiscono agli investitori di esaminare in tempo reale le evoluzioni dei settori di riferimento, limitando anche i possibili errori.
Nuovi business: chi ha un’attività lavorativa il cui scopo è quello di cambiare costantemente business di riferimento, grazie ai dati digitali può velocizzare notevolmente la propria strategia di marketing.
Negli ultimi anni, le aziende più innovative e poliedriche, hanno investito capitali importanti nell’attivazione di servizi che permettessero una fruizione eccellente dei big data aziendali.
Start up: tanto quando i nuovi business, le start up possono riscontrare tanti vantaggi nell’utilizzo dei dati digitali. La creazione di un business ideale, realizzato su misura alle proprie esigenze rende possibile l’applicazione di nuove politiche di investimento senza spendere capitali rilevanti.
Le iniziative volte al futuro non possono esimersi nell’investire in tecnologie avanzate come quella dei dati digitali.
I vantaggi dell’archivio digitale rispetto a quello cartaceo
Preso atto di quelli che sono i potenziali utilizzatori di un sistema basato sui dati digitali è opportuno focalizzare l’attenzione sui vantaggi dei dati digitali.
Oggigiorno la gran parte delle attività quotidiane è legata alla digitalizzazione, dalla lettura dei libri in formato virtuale all’interazione con tutte le attività di informazione e aiuto nel lavoro e nell’intrattenimento. La digital trasformation ha un’influenza notevole nella quotidianità ed è intelligente conoscerne le potenzialità per ricavarne i vantaggi migliori.
Sebbene i benefici dei dati digitali siano potenzialmente infiniti rispetto a quelli cartacei, si possono definire quelli principali in queste macrocategorie:
- Informazioni;
- Costi;
- Sicurezza;
- Tracciabilità;
- Produttività;
- Trasmissione telematica;
- Flessibilità.
Informazioni
La catalogazione dei documenti, siano questi volti all’attività lavorativa oppure no, permette una maggiore efficacia nella gestione delle informazioni. Nella gran parte dei casi, con un approccio cartaceo, diventa complesso ritrovare documenti utili per un consulto veloce. I dati, nel loro formato digitale, consentono di velocizzare l’apprendimento dell’informazione.
Costi
Condizione di assoluta importanza, per chi ha un lavoro particolarmente dispendioso, risiede nell’abbassamento dei costi i generali di gestione. Uno dei vantaggi indiscutibili nell’utilizzare i dati digitali consiste nel ridurre al minimo i costi e i tempi di ricerca dei documenti.
La produzione digitale non necessita di spese accessorie come i fogli di carta o la più complessa organizzazione degli archivi.
Sicurezza
Altro vantaggio di assoluta importanza è la sicurezza degli archivi. Sebbene i sistemi digitali possano subire attacchi informatici, anche se in casi estremi, risultano più sicuri di un archivio fisico. Tale condizione è dovuta principalmente al controllo dell’accesso ai documenti archiviati, condizione difficilmente controllabile in un contesto fisico non sorvegliato da risorse umane specializzate.
Tracciabilità
Le aziende e i privati che hanno l’esigenza di tracciare i loro documenti e quelli dei clienti in modo rapido e sicuro, troveranno nella sostituzione dei dati cartacei con quelli digitali la soluzione ideale. L’archiviazione nel server aziendale, sia questo gestito in locale oppure in cloud con servizi di terze parti, consente di rintracciare in tempo reale tutti i documenti caricati, eliminando del tutto quelle problematiche legate allo smarrimento dei documenti e agli errori umani in molti casi imprevedibili.
Produttività
Quando si avvia un progetto aziendale volto alla massima produttività è indispensabile usufruire di un sistema digitale. Le risorse umane sono in molti casi distratte dalle attività legate alla ricerca dei dati cartacei, condizione che viene limitata nel miglior modo possibile realizzando un’infrastruttura basata sulla digital trasformation.
Il tempo recuperato utilizzando i dati digitali può essere molto utile per focalizzare le forze su progetti più importanti e utili per migliorare la propria attività aziendale.
Trasmissione telematica
Uno dei vantaggi a cui le aziende più moderne non riescono a fare a meno è la trasmissione telematica dei documenti. Il contesto aziendale usualmente è composto da diverse aree di lavoro, condizione che induce i propri dipendenti a recarsi da una sezione all’altra comportando ingenti perdite di tempo.
Grazie ai dati digitali e alla trasmissione con il server aziendale, i documenti possono essere trasmessi con grande facilità connettendosi al sistema centrale, svincolando i dipendenti dal dover mobilitarsi nelle aree di competenze. Tale condizione riduce anche quelli che sono i potenziali infortuni sul lavoro.
Flessibilità
Oltre alla trasmissione semplificata dei documenti aziendali è possibile ottenere anche una flessibilità maggiore. La gestione dei documenti e le interconnessioni delle aree aziendali sono molto più flessibili e possono essere adattate a quelle che sono le esigenze dei progetti in essere.
Avere il controllo dei dati digitali permette una pianificazione delle attività lavorative migliore, avvantaggiando la produttività e incrementando i compensi a fine anno.
L’implementazione dei software DMS
Non tutte le aziende però si affidano a sistemi di dati personali dedicati, infatti, sempre più compagini scelgono di avvalersi di software specifici per gestire al meglio i dati digitali. Quando si decide di digitalizzare la propria azienda, il primo passo consiste nell’usufruire di software per la gestione dei documenti, comunemente denominati Document Management System (DMS).
Tanto quanto l’utilizzo dei dati digitali anche i DMS presentano diversi vantaggi, vediamo quelli principali.
- Centralizzazione: centralizzando l’archivio aziendale è possibile unificare tutti i documenti e utilizzarli con grande facilità nelle attività quotidiane.
- Riduzione carta: come è facile dedurre il consumo del materiale cartaceo si azzera completamente.
- Efficienza: gli archivi aziendali sono gestiti dal software stesso che implementerà delle funzionalità atte a migliorarne l’efficienza. In molti casi un software dedicato per la propria attività lavorativa può fare la differenza nel lungo periodo.
- Semplificazione: le modalità di ricerca vengono notevolmente migliorate, fornendo ai dipendenti degli algoritmi che possono rilevare specifiche parole anche all’interno dei documenti stessi.
- Tempo di archiviazione: sebbene molti pensino che digitalizzare i documenti comporti un notevole dispendio di tempo, in realtà i tempi di archiviazione sono molto più bassi di quelli cartacei.
- Interazioni: tutte le funzioni aziendali vengono snellite grazie a interazioni dirette volte a velocizzare i processi di produzione. Le funzioni aziendali possono essere in alcuni casi decine, riuscire a interagire nel modo migliore possibile è fondamentale per ottenere risultati.
