Con la fatturazione elettronica abbiamo abbandonato il cartaceo, sia per la parte attiva che per quella passiva. Il file XML ha sostituito il PDF e, grazie agli stili del Ministero dell’Economia e delle Finanze e dell’Agenzia delle Entrate, possiamo visualizzare i dati in formato PDF. Questo cambiamento ha semplificato molti processi, ma ha introdotto una nuova sfida: come timbrare le fatture elettroniche?
Perché non si può modificare il file XML
Prima di capire come apporre un timbro, è importante sapere perché il file XML non può essere modificato.
La fattura elettronica è un documento fiscale e informatico che deve garantire integrità, immodificabilità e autenticità. Queste caratteristiche derivano dalla firma digitale, che rende il documento non alterabile.
Come riportato dall’Agenzia delle Entrate, anche le fatture non firmate digitalmente non devono subire modifiche, per norma.
Questo ci porta alla domanda: se non posso modificare il file XML, come posso aggiungere le informazioni richieste?
Il problema della timbratura nei progetti di Ricerca & Sviluppo
Nei progetti di Ricerca e Sviluppo, le fatture devono riportare dati specifici per la rendicontazione. Senza queste informazioni, il costo non può essere associato al progetto, con conseguenze economiche rilevanti.
Per risolvere il problema, si utilizza il timbro digitale, che consente di aggiungere i dati richiesti senza violare la normativa. Vediamo come funziona.
Come timbrare le fatture elettroniche: il processo corretto
Il timbro digitale si applica sul PDF conforme della fattura elettronica, mantenendo il collegamento con il file XML originale.
Il processo, come indicato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, prevede:
- Creazione del PDF conforme con riferimento al file XML.
- Applicazione del timbro digitale secondo il DPCM 3 dicembre 2013 e la Circolare AGID.
- Firma digitale del documento timbrato.
- Inserimento delle informazioni del progetto nel timbro.
- Conservazione dei documenti e del processo.
- Redazione del documento di responsabilità finale.
Questi passaggi garantiscono un processo normativamente inattaccabile, evitando problemi con gli organi di controllo.
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