VADEMECUM FATTURA ELETTRONICA
Questo vademecum contiene alcune delle domande ricorrenti poste dagli utenti sul tema della Fatturazione Elettronica.
Per maggiori informazioni sui criteri di compilazione di una FatturaPA e sulla tipologia valorizzazione dei vari campi si consiglia di consultare la normativa sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
D.) Dovendo fare una fattura alla Pubblica Amministrazione (Comune, VVF, Scuola etc..) in che formato posso farla? Va bene usare un PDF classico?
R.) L’unico formato accettato dalle PA è l’xml. Il PDF non è accettato. L’unico formato accettato dalla PA è il file xml opportunamente firmato digitalmente in CADES o in XADES.
D.) Che vuol dire firmato? Come posso firmarlo? Che tipo di firma?
R.) Significa che il file generato in xml va firmato tramite apposita firma digitale, garantendo così l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura. La firma può essere o in formato p7m o xml e si possono utilizzare numeri software gratuiti o anche il nostro servizio di firma massiva automatica con HSM certificato.
D.) Quali sono i requisiti fondamentali per poter emettere una fattura alla PA?
R.) La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura e dalla compilazione dei campi obbligatori.
D.) Che cosa è il codice identificativo univoco?
R.) Il Codice Univoco Ufficio è l’identificativo univoco attribuito automaticamente a ciascun ufficio che viene dichiarato da un Ente in IPA.Sul sito www.indicepa.gov.it possono essere trovati tutti i Codici.
D.) Una volta in possesso di questi dati posso emettere la fattura alla PA?
R.) Si, seguendo però delle regole fondamentali per la compilazione della fattura stessa.
D.) In che modo posso inviare la fattura PA?
R.) Si possono inviare fatture con tre sistemi di invio differenti: via PEC, via Web o tramite protocollo SOAP, ovvero Web Services.
D.) Dove trovo il codice univoco IPA?
R.) Tutte le PA sono tenute a comunicare ai propri fornitori con contratti in corso le informazioni quali il codice ufficio di fatturazione e altre informazioni necessarie per l’ente per un’automazione del processo di gestione della fattura indicando anche la data di partenza del servizio (in base a quanto disposto all’art. 6 c. 1 del DM n. 55 del 3 aprile 2013). Li trovi su www.indicepa.gov.it
D.) Una volta in possesso di tutti i dati posso emettere fatturaPA? E come faccio?
R.) Si. Puoi utilizzare numeri servizi. Se vuoi capire come e quale utilizzare puoi chiamarci a titolo gratuito, siamo qui per aiutartiJ
D.) Non ho mai usato un form per la fatturazione verso PA. Esiste una guida operativa?
R.) Certo. E non solo… Oltre alla guida operativa è possibile accedere all’area riservata del Blog www.savinosolution.com dove trovi anche il link al portale per redarre una fattura elettronica PA.
D.) Per richiedere le credenziali e poter utilizzare il vostro form che devo fare?
- ) E’ molto semplice. Basta collegarsi al sito www.forzadigitale.it e registrarsi.
D.) Quando devo emettere la fattura elettronica?
- ) La fattura elettronica va emessa ogni qualvolta si deve fatturare una prestazione, un bene o un servizio verso una Pubblica Amministrazione.
D.) Chi controlla le fatture emesse?
- ) Il controllo formale delle fatture avviene tramite il SDI. (controllo del formato del file xml, del nome del file, dell’esistenza di partita iva e codice fiscale etc…)
Mentre l’ente PA deve effettuare tutti i controlli di merito, sulla corretta esecuzione della fornitura o della prestazione, sulla correttezza degli importi, sulla presenza del CIG e CUP se necessari…..
D.) Quali sono le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio ai fornitori dell PA che hanno emesso fattura elettronica?
- Notifica di scarto
- Ricevuta di consegna alla PA
- Notifica di mancata consegna alla PA
- Attestazione di avvenuta trasmissione allo SDI con impossibilità di recapito
- Notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni
- notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito;
D.) E’ prevista una notifica di pagamento attraverso il SDI?
R.) No. Non sono previste notifiche di pagamento attraverso il Sistema di Interscambio. Il SDI gestisce esclusivamente notifiche legate alla trasmissione e alla consegna delle fatture verso la PA.
D.) Le notifiche del SDI sono soggette a conservazione digitale da parte dei fornitori?
R.) Sebbene non esista un esplicito obbligo in tal senso, è consigliabile portarle in conservazione. (art. 2220 del Codice Civile in materia di conservazione delle scritture contabili).
D.) Nel caso la fattura non viene ricevuta dalla PA come ci si deve comportare?
R.) Il SDI proseguirà a tentare di inoltrare la fattura per un periodo di tempo pari a 10 giorni, oltre il quale provvederà a fornire al mittente un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Tale attestazione include la fattura e la dichiarazione prodotta dal SDI. Si potrà quindi inviare la fattura alla PA sempre per via telematica, ma attraverso altri canali.
D.) Ho provato a rinviare una fattura scartata dal SDI, ma il sistema mi restituisce il Codice errore 00002, che cosa significa?
R.) Il Codice errore 00002 indica che il Nome file è duplicato.
Ogni file inviato al Sistema di Interscambio deve avere un nome diverso da qualsiasi altro file inviato in precedenza. E’ possibile, ad esempio, rinviare una fattura già scartata dal SdI, una volta corretto l’errore, con lo stesso numero di fattura, ma rinominando il file. Le regole per la nomenclatura del file sono riportate nella pagina del sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-11.htm
D.) Ho inviato una fattura ma mi è stata scartata con Codice errore 00200, che cosa significa?
R.) Il Codice errore 00200 indica che il File non è conforme al formato.
Si consiglia di verificare la conformità al formato FatturaPa del documento che si intende inviare.
Il SdI, infatti, controlla la corrispondenza con lo schema XML del file trasmesso e la presenza dei dati definiti obbligatori.
D.) Ho inserito in fattura il Codice Destinatario di fatturazione elettronica andando a verificare su IPA l’esistenza di tale codice ma la fattura mi è stata scartata con Codice errore 00312, che cosa significa?
R.) Il Codice errore 00312 indica che il Codice Destinatario non è attivo.
Si consiglia di verificare attentamente su IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) la data di attivazione del servizio di
fatturazione elettronica associata al Codice Destinatario riportato in fattura.
Il SdI, infatti, controlla non solo l’esistenza del codice identificativo del destinatario su IPA ma anche che la data di avvio del servizio di fatturazione elettronica sia antecedente (o al più uguale) a quella dell’invio della fattura.
D.) Quali sono le caratteristiche del certificato di firma necessario per firmare il file FatturaPA?
Il certificato di firma necessario per firmare il file FatturaPA deve essere un certificato di firma qualificata e cioè rilasciato a una persona fisica previa esibizione di un documento di identità. Il certificato di firma qualificata può essere richiesto a uno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Il Sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma:
- CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010,
- XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010. L’unica modalità accettata per questo tipo di firma è quella “enveloped”. Inoltre la firma XAdES deve presentare gli element Reference con URI=“” oppure con URI=“#iddoc” dove iddoc indica l’identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l’attributo URI all’interno degli elementi Reference.
D.) Qualora io mi avvalga di un Intermediario per il servizio di fatturazione elettronica, chi deve firmare digitalmente il documento?
R.) Se ci si avvale di un intermediario per l’emissione della fattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore.
D.) Esiste una relazione tra il progressivo univoco che costituisce parte della nomenclatura del file da trasmettere al Sistema di Interscambio e il campo Progressivo Invio presente nel file FatturaPA tra i dati obbligatori previsti per esigenze di trasmissione nel blocco DatiTrasmissione?
R.) No, non esiste relazione; il primo ha il solo scopo di differenziare il nome dei file FatturaPA trasmessi al Sistema di Interscambio da parte del medesimo soggetto, il secondo rappresenta un identificativo del file ad uso del trasmittente.
Il progressivo univoco, che accompagna l’identificativo del soggetto trasmittente può presentare buchi di numerazione e la numerazione si può differenziare (ad esempio: ITAAABBB00C11D222E_a0001, ITAAABBB00C11D222E_003, ITAAABBB00C11D222E_B0001)?
Il progressivo che costituisce parte della nomenclatura del file FatturaPA da trasmettere al Sistema di Interscambio non deve necessariamente seguire una stretta progressività e può presentare anche stili di numerazione differenti.
D:) Nel blocco DatiTrasmissione chi è da intendere quale ‘soggetto trasmittente’?
R.) Per ‘soggetto trasmittente’ è da intendere il soggetto che sta trasmettendo materialmente il file xml al Sistema di Interscambio (può coincidere con il fornitore oppure con altro soggetto da questi incaricato alla trasmissione). A tale riguardo si evidenzia che il campo Progressivo Invio corrisponde al progressivo univoco che detto soggetto trasmittente attribuisce ad ogni file che inoltra al Sistema di Interscambio.
D.) Come ci si deve regolare rispetto a informazioni che non rientrano fra i campi obbligatori del Tracciato Fattura PA ma che sono obbligatorie per altre norme o disposizioni (es. riferimento al contratto e all’ordine, il cui inserimento in fattura è obbligatorio secondo l’art. 191 del TU 267/2000 Testo Unico delle leggi sull’ordinamento degli Enti locali)?
R.) le regole di Fatturazione Elettronica obbligatoria verso la PA non modificano il quadro normativo vigente in materia fiscale e/o amministrativa. Alcuni campi, ancorché facoltativi secondo le specifiche del formato “Fattura PA” possono essere considerati dalla singola Amministrazione vincolanti il pagamento, sulla base di normative specifiche o di accordi contrattuali. In altri termini fatture che non sono scartate dal Sistema di Interscambio (SdI) potrebbero essere contestate dalla singola amministrazione cliente perché deficitarie di informazioni specifiche (facoltative per il SdI).
D.) in caso di soggetti stranieri intracomunitari cosa bisogna fare? alcuni paesi rifiutano qualsiasi adempimento e insistono per la fattura cartacea
R.) Oggi le fatture emesse da soggetti non residenti non sono sottoposte agli obblighi (DM 55/2013,art. 6)
D.) La fattura elettronica riguarda solo gare/appalti/servizi o tutte le erogazioni effettuate dagli enti locali?
R.) La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i rapporti con le PA
D.) Se una fattura viene rifiutata tramite il SDI, deve in ogni caso essere inserita nel Registro unico delle fatture?
R.) Se la fattura viene rifiutata tramite SdI entro i 15 gg dalla ricezione mediante notifica esito committente “rifiuto”, non deve essere registrata
D.) Esiste un tempo massimo fra la data di emissione della fattura e la data del caricamento sul sistema di interscambio?
R.) Gli obblighi fiscali del fornitore decorrono dalla data di emissione indicata in fattura, che non può essere successiva alla data di emissione, per cui “conviene” al fornitore che la data sia il più possibile coincidente
R.) Il concetto di emissione della fattura indica che il documento acquisisce piena validità legale nel momento in cui esce dalla disponibilità di chi l’ha formato. Detto questo non esiste un tempo massimo inteso come controllo bloccante
D.) Le ricevute generate da SOGEI (xml) fanno parte del pacchetto di conservazione? Se si, posso conservare su lotti diversi fatture XML inviate e ricevute di riferimento generate da SOGEI?
R.) Riguardo la conservazione occorre tenere a mente che l’obiettivo della conservazione è permettere la consultazione dei documenti nel tempo soprattutto se soggetti a verifica fiscale, quindi ai fini della ricerca e futura consultazione dei documenti è consigliabile conservare insieme fattura e relative ricevute o comunque mettere i documenti in relazione ai fini della semplicità di reperimento
D.) Il SdI inoltra la fattura alla Piattaforma di certificazione dei crediti dopo la consegna alla Amministrazione destinataria oppure dopo i quindici giorni se e solo se l’Amministrazione non ha trasmesso una notifica di rifiuto?
R.) Il Sdi invia alla PCC i dati di tutte le fatture consegnate (per le quali è stata inviata la ricevuta di consegna) e le notifiche di esito di rifiuto (riferendoci ad una particolare fattura, in generale, le due info non saranno contemporanee)
D.) come vengono regolati i rapporti fra PA e ad esempio associazioni cui aderiscono che non sonosoggetti fiscali cioè non hanno partita IVA e precedentemente emettevano richieste di rimborso per ad esempio quote associative o simili?
R.) se si tratta di documenti parificabili a fatture (come note, conto, parcelle e simili) si ricade nella normativa sula FEPA (si veda il comma 209 dell’art. 1 legge 24 dicembre 2007 n. 244)
D.) La legge prevede un importo minimo per la fattura elettronica?
R.) No. vale per tutte. anche da 50 cent
D.) ma i fornitori di PA devono obbligatoriamente avere il registro elettronico fatture emesse elettronico e conservato elettronicamente conservato del sezionale PA?
R.) il registro unico delle fatture riguarda la PA (ed è previsto anche per la registrazione delle fatture cartacee). Mentre il il problema dei sezionali (in caso di coesistenza di flussi di fatturazione cartacei ed elettronici) riguarda solo i privati
D.) in quale fase del processo di trasmissione della fattura il fornitore è tenuto a passare il documento in archiv
iazione definitva?
R.) come già precisato il DMEF 17 giugno 2014 prevede non più in versamento quindicinale delle fatture elettronica, ma una tempistica allineata a quella degli altri documenti contabili (quindi annuale)
D.) le fatture cartacee accettate dalla pa e ancora non liquidate per pignoramento in atto come vanno trattate?
R.) vanno comunque conservate e poi sulla liquidazione (che è fase successiva) deciderà il giudice
D.) La data della fattura deve corrispondere alla data di invio ?
R.) Non necessariamente: come ora, peraltro. Ma la data di ricezione del SdI (prima notifica inviata dallo SdI) rappresenta la data da cui far partire i tempi di pagamento (è la ricezione certa della PA)
D.) E’ obbligatorio portare in conservazione sostituitiva anche le fatture scartate direttamente dallo SDI ?
R.) per le PA è una decisione che deve prendere il Responsabile della gestione documentale e tale scelta va documentata nel relativo Manuale.
D.) La firma digitale del soggetto trasmittente / intermediario viene sostituita da quella del SDI prima di essere consegnata alla PA….questa operazione non può incidere nei confronti delle garanzie di immodificabilità, autenticità etc?
R.) attraverso la firma digitale sul documento il titolare dello stesso può sempre dimostrare eventuali alterazioni
D.) Cosa bisogna protocollare: la fattura o la PEC che la contiene (file eml)?
‐ la notifica esito committente deve essere protocollata?
‐ ci si può riferire alla vecchia normativa (deliberazione CNIPA 2004) o bisogno riferirsi al nuovo DPCM sulla conservazione?
R.) In questo caso occorre fare una scelta e individuare il documento principale, potrebbero essere validi entrambi gli approcci. Le ricevute è buona prassi che vengano protocollate e conservate. Per la conservazione la normativa di riferimento è DM 17 giugno 2014 e regole tecniche sui sistemi di conservazione DPCM 3/12/2013 ‐
D.) Entro quanto tempo dalla ricezione va conservata la fattura?
R.) Può essere conservato il tutto una volta all’anno. Ovvero il DMEF del 17 Giugno 2014, ha portato ad un anno la tempistica di conservazione dei documenti contabili e fiscali. Ovvero ad esempio le fatture del 2015, devono essere conservate entro il 31 Dicembre 2016, termine ultimo.
D.) A chi deve essere intestato (intendo a livello di persona fisica) il certificato di firma ? al legale rappresentante dell’azienda od a chi procede a firmare le fatture all’interno del soggetto emittente ?
R.) A chi ha la delega a garantire integrità del contenuto ed autenticità dell’origine, molto spesso il rappresentante legale, ma non è detto.
D.) Data fattura e data di invio devono coincidere?
R.) no, non necessariamente
D.) E’ possibile conservare il documento firmato elettronicamente per 10 anni su supporti magnetici o bisogna attivare la procedura della conservazione digitale?
R.) Va attivata la procedura per la conservazione digitale che prevede le regole tecniche del DPCM del 3 Dicembre 2013.
D.) Uno dei problemi maggiori che un PA riscontra nel rapporto con gli Operatori ccommericali è quello della errata emissione della fattura, con il codice IPA risolviamo molti problemi, ma cosa succede se al fattura è errata nella parte descrittiva?
R.) Viene rifiutata dalla PA e bisogna emettere nota di credito. Vedi anche risposta delle domanda successiva.
D.) Tra i controlli previsti dal sistema di interscambio, è previsto il controllo relativo all’inserimento del codice CUP/CIG? Ovvero una fattura che non indica il codice CUP o CIG viene inoltrata regolarmente?
R.) senza Cup e CIG la fattura passa i controlli dello SDI, ma la PA la potrebbe rifiutare. Qualora la PA Rifiuta una Fattura Elettronica PA, il Fornitore può eseguire le seguenti due Operazioni :
1- Inviare alla PA la stessa fattura con lo stesso numero ma corretta e con nome file diverso, altrimenti il SDI bloccherebbe l’invio.
In questo caso però la PA NON DEVE Registrare la Fattura Elettronica PA Rifiutata, in quanto il Fornitore ha inviato, sempre tramite il Sistema di Interscambio, lo stesso numero di Fattura e quindi la stessa fattura. Si consiglia di contattare la PA prima di procedere in questo caso.
2- Inviare una Nota di Credito
In questo caso la PA DEVE Registrare la Fattura Elettronica PA precedentemente Rifiutata, in quanto anche il Fornitore ha certamente contabilizzato la fattura elettronica PA errata e ha inviato in riferimento a quest’ultima una Nota di Credito.
Qualora, invece, per diversi motivi, la PA non riesce né ad accettare né a Rifiutare una Fattura entro 15 giorni dalla Consegna, il Sistema di Interscambio, invia al Fornitore una notifica di decorrenza termini. Tale Notifica segnala che il Sistema di interscambio ha regolarmente concluso la gestione (ricezione e consegna alla PA) della fattura oggetto della notifica e pertanto dopo tale notifica, il SdI scarterà la fattura del Fornitore, se re-inviata, e qualsiasi comunicazione ad essa relativa.
D.) Una fattura elettronica che perviene senza CIG laddove esso è obbligatorio puo/deve essere rifiutata entro i 15gg la fattura va accettata e poi va comunicato al fornitore che la stessa non è pagabile, per cui il Fornitore farà nota credito e nuova fattura?
R.) Si. Vedi risposta precedente.
D.) Fatture e Notifiche possono essere conservate nello stesso Pacchetto di Versamento?
R.) Si certamente.
D.) Nel caso la fattura sia stata inviata all’ufficio sbagliato e’ obbligatorio rifiutarla?
R.) SI la PA rifiuta la fattura e bisogna rimandare la fattura all’ufficio corretto e internamente si può volendo emettere una nota di credito interna.
D.) Le bollette dei servizi idrici devono essere riepilogate nella Distinta Meccanografica secondo il DM 370 del 2000?
R.) Si esattamente
D.) Come verranno gestire le note di credito (sia parziali che totali)? seguono lo stesso flusso delle fatture?
R.) Si esattamente. Non è cambiato nulla a livello amministrativo/contabile
D.) Su SdI possono registrarsi solo titolari di partita IVA, nei casi appunto di associazioni, etc. continuerà ad essere uno scambio cartaceo non essendo prestazioni?
R.) Si senza P. IVA non si può inviare fattura elettronica
D.) Con un cliente PA con più utenze ad es. scuole, uffici etc, si possono usare diversi codici Ipa oppure uno solo? Sono tenuti a comunicare al fornitore tali codici?
R.) Si conviene utilizzare più codici uffici e questi si devono comunicare ai fornitori
D.) Quando parliamo di FATTURA ci riferiamo a documenti che sono obbligatoriamente da registrare sugli appositi registri IVA e che pertanto hanno o un imposta od in esenzione. Mentre note contabili/richieste di rimborso spese che sono FUORI CAMPO IVA?
R.) Qualora non vengano conservate tutte le altre fatture in digitale bisogna avere un sezionale dedicato solo alle fatture elettroniche PA. Per tutte le altre note basta seguire le indicazioni finora utilizzate.
D.) Come mi comporto se devo pagare il bollo sulla Fattura Elettronica ?
R.) Grazie all’art. 6 del DMEF del 17 Giugno 2014, basterà indicare sulla Fattura la modalità di assolvimento digitale e pagare tutti i bolli entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio contabile/fiscale. Quindi non devi pagare nessun bollo al momento dell’emissione della fattura.
D.) Come applicare l’art 25 del DPR IVA in merito all’apposizione del numero progressivo di registrazione sulle fatture elettroniche passive?
R.) Dovrà essere inserito un record di registrazione nei metadati della Fattura Elettronica PA quando questa viene archiviata ed inviata nel Pacchetto di Versamento per poi poter essere conservata. In pratica deve essere associato alla Fattura Elettronica, un metadato contenente Data e Numero di Registrazione,
D.) Quali sono i campi, considerati obbligatori, da inserire per la FatturaPA?
R.) Tutti i campi evidenziati in giallo nel form di compilazi
one che ricordiamo trovi anche nell’area riservata del Blog, sono obbligatori
- Dati Trasmissione
- Cedente Prestatore
- Cessionario Committente
- Corpo
Tutti i campi evidenziati in giallo vanno compilati obbligatoriamente al fine di trasmettere correttamente la fatturaPA.
ID Paese: serve per identificare il soggetto che effettua la trasmissione del file al Sistema di Interscambio (IT – Italia) Il campo deve contenere il codice della nazione che ha attribuito l’identificativo fiscale al soggetto.
ID Codice (Codice Fiscale): il campo deve contenere il codice fiscale del trasmittente.
Progressivo Invio: deve essere univoco per ogni trasmissione. Se, per qualche motivo, dovrete inviare nuovamente una fattura già mandata per mail, il progressivo deve essere successivo all’ultimo invio nel caso in cui sia stato generato un file .xml errato, senza che questo sia stato mandato via mail, e dovrete modificare il PROGRESSIVO INVIO manualmente riportandolo al numero precedente.
Formato trasmissione: SDI11 versione 1.1 del formato fatturaPA
Codice Destinatario: il campo deve contenere il codice di 6 caratteri presente su IndicePA
