Il nuovo standard europeo per la conservazione digitale dei documenti informatici
Nel 2025 è entrato in vigore il CEN/TS 18170:2025, la prima specifica tecnica europea che definisce i requisiti funzionali dei servizi di archiviazione elettronica di documenti e dati – “Functional requirements for the electronic archiving services”. Pubblicato dal comitato CEN/TC 468, questo standard rappresenta un punto di riferimento per tutte le imprese e pubbliche amministrazioni che intendono gestire e conservare in modo sicuro e conforme i documenti digitali nel lungo periodo.
L’obiettivo è armonizzare le modalità di conservazione a norma in tutta l’Unione Europea, favorendo un ecosistema basato su affidabilità, fiducia digitale e compliance normativa.
Requisiti della CEN/TS 18170:2025 per la conservazione elettronica
La nuova normativa europea introduce requisiti tecnici e organizzativi che un sistema di archiviazione digitale dei documenti deve rispettare, come:
- Gestione completa del ciclo di vita dei documenti, dalla presa in carico allo scarto;
- Sicurezza informatica, interoperabilità e qualità del servizio;
- Distinzione tra servizi qualificati, cioè soggetti a supervisione e accreditamento formale in base al regolamento eIDAS, e non qualificati, con diversi livelli di controllo e affidabilità.
Queste indicazioni sono fondamentali per chi gestisce archivi elettronici e intende garantire integrità, autenticità e accessibilità nel tempo, anche in ottica di eventuali ispezioni, contenziosi o audit normativi.
Connessione con il Regolamento eIDAS 2: valore legale e interoperabilità europea
Lo standard CEN/TS 18170 si integra perfettamente con le modifiche introdotte dal nuovo Regolamento eIDAS 2 (UE 2024/1183), che riconosce il servizio di archiviazione elettronica come servizio fiduciario.
Le principali novità sono:
Valore probatorio e presunzione di integrità nei documenti digitali conservati
Uno dei vantaggi chiave della conservazione digitale qualificata è la presunzione legale di integrità e valore probatorio dei documenti informatici. I file archiviati tramite un servizio conforme agli standard europei – come quelli previsti dal regolamento eIDAS 2 – sono considerati non alterati dalla data di conservazione a quella di eventuale esibizione.
Questo significa che un contratto o una fattura elettronica archiviati con sistemi qualificati non potranno essere rifiutati in sede legale per via del loro formato digitale. Al contrario, saranno automaticamente considerati integri, autentici e validi, esattamente come i documenti firmati digitalmente con firma elettronica qualificata (FEQ).
Inoltre, il regolamento tutela anche i documenti conservati in modalità “non qualificata”, stabilendo che non possono essere rigettati solo per la mancanza di accreditamento. Tuttavia, solo i sistemi di conservazione digitale qualificata offrono la presunzione automatica di integrità, fornendo così alle aziende un livello di sicurezza giuridica superiore e promuovendo l’adozione di soluzioni conformi agli standard europei di archiviazione elettronica.
Mutuo riconoscimento europeo dei servizi di conservazione digitale qualificata
Grazie al principio di mutuo riconoscimento UE, sancito dal regolamento eIDAS, un servizio di conservazione digitale qualificata riconosciuto in uno Stato membro dell’Unione Europea è automaticamente valido anche negli altri Paesi dell’Unione.
Questo rappresenta un enorme vantaggio per le aziende che operano a livello internazionale.
Ad esempio, un conservatore digitale italiano accreditato secondo eIDAS potrà fornire servizi conformi anche a imprese con sede in Francia, Germania o altri Stati membri, garantendo validità legale transfrontaliera dei documenti archiviati.
La conservazione elettronica dei documenti acquisisce così una dimensione europea, semplificando la gestione documentale digitale per le imprese multinazionali e favorendo la standardizzazione normativa tra i vari ordinamenti nazionali.
Conservatori digitali europei: requisiti attuali e nuove funzionalità richieste
Nei Paesi con una consolidata tradizione di accreditamento dei conservatori digitali, come Italia, Francia e Spagna, molti operatori del settore soddisfano già i principali requisiti richiesti dalla normativa, tra cui: integrità dei documenti, sicurezza dei dati, utilizzo di formati digitali standard e sistemi certificati.
Tuttavia, con l’entrata in vigore del nuovo standard CEN/TS 18170:2025, anche i conservatori digitali già accreditati potrebbero dover aggiornare le proprie piattaforme. Tra le funzionalità aggiuntive richieste, si segnalano:
- il rilascio automatico di report di integrità per garantire la tracciabilità e l’autenticità dei documenti conservati;
- una maggiore diffusione delle marche temporali qualificate, fondamentali per estendere nel tempo la validità legale delle firme elettroniche.
Adeguarsi a questi requisiti permette di mantenere la conformità normativa europea, rafforzare la fiducia digitale e offrire un servizio di conservazione documentale ancora più robusto e riconosciuto a livello transnazionale. Questa sinergia tra CEN/TS ed eIDAS consente un salto di qualità verso una digitalizzazione sicura e universalmente riconosciuta.
Conservazione digitale dei documenti: perché adeguarsi allo standard CEN/TS 18170 conviene alle imprese
Le aziende che devono gestire e conservare digitalmente documenti come fatture elettroniche, contratti, registri aziendali obbligatori, e-mail o documentazione tecnica, possono ottenere importanti benefici adottando un servizio di archiviazione digitale conforme allo standard CEN/TS 18170:2025.
Questo standard europeo garantisce che i documenti digitali aziendali siano custoditi nel rispetto delle migliori pratiche normative, assicurando integrità, autenticità e reperibilità nel tempo. In un contesto in cui la compliance è sempre più strategica, adottare soluzioni qualificate rappresenta un vantaggio competitivo.
Affidarsi a un sistema di conservazione digitale qualificata eIDAS offre un ulteriore livello di protezione: i documenti conservati ottengono presunzione legale di integrità, utile in caso di controlli, audit o contenziosi. Ad esempio, in un procedimento legale, sarà possibile dimostrare con facilità la validità e l’autenticità di una fattura elettronica grazie al report di conservazione certificato.
Perché adottare la conservazione digitale secondo CEN/TS 18170:2025
Implementare soluzioni conformi al nuovo standard europeo per la conservazione digitale consente alle aziende di:
- Assicurarsi la compliance normativa a livello europeo;
- Avere documenti digitali validi legalmente e difendibili in giudizio;
- Beneficiare di interoperabilità con partner internazionali;
- Tutelare il proprio patrimonio documentale in modo sicuro e duraturo.
Adottare un sistema di conservazione digitale qualificata significa dunque investire in continuità operativa, protezione legale e innovazione tecnologica.
Digitalhub: partner per l’adeguamento alla normativa europea
Il Team Digitalhub, conservatore qualificato AgID e specializzato in servizi di digitalizzazione e conservazione digitale, è il partner ideale per le aziende che vogliono:
- Adottare soluzioni conformi allo standard CEN/TS 18170:2025;
- Implementare un sistema di conservazione digitale dei documenti informatici conforme e sicuro;
- Garantire valore probatorio e integrità ai documenti digitali aziendali.
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