Un manuale di gestione documentale è un documento fondamentale per qualsiasi organizzazione perché ha lo scopo di guidarla sul modo di gestire, archiviare, recuperare e distruggere i documenti in maniera sistemica e coerente.
Cos’è un manuale di gestione documentale?
Un manuale di gestione documentale è un documento di riferimento che fornisce linee guida, procedure e regole per la gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione. Questo manuale è fondamentale per assicurare che i documenti siano gestiti in modo efficace, coerente e in conformità con le leggi e le normative vigenti.
La gestione documentale include diverse attività, tra cui:
- la creazione,
- la classificazione,
- l’archiviazione,
- il recupero,
- la distruzione dei documenti.
Inoltre, riguarda sia i documenti cartacei che quelli digitali.
Un manuale di gestione documentale fornisce le linee guida per tutte queste attività, garantendo che tutti i documenti siano gestiti in modo appropriato durante tutto il loro ciclo di vita.
Perché un manuale di gestione documentale è importante?
Il manuale di gestione documentale è importante per diverse ragioni:
- Coerenza: assicura che tutti i documenti siano gestiti allo stesso modo, indipendentemente da chi li gestisce.
- Efficienza: fornisce linee guida su come archiviare i documenti in modo che possano essere facilmente trovati e recuperati.
- Conformità: aiuta l’organizzazione a rispettare le leggi e le normative relative alla gestione dei documenti.
- Riduzione dei rischi: minimizza il rischio di perdita o distruzione accidentale di documenti importanti.
Cosa contiene il manuale di gestione documentale?
Un manuale di gestione documentale può variare notevolmente nel suo contenuto, a seconda delle specifiche esigenze dell’organizzazione. Tuttavia, in generale, la maggior parte dei manuali di gestione documentale includerà le seguenti sezioni:
- Obiettivi e scopi della gestione documentale: Questa sezione descrive perché l’organizzazione utilizza un sistema di gestione documentale e quali sono i suoi obiettivi.
- Procedure per la creazione dei documenti: In questa sezione vengono descritte le procedure per la creazione di nuovi documenti, inclusi i formati da utilizzare e le informazioni da includere.
- Regole di classificazione e archiviazione: Questa sezione fornisce linee guida su come i documenti devono essere classificati e archiviati per garantire un recupero facile e rapido.
- Procedure di recupero dei documenti: In questa sezione vengono descritte le procedure per il recupero dei documenti archiviati.
- Politiche di conservazione e distruzione dei documenti: Questa sezione dettaglia quanto tempo i documenti devono essere conservati e come devono essere distrutti in modo sicuro e legale.
- Responsabilità e ruoli: Questa sezione definisce chi è responsabile delle varie attività di gestione documentale all’interno dell’organizzazione.
Quali sono i punti fondamentali della gestione documentale?
La gestione documentale è un campo complesso che richiede una comprensione chiara di diversi concetti e principi fondamentali. I punti più importanti sono:
- Ciclo di vita del documento: i documenti passano attraverso diverse fasi nel corso della loro vita, dalla creazione alla distruzione. È fondamentale gestire efficacemente ciascuna di queste fasi.
- Classificazione e archiviazione: i documenti devono essere classificati e archiviati in modo logico e coerente, in modo che possano essere facilmente recuperati quando necessario.
- Conservazione e distruzione: le leggi e le normative spesso richiedono che i documenti siano conservati per un certo periodo di tempo. Allo stesso modo, devono essere previste politiche e procedure appropriate per la distruzione sicura e legale dei documenti.
- Sicurezza dei dati e compliance: la gestione documentale deve essere realizzata in conformità con le leggi e le normative sulla privacy dei dati, sulla sicurezza delle informazioni e sulla conservazione dei documenti.
Manuale di gestione documentale e manuale di conservazione: differenze
Il manuale di gestione documentale e il manuale di conservazione sono due documenti distinti, ma spesso correlati, che riguardano la gestione dei documenti in un’organizzazione.
Il manuale di gestione documentale, come abbiamo visto, riguarda tutti gli aspetti della gestione dei documenti, dalla creazione alla distruzione. Include linee guida su come creare, classificare, archiviare, recuperare e distruggere i documenti.
D’altra parte, il manuale di conservazione si concentra specificamente sulla conservazione dei documenti a lungo termine. Questo include informazioni dettagliate su quanto tempo i documenti devono essere conservati, come devono essere conservati e quali procedure seguire quando è il momento di distruzione.
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