Il settore della gestione dei rifiuti si prepara a una rivoluzione digitale grazie al RENTRI, il Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti. Previsto dall’art. 188-bis del Decreto Legislativo 152/2006, questo sistema, gestito dal Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica con il supporto dell’Albo Nazionale Gestori Ambientali, entrerà in piena operatività nel 2025. L’introduzione del RENTRI sostituirà gli attuali sistemi cartacei con un modello completamente digitale, garantendo maggiore trasparenza, efficienza e tracciabilità nella gestione dei rifiuti.
Analizziamo la normativa di riferimento per la conservazione digitale dei documenti nel settore dei rifiuti e i processi aziendali che necessitano di una transizione digitale per conformarsi alle nuove disposizioni.
RENTRI: normativa di riferimento per la conservazione digitale
La digitalizzazione dei processi legati alla gestione dei rifiuti deve rispettare i principi stabiliti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle linee guida emanate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). In particolare:
- Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD): stabilisce che i documenti informatici devono garantire integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Introduce,inoltre, la figura del Responsabile della Conservazione, incaricato di assicurare la conformità del sistema di conservazione.
- Linee Guida AgID: definiscono le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Prescrivono, poi, l’utilizzo di formati standard, come XML e PDF/A, per garantire interoperabilità e durata nel tempo.
- Decreto Legislativo 152/2006, Art. 188-bis: regola la tracciabilità dei rifiuti e introduce l’obbligo di conservazione delle informazioni contenute nei formulari di identificazione del trasporto e nei registri cronologici di carico e scarico.
Quali processi aziendali digitalizzare per rispettare il sistema RENTRI
Per conformarsi al nuovo sistema RENTRI, le aziende devono affrontare una profonda trasformazione digitale nei seguenti processi:
- Tracciabilità e gestione dei documenti: digitalizzazione e conservazione a norma di legge dei formulari di identificazione del trasporto (FIR) e dei registri cronologici di carico e scarico; archiviazione digitale, con conservazione digitale a norma di legge, delle dichiarazioni ambientali (MUD) e di altri documenti obbligatori. Per questo, il Registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti trasmesso a RENTRI (Registro Elettronico Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti) deve essere necessariamente e per obbligo di legge conservato a norma Agid.
- Sistema di conservazione digitale: implementazione di piattaforme certificate AgID per la conservazione a norma dei documenti digitali; utilizzo della firma digitale e della marca temporale per garantire l’autenticità e la validità legale dei documenti. Ricordiamo che non si può usare in questo caso la FEA, ma solo la firma qualificata.
- Automazione dei processi: adozione di sistemi gestionali integrati per automatizzare la compilazione, la trasmissione e l’archiviazione delle informazioni legate alla gestione dei rifiuti.
- Sicurezza dei dati: protezione dei dati sensibili attraverso sistemi di crittografia avanzata e politiche di accesso controllato.Monitoraggio e audit delle operazioni per garantire la trasparenza e prevenire eventuali violazioni. Le stesse procedure devono essere riportate nel sistema di conservazione digitale.
È evidente dunque che bisogna digitalizzare i processi e renderli conformi sia alle direttive del Codice dell’Amministrazione Digitale, sia a quelle di Agid, oltre che del RENTRI. Prima del processo di conservazione, sarà ovviamente necessario digitalizzare anche i processi di formazione, gestione ed archiviazione dei documenti, con annesse sottoscrizioni digitali da individuare caso per caso.
Ciò che si consiglia è di partire dal delineare la situazione “as is”, per poi ridefinire i processi con le nuove procedure ed i nuovi sistemi, ipotizzando più scenari “to be”. Sarà quindi opportuno scegliere quello che ha i maggiori benefici sia sotto l’aspetto dei costi, sia sotto l’aspetto dell’efficacia e dell’efficienza, oltre che, naturalmente, della compliance normativa.
