La trasformazione digitale non è più una scelta, ma un obbligo. Ogni azienda, ente o professionista deve oggi fare i conti con le regole della conservazione digitale dei documenti, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dal Decreto MEF del 17 giugno 2014 e dalle Linee Guida AgID. Ma quali documenti devono essere conservati? E in che modo?
Il quadro normativo di riferimento
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. 82/2005)
Il riferimento principe in materia di documenti informatici è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – D.Lgs. 82/2005). All’art. 21, stabilisce che un documento informatico ha valore legale solo se ne sono garantiti:
- l’autenticità,
- l’integrità,
- la leggibilità,
- l’immodificabilità.
Questi requisiti evidenziano un obbligo imprescindibile: la conservazione.
Decreto Ministeriale MEF del 17 giugno 2014
Il Decreto Ministeriale MEF del 17 giugno 2014 disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro conservazione. Tra i punti chiave:
- conservazione con marca temporale opponibile a terzi,
- obbligo di conservazione per qualunque documento fiscale digitale,
- assolvimento dell’imposta di bollo solo in via telematica.
Linee Guida AgID sulla conservazione
Pubblicate il 10 settembre 2020 ed entrate in vigore dal 1° gennaio 2022, le Linee Guida AgID sulla Conservazione definiscono le regole operative e tecniche che ogni sistema di conservazione deve rispettare per essere conforme. In particolare:
- stabiliscono la struttura dei pacchetti di archiviazione (SIP, AIP, DIP),
- introducono il concetto di Responsabile della Conservazione e le sue responsabilità,
- definiscono il contenuto del Manuale della Conservazione, documento fondamentale per attestare l’idoneità del sistema.
Quali documenti devono essere conservati digitalmente?
Tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali, civilistici e probatori devono essere conservati digitalmente. In particolare:
- fatture elettroniche (B2B e PA),
- registri IVA, giornali contabili, inventari,
- libri cespiti, libro soci, libro giornale,
- contratti digitali,
- documentazione doganale e accise,
- documenti firmati digitalmente,
- dichiarazioni fiscali, deleghe di pagamento (F24),
- qualunque PDF o documento che abbia valenza legale (e che, nella maggior parte dei casi, si trova all’interno di un software gestionale).
Qualsiasi documento informatico che abbia valore legale o fiscale, se non conservato a norma, può essere considerato inesistente in sede di verifica tributaria o contenzioso.
Il paradosso del PDF
Il PDF è ormai il formato universale per condividere documenti, anche in ambito legale. Ma attenzione: un PDF non è automaticamente un documento giuridicamente valido nel tempo.
Il rischio è pensare che un documento in PDF sia sufficiente a garantire opponibilità a terzi. In realtà, un PDF può essere facilmente modificato e, se non è sottoposto a un processo di conservazione digitale, non offre nessuna tutela.
Infatti, la stampa del PDF è l’unico modo tradizionale per renderlo “opponibile a terzi”, ma con essa si perdono tutti i vantaggi della digitalizzazione.
La vera e unica alternativa alla stampa è la conservazione digitale a norma, che applica:
- firma elettronica qualificata o digitale,
- marca temporale,
- struttura archivistica coerente con le Linee Guida AgID.
La firma digitale vale solo nel digitale
Un documento firmato digitalmente contiene metadati critici:
- chi ha firmato,
- quando ha firmato,
- se il contenuto è stato alterato dopo la firma.
Tutti questi elementi sono contenuti nel file, non visibili nella versione stampata.
Stampare un documento firmato digitalmente equivale, quindi, a perderne la firma. La carta non può trasportare la validazione elettronica. Di conseguenza, un documento firmato digitalmente deve obbligatoriamente essere conservato in formato digitale, in un sistema che ne garantisca:
- l’inalterabilità,
- l’accesso nel tempo,
- la leggibilità.
Cosa serve per conservare digitalmente a norma?
- sistema di conservazione certificato e conforme alle Linee Guida AgID,
- responsabile della conservazione, con manuale e procedura documentata,
- pacchetti di archiviazione strutturati (SIP, AIP, DIP),
- marca temporale e firma digitale,
- conservazione entro i termini previsti (es. 3 mesi dalla presentazione del bilancio o chiusura dell’anno fiscale).
La digitalizzazione documentale non è solo una questione tecnica: è una vera e propria garanzia legale. Conservare digitalmente a norma significa tutelare l’azienda nel tempo, ridurre i rischi fiscali e migliorare l’efficienza interna.
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