In materia di conservazione digitale dei documenti, oltre che di certificazione degli stessi, l’attestazione di conformità detiene un’importanza assoluta. Ciò vale in modo ancor più rilevante nel periodo attuale, in cui i documenti digitali convivono ancora con quelli cartacei.
L’attestazione di conformità, di norma, viene associata a un procedimento telematico. A ben vedere, però, il suo utilizzo è assai più variegato. A tal proposito, esaminiamone le peculiarità nel dettaglio, partendo da una definizione che possa tornare utile per circoscrivere l’argomento.
Che cos’è l’attestazione di conformità?
Quando si parla di “attestazione di conformità” si fa riferimento a una certificazione che attesti l’effettiva conformità, per l’appunto di una copia di un documento con il suo originale. Il discorso è valido sia per i documenti cartacei che per quelli digitali.
La definizione riportata è piuttosto generica, ma non potrebbe essere altrimenti.
Prima di approfondirne le dinamiche, infatti, è utile sottolineare che la gestione dell’attestazione varia in base al contesto in cui ci si trova. Da ciò deriva l’importanza del documento, indipendentemente dalle forme con le quali lo stesso è stato prodotto.
Detto ciò, procediamo con un’analisi più dettagliata delle eventualità in cui l’attestazione risulti essenziale a fini burocratici.
Quando è necessaria l’attestazione di conformità?
Come si è potuto denotare, l’attestazione detiene un’importanza assoluta sul piano della certificazione dei documenti. Già, ma in quali frangenti è richiesta per legge?
L’attestazione andrà prodotta in due frangenti essenziali:
- nel caso in cui si necessiti di produrre una copia informatica di un documento cartaceo;
- in maniera opposta, nel caso in cui vi sia la necessità di produrre una copia cartacea di un documento informatico.
I due casi citati, benché opposti, richiedono che il proprietario del documento – con copia annessa – ottenga l’attestazione per scopi vari. I procedimenti, però, prevedono fasi distinte, così come vedremo in seguito.
Come si attesta la conformità all’originale
Delineate le caratteristiche generali del documento, ed elencati i casi in cui l’attestazione risulti obbligatoria a norma di legge, è utile riportare i passaggi che, di fatto, permetteranno al proprietario di un documento di attestare che la sua copia è conforme all’originale.
Prima di procedere con una descrizione del procedimento, però, va precisato che il processo prevede fasi distinte tra i due casi possibili (copia informatica di documento cartaceo e copia cartacea di documento informatico).
Questo comporta la necessità di rivolgere una maggiore attenzione all’intero procedimento burocratico, onde evitare di far confusione tra le singole prassi.
Infine, una ulteriore precisazione. Prima di procedere con la richiesta dell’attestazione, il diretto interessato sarà tenuto a raccogliere i documenti e organizzarli, specie a fronte di una mole notevole di fogli/file per cui richiedere le attestazioni.
Per far fronte a una simile eventualità, risulta essenziale rivolgersi a professionisti del settore, meglio ancora se attivi nell’ambito della gestione documentale. In questo modo, l’intero processo verrà ottimizzato e semplificato, consentendo ai diretti interessati di ridurre i tempi e i costi delle operazioni.
Passiamo quindi a una delineazione delle fasi del processo, soffermandoci su una ulteriore distinzione tra i due casi citati in precedenza.
Se è vero che il procedimento relativo alla realizzazione di una copia digitale prevede tre fasi differenti – certificazione di processo, attestazione di conformità e firma digitale – è altrettanto vero che, alla base del procedimento opposto, inerente alla produzione di una copia cartacea, sussistano tre procedure distinte, variabili a seconda della tipologia di attestazione desiderata.
Ma partiamo proprio da una descrizione del procedimento effettivo per il primo caso, relativo alla necessità di ottenere l’attestazione per una copia digitale.
Certificazione di processo
La prima fase prevede che il titolare del documento ottenga la certificazione di processo. Si tratta di un passaggio obbligatorio, così come evidenziato nel comma 1bis degli articoli 22 e 23-ter del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
La certificazione può avvenire in standard differenti, a seconda delle necessità. Il più comune, tra quelli a disposizione, è l’UNI EN ISO 9001, facente riferimento alla gestione dei requisiti di gestione per la qualità di un’organizzazione.
All’interno della fase di “certificazione di processo” rientrano tutti quei procedimenti, oltre che le tecnologie, necessari per permettere la realizzazione delle copie digitali, a partire dagli originali in forma cartacea.
Affinché il processo possa risultare valido, è essenziale che lo stesso venga implementato in modo tale che la corrispondenza, tra la copia del documento e il suo originale, sia massima; solo così, infatti, sarà possibile ottenere l’attestazione di conformità.
Attestazione di conformità
Al termine della digitalizzazione dei documenti, questi saranno sottoposti a un controllo approfondito. L’esame verrà effettuato dal personale preposto al rilascio dell’attestazione, ossia un notaio o un pubblico ufficiale (approfondiremo in seguito questo passaggio).
Nel caso in cui il numero dei documenti risulti ingente, il soggetto autorizzato al controllo potrà effettuare una verifica a campione: l’esame verrà eseguito su copie a campione, in modo tale da sveltire una pratica che, in caso contrario, prevedrebbe tempistiche più dilatate.
Va precisato, però, che il controllo a campione diviene possibile solamente nel caso in cui le copie rispettino gli standard condivisi dalle varie parti in causa.
Qualora il numero dei documenti, oggetto della verifica, risultasse limitato, il soggetto preposto ai controlli potrà verificarli uno per uno, copia per copia.
Giunti a questo punto, terminata la fase di controllo dei documenti interessati, il notaio o il pubblico ufficiale possono rilasciare l’attestazione di conformità. Questa può essere resa disponibile su un file distinto o applicata direttamente alla copia informatica.
Firma digitale
L’ultimo passaggio, relativo all’ottenimento dell’attestazione, prevede che il notaio o il pubblico ufficiale, gli stessi che hanno realizzato i controlli sui documenti, appongano la firma digitale sulle copie prodotte.
Il procedimento si rende essenziale per garantire completa efficacia probatoria alle copie stesse. In assenza della firma, infatti, il documento non potrà risultare conforme all’originale. Ottenuta anche la firma digitale, la copia risulterà a tutti gli effetti dotata di conformità.
Si è visto, dunque, come il procedimento risulti relativamente semplice, purché si organizzino i documenti in modo tale da sveltire la procedura.
Ma il discorso è valido anche per le copie cartacee di documenti digitali?
In precedenza si è fatto riferimento a una distinzione tra le procedure. Quest’ultime, infatti, differiscono per alcuni aspetti essenziali, valutabili esaminando il procedimento per la realizzazione di una copia cartacea (da un documento digitale, logicamente).
A proposito dell’attestazione per una copia su carta, a partire da un documento informatico, la dichiarazione dovrà contenere quattro informazioni fondamentali:
- il nome e la qualifica del soggetto dichiarante la conformità dell’attestazione;
- i riferimenti da utilizzare per risalire al documento digitale originale;
- il luogo e la data dell’attestazione;
- la firma del soggetto dichiarante la conformità.
In parole povere, al soggetto impegnato nei controlli spetterà sottoscrivere che, in seguito alla verifica, vi è piena corrispondenza tra il documento digitale (originale) e la sua copia prodotta su carta.
L’attestazione potrà avvenire in differenti modalità di gestione. Tra queste, ve ne sono tre riportate nell’articolo 16 undecies del Decreto Legge n. 83/2015:
- attestazione di conformità apposta in calce alla copia, la quale prevede che i soggetti preposti al rilascio del documento, ossia notaio o pubblico ufficiale, redigano e firmino di proprio pugno l’attestazione stessa. Ciò può avvenire, ad esempio, al termine della copia su carta del documento digitale;
- attestazione di conformità apposta a margine della copia, la quale prevede che l’attestazione, redatta dai soggetti citati, avvenga a margine del documento stesso;
- attestazione di conformità allegata alla copia, la quale prevede che il soggetto preposto al rilascio produca l’attestazione in un documento a sé stante. Tale documento, successivamente, potrà essere allegato insieme alla copia.
Va fatta una ulteriore precisazione. Affinché l’attestazione risulti valida, è fondamentale che la stessa venga redatta in maniera leggibile, oltre che permanente. Ciò è essenziale per garantire piena validità al documento, ai fini di eventuali controlli da parte delle autorità.
Chi rilascia l’attestato di conformità?
Si è fatta maggior chiarezza in merito alle procedure per la richiesta dell’attestato di conformità. Sono stati esaminati i vari passaggi, relativi sia alla produzione del documento su carta che della versione in digitale.
Poco è stato detto, però, in merito alle figure che, in base alle leggi vigenti sono tenute al rilascio della documentazione.
Entrambe le figure sono state nominate in precedenza, ma meritano un piccolo approfondimento.
- Pubblico ufficiale. Il pubblico ufficiale è una delle due figure in grado di rilasciare l’attestazione. All’interno di qualsiasi pubblica amministrazione, è fondamentale che sia indicato il soggetto con il potere e il diritto di rilasciare l’attestato.
- Notaio. Il notaio è la seconda figura professionale con la facoltà di rilasciare l’attestazione. Tale figura entra in gioco nel momento in cui si passa dall’ambito pubblico al privato. Il notaio svolgerà la funzione di pubblico ufficiale a tutti gli effetti, con la conseguenza che gli atti firmati da lui/lei avranno piena validità legale e giuridica.
A entrambe le figure professionali, come già descritto in precedenza, spetterà non soltanto la possibilità di rilasciare i documenti, ma anche la facoltà di effettuare un controllo degli stessi.
Le prassi di verifica si rendono essenziali per constatare che l’intera procedura è stata svolta nella maniera corretta. Se così non fosse, il proprietario del documento non potrebbe ottenere l’attestazione, risultando impossibilitato a garantire conformità tra la copia del documento interessato e il suo originale.
L’intera procedura, dunque, è caratterizzata da una relativa complessità di fondo.
È certamente vero che un soggetto poco pratico, in materia di burocrazia, potrebbe avere difficoltà nel comprendere i vari aspetti che contraddistinguono la prassi, ed è per questo motivo che, al fine di non commettere errori, potrebbe risultare utile rivolgersi a professionisti del settore, che si occupino delle pratiche; così facendo, si eviterà di incappare in eventuali problemi inerenti all’ottenimento dell’attestazione di conformità, quanto mai essenziale per i documenti in proprio possesso.
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