La conservazione dei documenti fiscali e contabili è un’operazione difficoltosa, specie a fronte della complessità del sistema burocratico. Una mala gestione, oltre a poter comportare problemi legali, porta a oneri eccessivi in termini di inefficienza aziendale, con perdite sul piano della competitività.
In maniera opposta, una gestione oculata della documentazione rappresenta uno straordinario punto di forza: i documenti saranno più facilmente reperibili, leggibili e consultabili in tutta comodità.
Il discorso, però, si complica ulteriormente. Il numero di tipologie di documenti esistenti, infatti, è particolarmente ampio, e ciò comporta la necessità di procedere con un’archiviazione precisa, dettagliata, impeccabile (per quanto possibile). Già, ma quali sono i documenti che, dopo essere stati prodotti, andranno conservati per eventuali controlli?
Ogni documento detiene un’importanza specifica, ma alcuni si rivelano più essenziali di altri, richiedendo una preservazione più duratura.
A tal proposito, esaminiamo le questioni avanzate in precedenza, soffermandoci sulle tipologie di documenti da conservare, sul funzionamento della conservazione fiscale e sui termini relativi alla procedura conservativa. Procediamo!
Obbligo di conservazione dei documenti
Partiamo da una delineazione essenziale del concetto.
La conservazione documentale è una prassi che riguarda non soltanto le grandi, medie o piccole imprese, ma anche il singolo cittadino. Già, perché alcuni – buona parte, in realtà – documenti che lo/la riguardano andranno conservati per diverso tempo, generalmente per anni, al fine di favorire eventuali controlli in ottica futura.
Ogni documento andrà conservato per un lasso di tempo differente. Quest’ultimo varia a seconda della tipologia di documento da conservare, tenendo presente che, a rigor di logica, tanto più esteso è l’intervallo di preservazione, tanto più rilevante sarà l’importanza del documento stesso.
Entrando nel dettaglio, il termine per la conservazione dei documenti può variare da un minimo di un anno sino a un massimo di venti (discorso differente per i documenti prodotti dalla pubblica amministrazione, se ti interessa questo argomento leggi il nostro articolo sull’obbligo della firma digitale nella pubblica amministrazione).
A proposito dei documenti fiscali, per quanto tempo gli stessi andranno conservati? Quanto è esteso l’intervallo in questione?
Quanti anni si devono conservare i documenti fiscali?
La conservazione dei documenti fiscali, come già citato in precedenza, ha delle finalità ben precise: garantire gli accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate. Di conseguenza, i tempi di custodia varieranno in base alle tempistiche previste per l’accertamento.
In linea generale, i documenti fiscali andranno conservati almeno per i quattro anni successivi all’avvenuta presentazione della dichiarazione dei redditi. Ciò avviene ai sensi dell’articolo 43 del D.P.R. 600/73 e dell’articolo 57 del D.P.R. 633/72.
Nel caso in cui avvenga un’omessa dichiarazione, il termine suddetto (quattro anni) aumenta di un singolo anno.
Va detto, però, che quelli elencati sono i termini considerati “normali” per la possibile notifica di un atto di accertamento. A fronte delle possibili (e frequenti) proroghe relative all’esercizio delle varie attività di controllo, è utile prolungare i tempi relativi alla preservazione dei vari documenti, onde evitare di gettare via delle informazioni che potrebbero tornare utili in futuro.
Oltre a tutto ciò, vi sono alcuni documenti che, di fatto, vanno conservati entro i termini di prescrizione del tributo. Il lasso di tempo, in questo caso, è generalmente decennale.
Dopo una prima disamina generale, relativa alla delineazione delle caratteristiche della prassi, viene da chiedersi: ma quali sono i documenti contabili da conservare? Procediamo con un ulteriore approfondimento.
Quali documenti contabili conservare?
La lista dei documenti da conservare è particolarmente ampia. E con essa, ovviamente, le relative tempistiche di conservazione, variabili caso per caso.
I documenti più rilevanti, come vedremo, prevedono tempi più lunghi, in virtù della loro importanza a fini fiscali. È il caso, ad esempio, dei documenti commerciali inerenti ai beni immobili: il possesso dovrà perdurare per almeno vent’anni.
Prima di vagliare le varie tempistiche, con riferimento ai singoli casi, è utile procedere con un primo elenco generale, in modo tale da rendere conto della relativa complessità della tematica.
Tra i documenti fiscali e contabili che richiedono la conservazione troviamo:
- le fatture,
- le ricevute per le spese inerenti alla ristrutturazione della casa,
- il canone della TV,
- gli estratti conto bancari e le tasse per la nettezza urbana;
- il Modello Unico e il Modello 730,
- le ricevute dell’affitto e i pagamenti rateali,
- i documenti relativi ai muti e le ricevute relative ai pagamenti delle tasse.
E non è finita qui. A richiedere una salvaguardia preventiva vi sono anche la certificazione dei redditi, le assicurazioni, i bollettini ICI, le multe, ricevute dell’affitto e le bollette della casa, oltre alle spese mediche. Da non tralasciare le cambiali, i compensi per gli artigiani e le parcelle professionali, oltre al bollo auto.
Infine, vi sono anche documenti di “minore entità”, anche questi oggetto di una tutela per eventuali controlli: è il caso di scontrini vari, ricevute delle rette scolastiche, ricevute di spedizione in Paesi dell’Europa e ricevute di iscrizione alla palestra.
Alla luce di una simile stratificazione, si può ben intendere come un lavoro d’archivio, all’interno di un’azienda così come in casa propria, richieda un’attenta e meticolosa organizzazione. Se così non fosse, si correrebbe il rischio di incappare in problemi di natura burocratica, derivanti, per l’appunto, dalla mancata conservazione di documenti sensibili.
Detto ciò, torna utile effettuare un’analisi dei vari tempi di preservazione dei documenti, dividendoli per categorie d’importanza a seconda delle tempistiche previste.
Quali sono i termini per la conservazione dei documenti
Per evitare di soffermarci sui tempi di ogni singolo documento citato, vediamo quali sono le tempistiche inerenti alla conservazione dei documenti bancari, fiscali e contabili principali.
| TIPOLOGIA DI DOCUMENTI | TEMPO DI ARCHIVIAZIONE |
| Dichiarazione dei redditi | 5 anni |
| Scontrini | 26 mesi (2 anni e 2 mesi) |
| Spese condominiali | 5 anni |
| Multe | 5 anni |
| Affitto | 5 anni |
| Mutuo | 5 anni |
| Bollette varie | 5 anni |
| Imposte sugli immobili | 5 anni |
| Ricevute di pagamento | 3 anni |
| Bollo auto | 3 anni |
| Bonus per ristrutturazioni edilizie | 5 anni |
È evidente come la procedura di conservazione dei documenti, a fronte dell’ampio numero di documenti possa risultare assai difficoltosa. A ciò si aggiunge il fatto che, anno dopo anno, si è costretti ad accumulare documenti su documenti, una sorta di circolo vizioso che, di fatto, perdurerà per tutta una vita.
Il discorso qui condotto è valido in particolar modo per il singolo cittadino. Ma cosa accade all’interno delle aziende? Quali sono i documenti che il titolare di un’azienda è tenuto a conservare?
Approfondiamo questa ulteriore questione, per poi soffermarci sulle peculiarità e i vantaggi della conservazione digitale dei documenti.
Come funziona la conservazione dei documenti fiscali per le aziende?
In un’azienda, piccola o grande che sia, è essenziale conservare le scritture contabili.
Per “scrittura contabile” si intende qualsiasi documenti che attesti un movimento economico-finanziario da parte di un’azienda. I termini relativi alla loro conservazione sono indicati all’interno dell’articolo 2220 del codice civile: l’azienda è tenuta a conservare le scritture per un arco di tempo di dieci anni a partire dalla data dell’ultima registrazione. E non è tutto.
L’intervallo va rispettato in modo analogo per lettere, fatture e telegrammi, oltre che per le loro copie digitali.
Entrando ancor più nel dettaglio, tra le scritture contabili obbligatorie, da conservare per l’arco di tempo suddetto, troviamo il libro degli inventari, il libro giornale, la corrispondenza commerciale e altre scritture, come possono esserlo il libro di magazzino, il libro cassa o il libro mastro.
Nel caso delle società per azioni, le scritture contabili da conservare sono il libro delle obbligazioni, il libro dei soci, il libro degli strumenti finanziari relativi alla partecipazione all’affare, il libro relativo all’attività di revisione contabile e il libro inerente alle adunanze e alle deliberazioni.
Infine, venendo alle società a responsabilità limitata, quest’ultime sono tenute a conservare scritture contabili quali il libro delle decisioni degli amministratori, il libro delle decisioni del collegio sindacale e il libro delle decisioni più in generale.
Perché scegliere la conservazione digitale per i tuoi documenti fiscali e contabili
Sinora si è cercato di fare chiarezza sulla vasta gamma di documenti che le persone fisiche sono tenute a conservare. Poco è stato detto, però, in materia di conservazione. Quest’ultima non è altro che un processo di archiviazione, volto a garantire la massima integrità possibile di un bene (in questo caso un documento).
L’archiviazione prevede il collocamento dei documenti interessati all’interno di un archivio, previa catalogazione per categorie o altro. Tuttavia, l’archiviazione fisica ha un costo non indifferente. Il mantenimento di un archivio, infatti, richiede impegno, tempo e risorse economiche.
In quest’ottica, non è un caso che la prassi digitale si stia diffondendo a macchia d’olio, forte dei suoi vantaggi e delle sue potenzialità. Ma cosa si intende per “conservazione digitale“? Quali sono le differenze rispetto alla modalità analogica?
La prima delle due concerne un procedimento volto a conservare uno o più documenti in maniera digitale. Si tratta di una prassi sempre più comune, in virtù dei suoi numerosi punti di forza.
- In primo luogo, un archivio digitale ha una durata illimitata. Non rischia di essere intaccato dalle fiamme o dall’umidità, o da una qualsiasi catastrofe naturale.
- In secondo luogo, ha un costo di mantenimento pressoché nullo. I file sono archiviati in una cartella, in un server o su un cloud, soluzioni dal basso (spesso bassissimo) costo.
- Oltre a tutto ciò, si evidenzia una enorme semplicità di condivisione dei documenti, salvaguardabili su più dispositivi e, pertanto, facilmente disponibili per una rapida consultazione.
È altrettanto vero, però, che a fronte degli innumerevoli vantaggi della conservazione digitale si affianca la necessità di garantire ai documenti la conformità agli originali su carta.
L’attestazione di conformità può essere rilasciato da un notaio o da un pubblico ufficiale, previa analisi delle copie prodotte dal titolare dei documenti interessati. Ottenuta l’attestazione, e apposta la firma digitale da parte dei soggetti preposti al rilascio della stessa, i documenti sono pronti per l’archiviazione in digitale.
