Con il decreto numero 70 emanato nel 2011 e attraverso le successive integrazioni, in Italia sono state introdotte importanti novità riguardanti gli assegni. In particolare, è stato fatto un importante passo verso la digitalizzazione dei processi riconoscendo a tutti gli effetti il valore giuridico delle cosiddette copie informatiche dei classici assegni.
Ci sono stati aggiornamenti storici e per certi versi rivoluzionari che hanno permesso di mettere appunto un nuovo meccanismo per l’incasso degli assegni poi denominato Check Image Truncation o più semplicemente CIT. È stato anche stabilito che per tutto il sistema bancario nazionale e di conseguenza internazionale, c’è l’obbligo di adesione a tale novità.
Questo fa parte di un discorso a più ampio giro che riguarda l’intero settore economico, ormai fortemente globalizzato e le esigenze nel rendere più snelle alcune procedure ancora obsolete e macchinose. Semplificando il tutto, le banche ed in particolare quella negoziatrice è tenuta a generare un’immagine su un qualsiasi supporto informatico affidabile degli assegni cartacei che vengono rilasciati dai clienti nel processo di pagamento per un determinato servizio oppure per incassare una somma.
Gli assegni possono essere presentati in formato elettronico presso banche, a prescindere dal ruolo che svolgono nell’ambito di una determinata transazione.
Inoltre, le normative vigenti prevedono che le copie informatiche così ottenute degli assegni, siano a tutti gli effetti uguali alle originali cartacei. Per ottenere questo genere di risultato è però necessario che le copie informatiche e soprattutto quelle originali siano conformi tra di loro.
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva degli assegni: obblighi e modalità
La legge prevede che la conformità venga stabilità e assicurata dalla banca negoziatrice attraverso la procedura di firma digitale, ormai diventata di utilizzo comune per quanto riguarda gli assegni.
La dematerializzazione degli assegni deve avvenire secondo la procedura prevista per il protesto oppure per la constatazione equivalente.
Questo genere di operazioni possono essere gestite presso tutti i notai presenti sul territorio italiano oppure presso Banca d’Italia.
Le normative sono cambiate per cui, con la generazione dell’immagine, l’assegno in cartaceo di fatto perde la sua originale valenza giuridica.
In particolare, questo significa per il cliente che ha versato un assegno per l’incasso, la facoltà poter ricevere una sola volta la copia analogica dell’immagine dell’assegno con tutte le informazioni relative e con tanto di documentazione che ne conferma la conformità da parte della banca negoziatrice.
Inoltre, si potrà ottenere una sola volta una copia analogica di un eventuale protesto oppure per la constatazione equivalente. Resta salva l’opportunità per i clienti di ricevere altre copie che però non hanno valenza giuridica per cui non possono essere usate per presentare richiesta formale per qualsiasi esigenza.
Tutto il processo di dematerializzazione se da una parte ha come obiettivo quello di rendere più sicuri e semplici i vari processi, dall’altro richiede da parte del cliente la massima attenzione nella fase di compilazione degli assegni per consentire ai dispositivi preposti di poter effettuare un’acquisizione dell’immagine ottimale in formato digitale evitando ogni genere di contestazione e problema futuro nell’interpretazione.
A proposito dell’articolo di legge, si fa riferimento proprio alle modalità di generazione dell’immagine e di conservazione sostitutiva. In primo luogo il negoziatore, per cui la banca, ha il compito di generare l’immagine dell’assegno cartaceo mediante apposizione della firma digitale.
Il processo con cui avviene la generazione assicura che il titolo cartaceo venga quindi utilizzato una sola volta per una sola immagine, avente valore legale. Inoltre, nello stesso articolo di legge si fa riferimento all’esigenza da parte degli intermediari di definire le procedure da seguire nel caso in cui non si possa generare un’immagine che rispetti le normative di legge.
Essendo un documento legale a tutti gli effetti, nel caso specifico, lo Stato ha previsto anche delle specifiche modalità di conservazione.
In particolare, il negoziatore è tenuto a registrare su supporto informatico, idoneo per garantire la tracciabilità e la non modificabilità.
Inoltre, è previsto che l’assegno cartaceo sia conservato per sei mesi dal termine di presentazione e che non possa essere esibito durante questo periodo di tempo soltanto su espressa richiesta della parte delle autorità giudiziarie. Per tutte le altre esigenze e richieste di esibizioni oppure di produzione di una copia, si farà riferimento solo ed esclusivamente all’immagine digitale.
Trascorsi i 6 mesi previsti per la conservazione dei documenti bancari allora si potrà procedere con la distruzione della copia cartacea.
Anche in questo caso però ci sono delle eccezioni, ossia non sarà distrutta la copia nel caso in cui ci siano in essere delle richieste di sequestro oppure degli ordini da parte delle autorità giudiziarie competenti nell’esibizione dell’assegno. Altro caso previsto dalla normativa è che il negoziatore abbia esigenze di disporre della copia cartacea per potersi difendere presso le opportune sedi in relazione a qualsiasi questione di natura legale.
Le banche in ragione della varietà dei documenti bancari che devono essere conservati hanno adottato delle misure estremamente precise e rigide per minimizzare il rischio di errore. In aggiunta, siccome è facoltà di un cliente poter richiedere alla propria banca lo storico dei movimenti effettuati dal punto di vista economico, allora la banca stessa dovrà avere a disposizione un sistema informatico che consenta al cliente stesso di potervi accedere in autonomia e in sicurezza.
Va ricordato che la banca deve conservare obbligatoriamente almeno due tipologie di documenti ossia i rendiconti periodici e i contratti. L’obbligo di conservazione è entrato in vigore nel 1994 con il Testo Unico Bancario conosciuto anche con l’acronimo TUB.
Firma digitale dei documenti informatici
La firma digitale è un aspetto importantissimo per dimostrare l’originalità e la conformità dei documenti bancari, e più in generale di quelli informatici, previsti nel regolamento della Banca d’Italia per quanto riguarda la dematerializzazione assegni.
In particolare, quando si effettua l’apposizione della firma digitale, è necessario che venga utilizzato un algoritmo di hashing previsto dalle norme di legge.
Tra l’altro c’è un collegamento ben definito tra la firma digitale e la conservazione sostitutiva delle documentazioni bancarie perché il valore della firma nel tempo è assicurato per l’appunto dalla conservazione.
Per poter apporre la firma digitale è quindi necessario utilizzare un apposito applicativo che sia conforme alle normative vigenti.
Stando a quanto riportato nella legge numero 45 emanata il 21 maggio del 2009, un certificato che viene utilizzato da un intermediario deve contenere innanzitutto il nome e il cognome del titolare del certificato negli appositi campi indicati con il termine GivenName e Surname.
In questo modo si riesce ad individuare la persona fisica in favore della quale l’intermediario chiede e autorizza il rilascio di un determinato certificato. In secondo luogo, nel campo indicato come OrganizationName vengono riportate alcune informazioni relative alla ragione sociale e il codice identificativo dell’intermediario che ha richiesto il rilascio del certificato.
Per attestare la conformità e quindi l’originalità di un assegno digitale rispetto alla versione cartacea, la firma deve essere imputabile dunque al negoziatore e apposta da un soggetto che deve fruire di un apposito applicativo messo a disposizione dello stesso negoziatore. In ragione di queste considerazioni è presente anche un campo Title per l’eventuale rappresentanza mentre in UserNotice va inserita la dicitura Digitalizzazione assegni per evidenziare l’operazione in atto e la tipologia di documenti che si sta per firmare.
Sono disponibili due principali modalità per apporre una firma digitale.
La prima opzione è la firma PAdES, ossia PDF Advanced Electronic Signature, e fa riferimento ad una modalità nella quale si utilizza un Pdf per identificare in maniera univoca l’autenticità del documento. Per via della sua semplicità e completezza, la firma PAdES è tra le più utilizzate anche per altre esigenze come atti, contratti e altri file. Questo formato consente di generare un file associato al documento di interesse attraverso un software che permette di apporre la firma. Inoltre, dispone di 4 livelli di verifica per il certificato digitale, da un minimo indicato con l’acronimo bb e fino ad un massimo di b-LTV (documenti validi per un lasso di tempo molto ampio). Da sottolineare che quando la validità temporale della firma termina, il certificato risulta scaduto e non più valido ai fini legali.
Un format alternativo è la firma CAdES. La principale differenza è che questa firma consente di effettuare una modifica al documento con tanto di apposizione di una nuova firma che ne attesti l’operazione. L’altra differenza è prettamente tecnica: CAdES richiede un software dedicato per la gestione mentre un documento PAdES può essere gestito ed aperto con un qualsiasi applicativo, anche gratuito, come Adobe Reader. Con la firma CAdES, in aggiunta, il file generato ha un’estensione .p7m e consente di apporre la firma su qualsiasi documento e non soltanto su pdf come avviene con la PAdES.
In generale, possono essere usate entrambe anche se ci sono degli ambiti nei quali sono ammesse tipologie specifiche. In caso di processo di natura amministrativa, possono essere utilizzati solo documenti con firma PAdES mentre nell’ambito di un processo tributario esclusivamente CAdES.
