Come funziona la digitalizzazione dei documenti cartacei?

Con l’avvento delle nuove tecnologie sono in molti a domandarsi come sia possibile attuare una rapida, semplice, ed efficace, dematerializzazione dei propri documenti cartacei.

Oggi cerchiamo di scoprire in questo articolo come avvenga la trasformazione i documenti cartacei in digitale e soprattutto quali siano le tipologie di documenti che è più semplice trasformare in questo formato.

I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione sono molteplici: non soltanto una migliore organizzazione degli spazi dell’archivio dell’azienda, ma anche, e forse soprattutto, una migliore categorizzazione degli stessi e, di conseguenza, una più semplice consultazione.

Il tema della digitalizzazione dei documenti cartacei è molto discusso ed è soggetto a notevoli controversie per quanto riguarda la gestione della privacy. E questo è infatti uno degli aspetti più sensibili che devono essere presi in considerazione durante questa transizione di riorganizzazione del proprio archivio.

Molto spesso infatti, come avremo modo di approfondire e in seguito, si genera confusione tra la dematerializzazione e la digitalizzazione, anche se questi due processi non possono essere paragonati.

I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione documenti cartacei sono molteplici e, vista anche la situazione pandemica causata dal COVID-19 che ci troviamo ad affrontare, la possibilità di consultare pratiche in formato digitale è senza ombra di dubbio un aspetto che aumenta la sicurezza nei luoghi di lavoro.

In generale, i documenti digitali consentono anche una riduzione dell’archivio convenzionale, una riduzione dei costi (determinato dalla minore quantità di carta che è in circolo nell’azienda), e un ordine migliore nella catalogazione delle pratiche e degli atti.

Come già detto, grazie alla creazione di un indice digitale, la consultazione diventa incredibilmente più semplice.

Le motivazioni che dovrebbero spingere ad una transizione verso la digitalizzazione dei documenti cartacei non si ferma unicamente ai vantaggi concreti che supporta, ma viene anche favorita da degli obblighi legislativi che sono stati posti: a partire dal 7 giugno 2021 infatti le pubbliche amministrazioni hanno dovuto adattarsi completamente al passaggio al digitale.

Cerchiamo ora di comprendere più da vicino come avviene la trasformazione dei documenti cartacei in digitale.

Come si trasformano i documenti cartacei in digitale?

Come intuibile dal paragrafo precedente il mondo digitale si sta sempre di più, ed è per questa ragione che si è reso necessario stilare una procedura per digitalizzare i documenti cartacei in modo corretto, al fine di assicurare non soltanto il valore legale dei documenti, ma anche una buona qualità e una notevole velocità del processo stesso.

Alla base della dematerializzazione dei documenti vi è la necessità di creare in formato direttamente digitale quei testi o elementi interattivi che in precedenza venivano riprodotti su un supporto cartaceo.

I vantaggi che derivano dalla digitalizzazione dei documenti cartacei sono molteplici e possono essere riassunti in questo compendio:

- - Sì ha la certezza che i documenti possano arrivare al destinatario attraverso l’utilizzo di un sistema di notifica che avvisa quando il documento viene recapitato;

- - Si riesce ad evitare in toto la stampa, con un notevole risparmio di carta e una riduzione dell’impatto ambientale complessivo;

- - Grazie alla notevole velocità che viene assicurata dalle moderne tecnologie è possibile elaborare documenti molto più rapidamente;

- - Aumento della velocità di processamento degli stessi;

- - Totale automazione dei processi amministrativi;
  - Digitalizzazione degli archivi.

Il processo per digitalizzare i documenti in formato cartaceo è molto semplice.

Esso è costituito essenzialmente dalla scannerizzazione del documento cartaceo attraverso l’utilizzo di uno scanner o di un fotocopiatore dotato di questo apparecchio.

A questo punto il documento viene salvato all’interno del computer e, grazie a un software di archiviazione e gestione dei documenti, è possibile catalogare i documenti e semplificarne enormemente la fruizione e la consultazione.

A questo punto si procede con le operazioni di protocollo in formato digitale, al fine di assicurare la corretta catalogazione dei documenti nell’archivio elettronico.

Cerchiamo ora di comprendere più da vicino a quale sia la tipologia di documento che è possibile archiviare in formato digitale, anche perché non tutti i documenti si prestano, sia per caratteristiche fisiche, che per necessità legali, ad essere trasformati in formato digitale.

Quale tipologia di documenti si possono archiviare digitalmente?

Come per ogni operazione, anche la digitalizzazione di un documento cartaceo deve seguire una procedura atta ad assicurare non soltanto la qualità della digitalizzazione ma , soprattutto, la validità legale del documento digitalizzato.

Quando si parte da documento in un formato cartaceo ad uno digitale si parla tecnicamente di digitalizzazione documentale.

Quando si fa una dematerializzazione dei documenti si passa solitamente attraverso una conservazione sostitutiva, attraverso la quale la copia digitale acquista il vero e proprio valore legale che aveva in precedenza il documento cartaceo. Questa conservazione viene regolamentata dall’CAD, ovvero il codice dell’amministrazione digitale.

Come intuibile, dunque, questo processo è soggetto a numerose indicazioni che vengono poste con il preciso fine di assicurare la totale validità del documento in formato elettronico.

Dunque, il passaggio al digitale è diventato essenziale non soltanto a livello nazionale, ma anche a livello internazionale, al fine di assicurare una rapida, efficace e universale condivisione di informazioni.

A questo scopo dunque non tutti i documenti cartacei hanno le caratteristiche tecniche legali per essere digitalizzati.

Ecco dunque una lista di quei documenti che più di altri si prestano ad essere trasformati in formato digitale:

- registro degli acquisti

- libro inventari

- registro dei corrispettivi

- registro delle fatture emesse

- libro giornale

- fatture, ricevute fiscali, e scontrini fiscali

- stato patrimoniale

- fascicoli del personale

Da questo elenco emerge che sia possibile attuare una efficace digitalizzazione di numerosi documenti che sono vitali per la vita e l’efficienza di un’azienda.

Al fine di assicurare l’autenticità dei documenti digitalizzati e la loro reperibilità, questo processo è rigidamente regolamentato e disciplinato da numerose leggi, come il decreto del presidente della Repubblica del 28 dicembre del 2000 numero 445, il decreto legislativo del 22 gennaio 2004, il decreto del presidente del consiglio dei ministri numero 42 del 22 febbraio 2013.

Insomma, la lista dei documenti che è possibile digitalizzare, e dunque archiviare digitalmente, è incredibilmente lunga, e consente ad una azienda di migliorare e efficentare il proprio apparato amministrativo.

Che cosa significa demateralizzare?

Sebbene possano sembrare due termini interscambiabili, in realtà vi è una profonda differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione di un documento.

Dematerializzare un documento infatti significa trasformarlo, grazie all’utilizzo di supporti digitali, in un formato elettronico. A questo scopo vengono solitamente utilizzati scanner o macchine fotografiche, ma anche degli smartphone.

In generale dunque si può affermare che il processo di dematerializzazione è soggetto a numerosi limiti in quanto non è possibile modificare il file che viene generato: si pensi ad esempio alla presenza dei timbri e le firme autografe.

Con i documenti digitalizzati, invece, si intendono quei documenti che già di per sé vengono prodotti in formato digitale: ne sono un esempio le fatture emesse automaticamente in formato PDF da un software gestionale o l’inoltro di una lettera autografata.

Insomma la differenza sta nell’origine del documento stesso: un documento dematerializzato nasce in formato cartaceo per poi essere trasformato in formato digitale, un documento digitalizzato viceversa è un documento che nasce direttamente su un supporto elettronico, come ad esempio un computer, un tablet, o una smartphone.

La digitalizzazione dei documenti cartacei un fenomeno che al giorno d’oggi e non soltanto consigliato, ma è addirittura necessario secondo quanto previsto dalle normative di legge.

Questo processo è anche molto utile per aiutare l’azienda a rendere più fluida la propria gestione e assicurare nei confronti del cliente il miglior servizio possibile.