Con “dematerializzazione” dei documenti e degli atti della Pubblica Amministrazione, s’intende il progressivo passaggio dalla carta ai file digitali. Passaggio utile non solo alla salvaguardia dell’ambiente, ma volto anche a favorire lo snellimento delle pratiche burocratiche, con notevoli vantaggi sia economici, che in termini di produttività.
Nel decreto legislativo n°82 del 7 Marzo 2005, con cui si vuole favorire la transazione dei documenti dall’analogico, ovvero dal cartaceo, ai file informatici si legge: “Le pubbliche amministrazioni nell’organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell’informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità’, trasparenza, semplificazione e partecipazione… Lo Stato promuove la realizzazione e l’utilizzo di reti telematiche come strumento di interazione tra le pubbliche amministrazioni ed i privati”.
Il passaggio al digitale offre numerosi vantaggi: il tempo speso per redigere documenti manualmente, firmarli, conservarli, arichiviarli, cercarli, trasmetterli, potrà invece essere impiegato per snellire l’apparato burocratico, favorendo una maggiore efficienza dei procedimenti amministrativi. Uno Stato più a servizio del cittadino.
Questo passaggio implica una trasformazione non solo dei documenti, ma anche il passaggio dagli archivi fisici a quelli informatici.
La corretta conservazione dei documenti in formato digitale, si legge sul sito AGID (Agenzia per L’Italia Digitale) costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni siano conservati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile.
Per quanto riguarda l’aspetto legale, si è stabilito che tutti i documenti dematerializzati, o realizzati già in digitale, conservano validità giuridica come quelli redatti su supporto cartaceo.
Le copie digitalizzate di documenti dematerializzati, rilasciate da enti autorizzati, sono in regola se è presente firma in digitale, o elettronica, ad assicurarne la validità legale.
Con il Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione2020-2022, il Governo promuove e supporta la crescita digitale dell’Italia promuovendo azioni concrete:
- Incoraggiare e sostenere la creazione di una società digitalizzata, in cui i servizi della Pubblica Amministrazione cittadini e imprese vengano messi al centro del sistema
- Favorire, lo sviluppo in modo etico, inclusivo e di carattere sostenibile
- Aiutare a far diffondere le tecnologie digitali nel tessuto produttivo italiano, favorendo l’innovazione dei servizi
Definizione di Dematerializzazione e Digitalizzazione
Dematerializzazione e Digitalizzazione P.A. sono due termini simili che indicano file informatici, ma che hanno una differenza sostanziale nell’origine dei documenti.
Nel primo caso documenti cartacei vengono trasformati in file digitali, nel secondo caso i documenti sono già crearti con programmi e applicazioni informatiche, quindi non hanno bisogno di trasformazione.
Normativa di riferimento
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è un testo unico e in divenire, che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione e i suoi rapporti con i cittadini e le imprese.
- Il CAD è nato il 7 marzo 2005 tramite decreto legislativo
- Modificato e integrato con il decreto n°179 del 22 agosto 2016
- Adeguato con il decreto n° 217 del 13 dicembre 2017
Nell’articolo 2 del CAD in materia di trasformazione digitale si legge: “Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale, si organizzano e agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell’informazione e della comunicazione”.
Qui potrete leggere il codice del CAD con relativa normativa.
Quali sono gli strumenti digitali utilizzati
Come un documento o un atto della Pubblica Amministrazione redatto su supporto cartaceo ha le sue caratteristiche, anche un documento in digitale ha le sue e sono:
- Il documento digitale
- La firma in digitale
- L’essere registrato e protocollato in un archivio informatico
- L’essere trasmesso tramite PEC (posta elettronica certificata) o PEO (posta elettronica ordinaria)
L’articolo 1 del CAD definisce un documento digitale, un “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Il valore giuridico è reso effettivo dalla firma elettronica apposta su di esso.
Per la firma Il CAD ritiene validi quattro tipi di firma elettronica: la firma elettronica, la firma elettronica avanzata, la firma qualificata e la firma digitale. Queste ultime due sono particolari tipologie di firme elettroniche avanzate.
La Posta elettronica certificata è un sistema di comunicazione che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dal DPR dell’11 Febbraio 2005 n. 68.
Il domicilio digitale è un indirizzo elettronico con valore legale, obbligatorio per imprese e per lavoratori autonomi con Partita IVA, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche. Viene ad esempio utilizzato dalla Pubblica Amministrazione per gestire la comunicazione di atti e altre notifiche a cittadini e professionisti.
Infine il SPID, il Sistema Pubblico di Identità Digitale, è la soluzione che permette ai cittadini di accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione con una identità digitale (username e password) unica per le diverse amministrazioni pubbliche, evitando così di essere costretti ad attivare un account per ognuna.
